تشغيل الشراء إلى الدفع آليًا

إن سلسلة القيمة الخاصة بالخدمات المالية والمحاسبية مليئة بالعمليات القياسية والمرتبطة بالمعاملات، ما يجعل هذه الخدمات مناسبة للتشغيل الآلي إلى حد كبير. ومن المؤكد أن لكل منهج الفرص الخاصة به، ولكن يُعد تشغيل الشراء إلى الدفع آليًا من بين أكثر الأهداف صعوبة وأهمية بالنسبة إلى تقنية RPA.

قد يتضمن تشغيل الشراء إلى الدفع آليًا العديد من العمليات اليدوية والمتكررة بنسبة كبيرة. على سبيل المثال، تتضمن العملية معاملات معقدة مع موردين متعددين ومعالجة فواتير واعتمادها وتدفق النقد وإرضاء الموردين. لذلك، فلا عجب من سعي الشركات إلى تحسين حلول الشراء إلى الدفع من خلال تشغيلها آليًا.

حيث يتم دمج حلول تشغيل الشراء إلى الدفع آليًا مع نظام تخطيط موارد المؤسسات للمساعدة على تبسيط عمليات الأعمال. وعن طريق تحويل المهام المستهلكة للوقت إلى سير عمل مشغَّل آليًا، يمكن للمؤسسات تحقيق وفورات تكلفة وفعالية أكبر وتحقيق المزيد لإرضاء الموظفين، وبذلك تحقق ثلاث فوائد.

ما فوائد تشغيل الشراء إلى الدفع آليًا؟

تدمج حلول الشراء العديد من العمليات في عملية إدارة شراء أكثر شمولاً لتحقيق فعالية أكبر بشكل عام. وتمثل مبادرات التشغيل الآلي باستخدام تقنية RPA الخطوة التالية في البحث عن العمليات المثالية. تمثل حسابات المدفوعات وطلبات الشراء وإلحاق الموردين والمطابقة الثلاثية للفواتير جميعها أمثلة على المجالات التي يمكن للتشغيل الآلي مساعدة فرق المشتريات على التميز فيها.

التحكم الفعال في الإنفاق

تساعد تقنية RPA على تقليل النفقات المستقلة من خلال تقديم صورة واضحة للانخفاضات والارتفاعات المستمرة في سلسلة التوريد. من خلال الرصد المستمر للفواتير والتوريدات والموردين وغيرها، تسمح تقنية RPA والذكاء الاصطناعي لفرق المشتريات بتحديد النفقات المستقلة وأسباب وجودها ومراجعة عملية الشراء وسد الثغرات.

دمج العمليات التجارية

تعمل حلول الشراء إلى الدفع المشغلة آليًا على تبسيط عملية التوحيد والتعاون، من إدخال البيانات إلى الإخطارات، وإدارة العقود وطلبات الشراء. تعمل تقنية RPA على تيسير التعامل مع المستندات الضرورية؛ فعادةً ما يقوم العمال الرقميون بسد الثغرات بين الأنظمة القديمة ومعلومات التوجيه ومسارها في الوقت الحقيقي.

سرعة إدارة الموردين

تتضمن إدارة الموردين في حد ذاتها العديد من المهام التي يجب إنجازها لتأسيس سلسلة توريد قوية. تعمل تقنية RPA على تبسيط إدارة الموردين من خلال التعامل الدقيق مع الفواتير وسرعة اعتماد الموردين. حيث يسمح الدمج مع الأنظمة القديمة للروبوتات مثل Document Automation بإرسال معلومات إلى أصحاب المصلحة لمزيد من الاعتماد السريع.

توقع احتياجات التوريد بدقة

تجمع حلول تقنية RPA مع الإمكانات الإدراكية بين تقنية التعرف البصري على الأحرف (OCR) ورؤية الكمبيوتر والتعلم الآلي والذكاء الاصطناعي لاستخراج دقة البيانات التي تم التقطاها وتحسينها. ونتيجة لذلك، يمكن لفرق المشتريات تحديد ما يجب شراؤه بدقة وإتاحة الاستفادة من خصومات الطلب والدفع المبكرة.

زيادة الضوابط التنظيمية

تحتوي الروبوتات البرمجية على تسجيل مدمج بطبيعة الحال؛ لأنك ترغب في الاطلاع على كيفية سير العمليات في أي لحظة معينة. وتُعد زيادة الرقابة التنظيمية فائدة كبيرة من تسجيل المهام. حيث تستطيع تقنية RPA مساعدتك على فهم عملياتك وسير الأعمال بصورة أفضل وتقديم معلومات بشأن كيفية صنع المنتجات وبيعها داخل المؤسسة.

القضاء على الأنشطة منخفضة القيمة

يتطلب سير عمل عملية الشراء إلى الدفع سرعة التنفيذ؛ ومن ثم فإن الأعمال التي ليس لديها التشغيل الآلي أو القليل منه تجد صعوبة في ذلك. تعمل تقنية RPA مع التشغيل الآلي الإدراكي على تسريع عملية الشراء من خلال تقليل المهام اليدوية والمتكررة أو التخلص منها. ويؤثر ذلك بصورة إيجابية في الوقت الذي تستغرقه فرق المشتريات والفرق المالية وفي أرباح الشركة.

مَن المستفيد من تشغيل الشراء إلى الدفع آليًا؟

تستفيد المؤسسة بالكامل من تشغيل الشراء إلى الدفع آليًا. ولكن لا يجب أن يتوقف التشغيل الآلي عند هذا الحد فقط. فحلول تقنية RPA على السحابة مثل Automation 360 وAutomation Co-Pilot قابلة للتطوير بلا حدود؛ لذا يمكنك الاعتماد على حل تشغيل الشراء إلى الدفع آليًا ليكون حل التشغيل الآلي لأعمالك.

كاتبو سجلات الفواتير

قد تتعثر عملية اعتماد الفواتير بسبب التوجيه والتسجيل وجمع المعلومات يدويًا. ويؤدي ذلك إلى تزايد تراكم الفواتير وأخطاء أكبر وتأخير المدفوعات. تعمل كل من تقنية RPA وAutomation Co-Pilot والروبوتات البرمجية مع موظفي الفواتير لمعالجة أعباء العمل بكفاءة.

حسابات المدفوعات

يرتبط متوسط تكلفة معالجة الفواتير بصورة مباشرة بمستوى التشغيل الآلي وفقًا لبيانات مؤسسة Institute of Finance and Management (IOFM). بالإضافة إلى ذلك، أجرى تقرير مستوى الأداء لعام 2017 مقارنة لوظائف حسابات المدفوعات على مدار مجموعة من الشركات المختلفة واكتشف إمكانية مساعدة تقنية RPA والذكاء الاصطناعي على تقليل التكاليف بنسبة 80%.

فرق إدارة البائعين

إن فرق إدارة الموردين مسؤولون عن جلب الموردين إلى SAP أو المنصات القديمة الأخرى. تساعد تقنية RPA الذكية وتشغيل الشراء إلى الدفع آليًا على توحيد بيانات الموردين لضمان سرعة إدارة الموردين وإرضائهم وللمزيد من تعويض الفواتير غير المستلزمة والمزيد من وفورات التكاليف.

فرق المشتريات

إن إنشاء طلبات الشراء يدويًا يعني إضاعة وقت فرق المشتريات في البحث عن مرفقات البريد الإلكتروني وتنزيلها. ويمكن لأعضاء الفريق، عوضًا عن ذلك، فتح Automation Co-Pilot واختيار النموذج المناسب والاعتماد على الروبوت في إكمال باقي العمل لضمان سرعة معالجة الشراء.

تفكر هذه الشركة بطموح كبير وتبدأ صغيرة وتتعلم بسرعة وتتطور سريعًا لتنجح باستخدام تقنية RPA

"تحتاج إلى التفكير في التحول، لا على أنه محلي لوظيفة عمل معينة، ولكن بوصفه تحولاً متكاملاً. وهذه الأشياء كثيرة الفوضى، ولكن في النهاية يتم اشتقاق أكبر قيمة عند إعادة النظر في العمل بشكل عام".

- المدير المساعد للشؤون المالية

300%

مكاسب الكفاءة

100%

نسبة الحد من الأخطاء

من الموظفين بدوام كامل عادوا للتركيز على مهام القيمة المضافة

قراءة دراسة الحالة

كيف يمكن أن تستفيد عمالك من مساعدة تشغيل الشراء إلى الدفع آليًا؟

تكشف مقارنة الوضع الحالي للمؤسسة بالوضع المستقبلي المحتمل لتشغيل الشراء إلى الدفع آليًا عن بعض الطرق المذهلة المحتملة التي يمكن للتشغيل الآلي مساعدة أعمالك من خلالها. تمتد إمكانات تقنية RPA إلى ما وراء معالجة الفواتير أو إلحاق الموردين أو إدارة العقود.

مزامنة الأنشطة

حافظ على دقة معلومات المخزون ومعالجة الموردين لضمان تحكم أفضل في التوريد.
يمكنك تقليل الفواتير الورقية وتبسيط دورة عمل "الفواتير إلى الدفع".
يمكن توجيه الفواتير لأصحاب المصلحة المهمين خلال اعتمادات سير العمل.
يمكنك إدارة استفسارات الموردين بسهولة من خلال دعم مكتب المساعدة في الوقت الحقيقي.
يمكنك تيسير التعاون بين الأقسام لإدارة الاستثناءات على نحو أفضل.
يمكن توحيد المعلومات من قنوات مختلفة (البريد الإلكتروني والفاكس والتبادل الإلكتروني للبيانات) في مصدر بيانات واحد.

تقليل الأخطاء

يمكنك تحديد المواطن التي تشيع فيها النفقات المستقلة والمهام غير المتكررة الأساسية.
يمكنك تقليل عدد تجارب أخطاء إدخال البيانات غير الدقيق في معالجة الفواتير أو التخلص منه.
تتبَّع دورة عمل أوامر الشراء من البداية إلى النهاية؛ لا مزيد من الفواتير المفقودة أو الدفع المتأخر.
يمكنك العمل مع الموردين للانتقال إلى الفوترة الإلكترونية للحصول على سجلات تدقيق واضحة.
يمكن التحقق من صحة بيانات أوامر الشراء ذات الصلة وعمليات استلام البضائع/الخدمات لضمان الدقة.
إدارة الموردين والعمليات والدفع والميزانية والاعتماد لضمان تنفيذ العمليات في أي مكان في العالم.

تحسين العمليات

قم بتشغيل المطابقة الثلاثية آليًا لتسريع الأوقات المستغرقة لاعتماد الفواتير.
استخدم Process Discovery لتحديد مواقع العمليات المخفية التي يمكن تحسينها عبر التشغيل الآلي.
الإحالة المرجعية لشروط الدفع لدى الموردين من أجل تحسين الشروط والخصومات.
يمكنك تحقيق نسبة أعلى من إرضاء الموظفين نظرًا إلى أنشطة العمل عالية القيمة.
تتبَّع النفقات المستقلة وإدارتها عبر الأقسام المتعددة والمستخدمين والمواقع.
يساعد الخط الآمن على تبسيط أنشطة الدفع إلى الشراء عبر منصات البرامج بوصفها خدمات والمنصات القديمة من واجهة مركزية.

التحكم في عمليات الشراء

يمكنك توحيد النفقات برؤية أوضح لمجمل عمليات الأعمال واحتياجاتها.
تحكَّم في نشاط الموردين وقلل عددهم بثقة للحصول على هيكل توريد أكثر مرونة.
يمكنك تطوير تنفيذ التشغيل الآلي وفقًا للضرورة الإدارية.
يمكنك توفير الوقت وتوفير الموارد من خلال تبسيط صيانة الكتالوج.
حقق أقصى قيمة من مفاوضات التوريد واحصل على الوفورات.
تحكَّم بصورة أفضل في الشراء وخدمات الأعمال المعقدة الأخرى.

ما الذي يجب البحث عنه في حل تشغيل الشراء إلى الدفع آليًا؟

ليست كل حلول تشغيل الشراء إلى الدفع آليًا متساوية. ونظرًا إلى حاجة الشركة إلى عمليات "الشراء إلى الدفع" من أجل ازدهارها، فمن المنطقي أن ترغب في الحصول على أفضل حل ممكن للتشغيل الآلي. ولكن ما الذي يترتب على ذلك؟

تعتمد الخيارات التي تحتاج إليها على مجالك. فعلى سبيل المثال، توجيهات الأمان المتقدمة ضرورية من أجل المؤسسات الصحية ولكنها ليست ضرورية من أجل الشركات المصنِّعة للأثاث.

وبمناسبة ذلك، فإن حل التشغيل الآلي القوي هو الحل الذي يعمل على السحابة. حيث يمكنه الدمج مع الأنظمة الحديثة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات القديمة وأنظمة السحابة أو الأنظمة الهجينة أو الأنظمة داخل الموقع. وعلاوة على ذلك، فإنه قابل للتطوير بلا حدود، ما يتيح التشغيل الآلي لأنشطة الشراء الأساسية مثل الروبوتات البرمجية أو دمجها تمامًا في الأعمال بالكامل مثل العمال الرقميين.

ولكن سهولة الدمج مسألة أخرى. ويجب أن يسمح الحل الصحيح بالتنفيذ من دون إعاقة عمليات الأعمال الضرورية. هل يسمح بمرونة تقنية RPA الخاضعة للإشراف وغير الخاضعة للإشراف المطلقة؟

كيفية البدء باستخدام موارد تشغيل الشراء إلى الدفع آليًا

يمكنك الاشتراك في Automation Anywhere University وتعلُّم مدى سهولة إنشاء روبوت خاص بك. لقد اكتشفنا أن AAU عادةً ما تقدم تجربة قوية لفهم كيفية عمل تقنية RPA في شركتك.

يمكنك أيضًا اختيار التواصل مع Automation Anywhere والتحدث إلى أحد متخصصي التشغيل الآلي. يمكنك طلب عرض توضيحي لمشاهدة إمكانات تقنية RPA.

طلب عرض توضيحي