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Em postagens anteriores, descrevemos COMO os processos "Procure to Pay" poderiam ser automatizados de ponta a ponta adicionando RPA e automação cognitiva para preencher as lacunas entre as soluções de pagamento, e-mail e ERP. Também falamos sobre a maneira mais fácil de implementar esses projetos aproveitando bots pré-criados da Bot Store.
Agora gostaria de me concentrar em POR QUE a automação de C/P (contas a pagar) é importante e na diferença entre a automação parcial e total dos processos "Procure to Pay". Quando nos concentramos nas principais preocupações dos chefes de departamento de C/P, podemos ver como a automação lida com elas.
1. Eficiência dos processos "Procure to Pay". Os departamentos de AP raramente têm recursos suficientes e são pressionados a fazer mais com menos. Isso é especialmente desafiador, pois o fluxo de faturas recebidas diminui a eficiência do processamento, medida pelo número de faturas por FTE (equivalente de tempo integral), que equivale a um escriturário de contas a pagar trabalhando 8 horas por dia. O gráfico abaixo mostra o número médio de faturas processadas por um único profissional por ano, dependendo do nível de automação de P2P.
Em organizações que adotaram a automação de contas a pagar, em que pelo menos 70% das faturas são recebidas eletronicamente e, em seguida, processadas por meio de um fluxo de trabalho automatizado, um único escriturário de contas a pagar pode processar mais de 22.500 faturas por ano. Em uma organização semelhante que ainda processa as faturas manualmente, o desempenho de um único escriturário de contas a pagar pode ser reduzido em 10 vezes.
2. Custo do processamento de faturas. Os dados do Institute of Finance and Management mostram o custo médio do processamento de faturas, dependendo do nível de automação. Esse número não inclui algumas despesas, como despesas gerais e iniciais de automação, mas compara as funções de C/P em diferentes organizações. Departamentos de contas a pagar altamente automatizados podem reduzir seus custos em até 80%.
Fonte: Relatório sobre Padrões de Contas a Pagar do Institute of Finance and Management, 2017
3. Relacionamentos com fornecedores. Um processamento de faturas mais eficiente resulta em mais pagamentos no prazo. Aproximadamente 29% dos entrevistados pelo IOFM com automação significativa relataram o pagamento de suas faturas sem OCs no prazo em pelo menos 96% do tempo, em comparação com apenas 13% daqueles com automação moderada. Isso significa que seus fornecedores ficam mais felizes, enquanto seus funcionários ficam menos estressados e mais satisfeitos com seus trabalhos. Pagamentos antecipados podem até resultar em descontos adicionais e mais redução de custos.
No geral, a automação melhora o desempenho do processo de C/P e reduz os custos, eliminando a entrada de dados de faturas, o processamento manual de faturas e o encaminhamento necessário em um ambiente manual ou semiautomatizado. A tecnologia automaticamente extrai e valida os dados das faturas, corresponde as faturas às OCs, juntamente com os comprovantes de entrega, e lança as faturas aprovadas diretamente em uma plataforma de ERP. Quaisquer faturas que exijam revisão, aprovação ou resolução de exceções são encaminhadas eletronicamente para indivíduos específicos com base em regras pré-configuradas.
Além disso, os painéis automaticamente alertam os gerentes sobre gargalos e os usuários sobre faturas que se aproximam da data de vencimento. A tecnologia acompanha as principais métricas de produtividade, de modo que o departamento de contas a pagar não precisa mais pagar taxas em vários sistemas bancários para pagar os fornecedores.
Para saber mais sobre POR QUE a automação de "Procure to Pay" de ponta a ponta é tão importante e COMO a combinação da tecnologia de RPA e do Document Automation cognitivo permite atingir o nível máximo de automação, assista a este webinar sob demanda.
