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Em um momento em que as empresas estão procurando maneiras de acabar com ineficiências em suas operações para aumentar as margens de lucro, o processamento de ordens de venda destaca-se como um forte candidato à automação.
Automatizar o processo de ordem de venda reduz custos, acelera os tempos de ciclos, aprimora a experiência do cliente e libera a equipe para tarefas de valor agregado. Isso foi baseado em uma pesquisa da APQC realizada com 167 profissionais que lidam com ordens de venda de empresas com altos volumes de ordens ou estratégias de estoque just-in-time. Na verdade, a automação representa uma economiza entre US$ 5 e US$ 15 por ordem de venda e reduz os tempos de ciclo da ordem de venda em mais de 46%, segundo a pesquisa da APQC.
Em alguns setores, a automação da ordem de venda é um fator importante para acompanhar a concorrência em termos da satisfação do cliente. No entanto, muitas empresas ainda processam manualmente ordens de venda que chegam em papel ou via e-mail ou fax. O processamento manual tem um profundo impacto sobre a eficiência e eficácia do processamento de ordens na maioria das empresas, sem falar nos erros e atrasos de entrega que inevitavelmente são consequência da introdução manual de dados.
Com a constante pressão para reduzir custos e a transferência de grande parte da equipe para cargos voltados para o cliente, realizada por 34% das empresas entrevistadas pela APQC, chegou a hora de automatizar o processamento de ordens.
Repense sua abordagem da automação
As empresas citam várias razões para a demora na automatização do seu processo de ordem de venda, incluindo a falta de orçamento de capital, recursos departamentais restritos, medo da mudança, prioridades dos concorrentes, falta de recursos da TI e falta de um campeão de gerenciamento sênior. Mas uma das maiores barreiras para a automação da ordem de venda é a abordagem antiquada que a maioria das empresas adota na automatização dos seus processos.
A maioria das empresas têm adotado uma abordagem de cima para baixo da automatização, em que a TI é responsável por instalar e permitir que sistemas independentes automatizem uma função como o processamento de ordens. Mas o ritmo de inovação está extremamente rápido, resultando em uma enorme lista de pendências com a TI. Além disso, as empresas estão implementando regularmente novos sistemas, sem aposentar os antigos. Como resultado, as pessoas executam manualmente 80% dos processos de negócios, incluindo os que exigem transferência manual de dados entre sistemas herdados e os que a TI não teve tempo de automatizar. Apenas considere a quantidade de tempo que a equipe desperdiça reintroduzindo informações, cortando e colando dados de ordens em vários sistemas.
Para piorar, os sistemas tradicionais de entrada de ordens só lidam com dados estruturados — o tipo de dados de planilhas, bancos de dados ou formulários padronizados, em papel ou eletrônicos. Mas as empresas estão atoladas em dados não estruturados, como mensagens de texto, e-mails, mensagens manuscritas e documentos semiestruturados que contêm um conjunto conhecido de dados, mas com layouts diferentes que dificultam a sua extração. Muitos ignoram esses dados devido à complexidade no processamento ou análise. Na verdade, esses dados são chamados de "dados negros/obscuros" porque as empresas simplesmente não sabem o seu conteúdo.
A automação robótica de processos (RPA) com automação cognitiva oferece uma abordagem melhor de automação. A RPA automatiza tarefas simples e repetitivas que podem facilmente ser replicadas instruindo um bot para copiar pressionamentos de teclas ou para seguir um conjunto definido de regras. Os bots interagem com sistemas e aplicativos de TI, assim como as pessoas. Esta tecnologia é, em grande parte, plug-and-play e não requer alterações em sistemas de TI, aplicativos herdados ou máquinas existentes. Isso torna a RPA ideal para processamento de ordens de vendas, em que a integração perfeita com sistemas de registro, como um aplicativo ERP, sistema de inventário ou plataforma de CRM, é fundamental para eliminar ineficiências de processo e lacunas de informações.
A RPA automatiza processos de ordem de venda, como:
- Recuperação de ordens de venda
- Extração de dados de ordem de venda
- Validação de informações de ordem de venda
- Roteamento eletrônico de ordens de venda para abordagem e manipulação de exceções
- Carregamento de informações de ordem de venda para sistemas downstream
O aproveitamento da inteligência artificial (IA) para a automação cognitiva aprimora a RPA com a capacidade de processar e analisar documentos não estruturados e semiestruturados, como ordens de venda. As soluções de RPA com capacidades de IA têm conhecimento integrado de domínio para encontrar os dados exclusivos e específicos do processo que são necessários para processos especializados. Uma combinação de visão computacional, tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e lógica difusa extrai e enriquece automaticamente os dados enquanto o Machine Learning (ML) ajuda a melhorar a precisão dos dados capturados. A automação cognitiva ajuda a garantir que um sistema inteligente extraia todos os dados não estruturados.
É importante ressaltar que a automação capacitada por IA oferece resultados mais rápidos do que os sistemas antiquados. A tecnologia é pré-treinada para automatizar processos de negócios. Isso elimina a necessidade de que os cientistas de TI e/ou de dados projetem modelos elaborados. Os usuários empresariais podem projetar seus próprios modelos de processamento e começar a operação em apenas algumas semanas — sem habilidades de codificação. A usabilidade em nível de consumidor e a escalabilidade empresarial ajudam a garantir a adoção forte do usuário e o retorno rápido sobre o investimento ao atender aos requisitos de negócios atuais e futuros.
Uma chave para o sucesso dos negócios
O caso de negócios para automatizar o processo de ordem de venda é comprovado e convincente. Quase 90% das organizações pesquisadas pela APQC afirmam que o aumento da automação e integração de processos foi muito ou extremamente eficaz na condução do sucesso da entidade empresarial. Graças à RPA com automação cognitiva, nunca foi tão fácil para as empresas automatizar seu processo de ordem de venda.
A RPA com automação cognitiva supera as barreiras impostas pelas abordagens tradicionais à automação, permitindo que as empresas eliminem finalmente os processos de entrada de pedidos baseados em papel e reduzam os custos, acelerem os tempos de ciclo, utilizem melhor a equipe e ofereçam um experiência superior aos clientes.
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