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Según nuestra experiencia, cuando se completa la fase inicial de un proyecto, aproximadamente el 80 % de las oportunidades de automatización pasan inadvertidas. Incluso si se identifican oportunidades de automatización, el 65 % de los esfuerzos se sigue dedicando a la comprensión de los procesos antes que a la implementación de la solución de automatización.
La capacidad de descubrir, comprender y agilizar de forma eficaz los procesos empresariales antes de automatizarlos puede acelerar el proyecto de automatización y aumentar muchas veces el retorno de la inversión. Además, según Gartner, “el 50 % de las secuencias de comandos de la RPA se generarán automáticamente para 2023”, lo que significa que el descubrimiento de procesos es una tecnología habilitadora fundamental para la transformación digital.
Descubrimiento de procesos inteligentes de Automation Anywhere
Automation Anywhere ofrece Process Discovery, una solución inteligente de descubrimiento de procesos que utiliza la inteligencia artificial (AI) y el aprendizaje automático para analizar y consolidar automáticamente múltiples grabaciones de flujo de trabajo de diferentes usuarios. De esta manera, Discovery Bot es capaz de identificar patrones comunes, los pasos esenciales en cada proceso (ver Figura 1).
Como resultado, Discovery Bot produce un diagrama de flujo de trabajo, cada paso del cual representa una acción específica del usuario con una captura de pantalla de la interfaz de usuario anexa. Luego, la plataforma inteligente de RPA empresarial utiliza estos datos para diseñar la estructura de los bots de la RPA automáticamente.
Tradicionalmente, los consultores internos o externos investigaban la documentación existente de los procesos y llevaban a cabo entrevistas con los expertos en procesos para determinar los flujos de trabajo reales. Esa forma manual de descubrimiento de procesos ha demostrado ser lenta, costosa y una distracción para los negocios.
En cambio, los métodos modernos de recopilación automática de datos y de asignación de procesos, como la minería de procesos y el descubrimiento de procesos, ofrecen una visión más rápida y completa de los procedimientos de trabajo reales. ¿Cuál es la diferencia entre minería y descubrimiento?
Minería de procesos
Las primeras soluciones de minería de procesos listas para el negocio se introdujeron a finales de la década del 2000. La idea de este enfoque es leer y analizar los registros del sistema de las principales soluciones empresariales —como la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de relaciones con el cliente (CRM), la gestión de contenidos empresariales (ECM) y otras— para identificar las secuencias repetidas de los estados de sistema cambiantes, que representan diversos procesos empresariales.
Esto permite realizar un seguimiento de los eventos del sistema real en su totalidad con todas las variaciones posibles, incluidas las excepciones. En general, la minería de procesos es un método eficaz para identificar, analizar y optimizar los procesos empresariales.
Sin embargo, la minería de procesos tiene ciertas limitaciones:
- Funciona solo para sistemas que producen registros. La parte significativa del trabajo, que se realiza en Excel, en una calculadora o en otras herramientas de productividad personal fuera de las aplicaciones empresariales, es invisible para las soluciones de la minería de procesos.
- Las aplicaciones heredadas y los entornos de escritorio virtuales están fuera del alcance de las soluciones de minería de procesos.
- Al exponer los cambios en los estados del sistema, la minería de procesos no registra los detalles de las interacciones del usuario con el sistema, lo que permitiría la creación automática de bots de automatización robótica de procesos (RPA) para este proceso.
Descubrimiento de procesos
Descubrimiento de procesos es un enfoque más reciente que supera estas limitaciones. Las soluciones de descubrimiento de procesos permiten el registro de las interacciones del usuario con diversos sistemas, incluidas las soluciones empresariales (ERP, CRM, gestión de procesos empresariales [BPM], ECM, etc.), las aplicaciones de productividad personal (Microsoft Excel, Outlook, etc.) y los entornos terminales y virtuales.
Mediante el trabajo en segundo plano, sin distraer al usuario, las soluciones de descubrimiento de procesos registran la actividad del usuario a través de múltiples aplicaciones y toman capturas de pantalla para ofrecer visibilidad de cómo se realiza el trabajo desde la perspectiva del usuario.
El descubrimiento de procesos también tiene algunas limitaciones:
- Registra las interacciones del usuario con el sistema, pero no tiene visión de lo que sucede dentro del sistema.
- Requiere que un agente en el client registre las acciones del usuario.
¿Por qué Discovery Bot?
Como podemos ver, la minería y el descubrimiento de procesos son dos formas fundamentales de entender los procesos para una mayor optimización y automatización. Ambos enfoques tienen sus ventajas y limitaciones, pero la principal diferencia es la siguiente:
- La minería de procesos contribuye a la optimización de los procesos. Aporta visibilidad a los procesos ya automatizados dentro de los sistemas empresariales (ERP, CRM, etc.).
- El descubrimiento de procesos lleva a la automatización de los mismos. Registra y analiza las acciones repetitivas del usuario y crea bots de RPA para realizar automáticamente esas acciones.
El descubrimiento de procesos es un ajuste natural para la plataforma de RPA líder, y presentamos Discovery Bot como un componente de Automation Anywhere Enterprise. También ofrecemos capacidades de minería de procesos a través de nuestras asociaciones con los principales proveedores de esta tecnología.
