Automation Success a escala: evitar los obstáculos comunes

Comenzar con la automatización inteligente es fundamental para las empresas hoy en día, especialmente a medida que aumentan las brechas de productividad, todo el mundo exige interacciones más rápidas y aumenta la importancia de mejorar las experiencias de los clientes y los trabajadores. Sin embargo, una vez que comience, su siguiente paso será escalar las automatizaciones en toda la empresa de forma eficaz.

Iniciarse en la automatización es cada día más fácil. La base de la automatización robótica de procesos (RPA) ha impulsado el valor real del negocio durante décadas. Ahora, la adición de inteligencia artificial (IA) e IA generativa, además de tecnologías cognitivas como la visión por computadora, el procesamiento del lenguaje natural (NLP) y la lógica difusa, crea automatizaciones inteligentes para facilitar y acelerar aún más la automatización de una amplia gama de procesos empresariales. Esto pone su programa de automatización en marcha a medida que más procesos son aptos para la automatización, y más partes interesadas y ejecutivos reconocen el gran potencial.

Ya ha implementado automatizaciones a escala de departamentos y ha demostrado con éxito un atractivo retorno de la automatización. Ahora, está pasando a la siguiente fase de ampliación de las automatizaciones, donde es el momento de centrarse en difundir ese mensaje y reclutar campeones internos para descubrir la próxima tanda de oportunidades de automatización.

Cuatro áreas clave en las que debe concentrar sus esfuerzos a medida que escala son:

Crear las historias. Prepararse con ejemplos reales, impactos cuantitativos y beneficios cualitativos.
Compartir esas historias de éxito. Promocionar la automatización con un programa de comunicaciones.
Emocionar a la comunidad. Utilizar historias de éxito para reunir más ideas de automatización y promover más recursos.
Facilitar la participación. Crear un proceso para solicitar ideas y asumir el citizen development.

Sin embargo, en esta fase de ampliación de un programa de automatización es donde muchos equipos enfrentan sus primeros obstáculos reales. He aquí tres obstáculos comunes para la escalabilidad y cómo puede evitarlos.

Obstáculo n.º 1: Recopilar ideas de automatización

Las ideas son el motor de un programa de automatización. Sus esfuerzos iniciales deben ser ejemplos de lo que es posible, y a medida que escale y comunique esas historias de éxito, comenzarán a surgir más ideas. Es fundamental que esas ideas fluyan hacia su equipo de automatización o su centro de excelencia (CoE) para que se puedan evaluar y poner en cola para su automatización.

Sin embargo, si las personas no pueden transmitir esas ideas de forma rápida y sencilla, es como si se obstruyera el conducto de combustible de un motor, y su programa empezará a fallar. Es una forma segura de perder el impulso cuando ya está en marcha.

¿Cuál es la solución? Lograr que proponer una idea de automatización sea lo más fácil posible.

Debido a que las grandes ideas pueden provenir de cualquier persona en cualquier departamento o rol, este proceso de presentación de ideas de automatización debe ser accesible para todos. Utilice un formulario web u otro método que sea realmente fácil de encontrar y usar.

También simplifique la entrada de datos. Las personas no quieren llenar formularios largos o responder docenas de preguntas detalladas. Un proceso engorroso entorpecerá muchas propuestas. Solo enfóquese en lo básico, con unas cinco preguntas y no más de diez. Esto debería ser suficiente para que su equipo evalúe el potencial de la idea sin necesidad de contactar al remitente para obtener más información.

Obstáculo n.º 2: Convertir ideas en automatizaciones

Cada equipo de automatización tiene recursos limitados, especialmente los desarrolladores. Los desarrolladores talentosos también desempeñan un rol muy solicitado y cotizado actualmente. Esta combinación puede hacer que el desarrollo de la automatización se convierta rápidamente en un cuello de botella para el éxito de su programa.

¿Cuál es la solución? Empoderar a más personas para crear grandes automatizaciones.

Sí, estamos hablando de citizen development o lo que algunos llaman democratización de la automatización. Sin embargo, no significa que tenga que convertir a Quinn de Contabilidad en un ingeniero de software apasionado. Al igual que la IA y la IA generativa están impulsando las capacidades de las automatizaciones, esas y otras tecnologías también están ayudando a los trabajadores no técnicos a crear automatizaciones potentes con clics, sin usar código, y en las aplicaciones que ya utilizan.

Un buen marco es el enfoque de las tres C para el citizen development, que incluye a los consumidores (aquellos a quienes las automatizaciones habilitan), los colaboradores (aquellos que identifican y vigilan las automatizaciones) y los creadores (aquellos que desarrollan automatizaciones). No solo emociona e implica a más personas, sino que también reconoce que se necesita una comunidad para ampliar su programa de automatización. Sus desarrolladores apasionados pueden centrarse en automatizaciones complejas sin sobrecargarse de trabajo, y sus trabajadores “regulares” y usuarios avanzados pueden sentirse más integrados y valiosos en el programa de automatización general.

No olvide la importancia de las cuatro partes clave del escalamiento enumeradas anteriormente. Necesitará grandes historias y comunicación, y un proceso fluido para lograr que los citizen developers se unan al programa. Asegúrese de convertir a esos citizen developers en personajes de la historia que muestren cuánto éxito están teniendo.

Obstáculo n.º 3: Mantener la seguridad y la gobernanza de la automatización

La seguridad y la gobernanza eran relativamente fáciles cuando solo su pequeño equipo de automatización tomaba la iniciativa y supervisaba todo. A medida que los equipos y los citizen developers adquieren el conocimiento y las capacidades para automatizar cuándo y cómo prefieren, su CoE se convierte en la guía de automatización estratégica. Sin embargo, ¿quién se encarga de la seguridad y la gobernanza?

¿Cuál es la solución? Escalar la automatización en una plataforma de automatización inteligente segura.

En primer lugar, debe considerar la seguridad de la propia plataforma de automatización. Sus datos, procesos críticos y la reputación de la marca están en juego. La seguridad debe integrarse en la arquitectura de la plataforma, debe respaldar los principios básicos de seguridad, la protección de extremo a extremo para aplicaciones esenciales y los controles sólidos para garantizar la privacidad de los datos y administrar el acceso de los usuarios. También debe tener certificados de cumplimiento del Control de Organización de Servicios (SOC), la Organización Internacional de Normalización (ISO) y la Alianza para la Confianza en la Información de la Salud (HITRUST), y cumplir con las regulaciones como el Reglamento general de protección de datos (GDPR) y otros principios de privacidad de datos.

A continuación, es esencial emplear seguridad, gobernanza y otros controles en los esfuerzos de citizen developer. La automatización inteligente utiliza la IA y la IA generativa para facilitar el desarrollo de la automatización y agregar orientación y barreras para que los citizen developers puedan centrarse en automatizar procesos sin añadir riesgos.

Amplíe las automatizaciones sin preocupaciones

Está emocionado de llevar a toda la empresa su programa de automatización. Al comprender estos obstáculos comunes con anticipación, es menos probable que tenga problemas a medida que sus esfuerzos de escalamiento superen la fase inicial.

Por supuesto, es posible que también tenga más preguntas. Visite Automation Anywhere Pathfinder Mission Control para obtener más recursos para ampliar su programa de automatización. ¡Es la mejor manera de asegurarse de que está escalando de manera efectiva y superando cada obstáculo!