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En los últimos, el costo de la mano de obra se volvió más importante para las operaciones de una empresa, mientras que los equipos de operaciones se vieron presionados para acelerar los tiempos del ciclo. Al mismo tiempo, los proveedores de la automatización robótica de procesos (RPA) proporcionaron un mecanismo para automatizar las tareas. La relación entre la necesidad y la tecnología específicamente dirigida a satisfacer esa necesidad despertó una ola de interés en la automatización en todo el mundo.
A nivel regional, los motivos del interés por la automatización de la mano de obra son diversos, pero se registraron algunas consecuencias:
- La primera consecuencia fue la relación entre la automatización de tareas y la comprensión de que hacer esto bien resultaría en un retorno positivo cuantificable para la empresa.
- La segunda fue el impulso para que la automatización se impecable, donde la automatización de tareas cumple un rol fundamental. Eso hizo que se aumentaran los esfuerzos para establecer los Centros de Excelencia (COE) de la automatización robótica de procesos (RPA), con la expectativa de que un dólar invertido en el COE reportaría un gran margen de ganancia.
Si bien es común incorporar informes y análisis comerciales en aplicaciones, medir el valor real del negocio de las inversiones en tecnología no es la norma. Entonces, ¿por qué es necesario medir los beneficios empresariales de la automatización robótica de procesos (RPA)?
- No hay ninguna razón para implementar la automatización si no está asociada directamente a una optimización del rendimiento comercial. La única manera de identificar las mejoras en el rendimiento es realizando una medición.
- El éxito medible en una iniciativa hace que sea más fácil aplicar ese éxito a otras iniciativas similares. La medición se utiliza para comunicarse con los patrocinadores interesados en adoptar RPA.
- La medición respalda la mejora continua de los proyectos de RPA existentes y proporciona una base para la evolución de la RPA en casos de uso más nuevos y posiblemente más innovadores.
¿Cuándo deben comenzar las mediciones de la RPA?
Antes de invertir en el descubrimiento de procesos para identificar proyectos con posibilidades de automatización, los equipos de mejora de procesos comienzan a recopilar información sobre los problemas y los tipos de mejora necesarios en sus primeras conversaciones con el propietario del proceso. Ahí es donde la recolección de métricas realmente comienza.
Sobre la base de entrevistas y charlas el análisis de costos y problemas de rendimiento, el equipo puede trabajar con el patrocinador en una evaluación preliminar para analizar si la RPA puede ayudar a mejorar el proceso.
La detección de procesos se convierte en un plan de automatización preliminar. Esto va acompañado de un modelo de métricas que describe la forma en que las mejoras optimizarán el rendimiento del proceso. Todo esto se combina para crear un caso comercial que incluye costos y beneficios para el propietario del proceso. Lo ideal sería que haya algún tipo de cálculo de ganancia para analizar los costos de las mejoras, el tiempo que lleva ofrecer un beneficio positivo y el rendimiento durante un período de 2 a 3 años.
La medición se utiliza inmediatamente después de que se comienza a realizar un seguimiento del progreso del proyecto de automatización. Y una vez que esté en producción, la inteligencia de procesos realiza un seguimiento sobre la adaptación de automatización en la producción a fin de garantizar que los problemas o cambios necesarios reciban atención inmediata.
A medida que las aplicaciones se implementan de diferentes maneras -es decir, en la nube, de manera local, de manera híbrida y entregada en formato de aplicación móvil- es importante realizar una nueva evaluación de las oportunidades de automatización para determinar cómo se puede usar la RPA para generar valor en la empresa. Las habilidades en la medición del valor empresarial son fundamentales para crear el argumento de la automatización en escenarios de implementación cada vez más complejos.
Implementación de métricas de automatización
Aparte de las métricas del estado de la RPA, que deben estar arraigadas en su sistema de RPA, el objetivo debe ser obtener mediciones de valor empresarial centradas en las métricas clave necesarias para mantener el margen de ganancia del proyecto y del programa.
Si un patrocinador de la RPA puede ver cuántas horas por persona se asignaron previamente a una tarea y el cuál es el costo por hora, entonces se puede calcular el dinero ahorrado por proceso y por departamento. Hay otros elementos en la métrica del retorno de la inversión, entre ellos, los siguientes: Los costos continuos de la gestión de cambios, los costos de infraestructura y el personal de la RPA, junto con los costos de servicios profesionales que actualizarán el retorno de la inversión de forma regular. Las métricas también deben incluir un período de amortización. Comprender el período de amortización de manera más amplia en todos los programas facilita la concreción de un presupuesto y un plan para implementar nuevas iniciativas de RPA.
Centrarse en las métricas del retorno de la inversión es la capacidad de validar y comunicar el éxito de cualquier proyecto de RPA individual y del programa de RPA en general. El éxito medible hace que sea más fácil implementar proyectos de RPA de manera más amplia, en especial porque facilita el presupuesto de inversiones iniciales y los costos junto con beneficios constantes, así como la confianza en que las nuevas inversiones lograrán un buen retorno.
La mejora continua ha evolucionado en gran medida a un esfuerzo casi en tiempo real, el cual permite realizar un seguimiento tanto del rendimiento continuo de la automatización en la producción como del estado de los activos utilizados para la automatización. Debido a que los trabajadores digitales pueden trabajar todo el tiempo, la disponibilidad continua y la comprensión del rendimiento son importantes. Es importante tener en cuenta las soluciones de métricas que automaticen completamente la generación de métricas de forma continua en plataformas de automatización que estén disponibles en formatos móviles y en navegadores.
Escrito por: Maureen Fleming, blogger invitada, vicepresidenta de Integration and Process Automation (Integracion y Automatizacion de Procesos) en IDC.
