O que é a Automação do Excel? | Automation Anywhere

Desde 1982, o Microsoft Excel oferece suporte às empresas com sua incrível capacidade de calcular dados em qualquer número de planilhas (pastas de trabalho AKA) e abas (planilhas AKA) do Excel. Usando a barra de ferramentas, você pode traçar gráficos e criar tabelas dinâmicas, assim como procurar e compilar dados de qualquer número de fontes. Mais importante ainda, com a linguagem de programação VBA, o Editor Visual Basic e o gravador de macro você pode executar tarefas repetitivas simples ou complexas com o clique de um botão.

Tradicionalmente, as planilhas têm sido a maneira dominante de gerenciar muitos processos empresariais: tudo, desde finanças até cronogramas de funcionários. Mesmo nestes tempos contemporâneos de IA, big data e computação em nuvem, muitas organizações ainda confiam nos aplicativos do Microsoft Office, usam Excel e têm muitos dados em planilhas.

No entanto, junto com as possibilidades aparentemente infinitas, vem uma curva de aprendizado íngreme para VBA. Os usuários podem passar horas analisando exemplos de automação e modelos sofisticados do Excel, que foram pré-programados para lidar com conjuntos de dados específicos. Muitos tutoriais e webinars são projetados para ensinar um único objetivo ou responder perguntas como, "Onde está a guia do desenvolvedor?" e "Como altero o nome da minha macro"?

São muitas horas de trabalho desperdiçadas e muito fluxo de trabalho interrompido, que podem ser salvos com a automação do Excel. Ele permite aos usuários automatizar processos repetíveis; eles podem criar e gravar macros, usá-las e criar relatórios, tudo sem ter que aprender o código VBA. Ele pode até mesmo modernizar esta estrutura para preencher as ferramentas de Business Intelligence e ciência de dados para que as organizações possam otimizar seus dados do Excel.

O que a automação do Excel pode me oferecer?

Há muitas coisas que a automação do Excel pode fazer para os usuários melhorarem o trabalho com uma pasta de trabalho do Excel. Ela simplifica tarefas complexas e permite que as empresas repitam com rapidez e precisão processos que economizam tempo, dinheiro e esforço. É também a chave para atualizar processos de negócios (e sistemas) legados, de uma maneira que funcione perfeitamente com os contemporâneos para análises detalhadas, ciência de dados e Business Intelligence.

Sobre isso, ela traz dados estruturados tradicionais para um admirável mundo novo. Agora ela pode unir dados semiestruturados e não estruturados, com todas as novas ferramentas de automação que tornam estas informações lucrativas para a empresa. Os benefícios específicos incluem:

Uma experiência de fácil utilização

A funcionalidade da automação do Excel faz o trabalho sujo; ela pode atualizar valores, formatar células e executar macros. Os usuários não ficam presos a esses detalhes e podem se concentrar no significado das informações nas planilhas para uma experiência do usuário eficiente e agradável.

Tomada de decisão informada

A automação de tarefas do Excel permite aos usuários transferir as informações desejadas de planilhas para painéis coloridos, tabelas e gráficos. Estes, demonstram visualmente o significado dos dados para informar a tomada de decisão. Um processo similar é útil para extrair as informações do Excel em ferramentas de análise.

Integração empresarial

A automação dos processos do Excel é a chave para integrar as planilhas e seus dados em qualquer sistema empresarial. A automação é responsável por tornar as planilhas apenas mais uma fonte a ser integrada às mais modernas das empresas.

Compartilhamento de dados

Os usuários podem compartilhar com segurança dados em arquivos XLS, XLSX, XLSM (arquivos do Excel que suportam especificamente macros VBA) e CSV. A automação do Excel pode criptografar os dados, compactá-los e transferi-los para outras pessoas, independentemente de sua localização física. Cada um desses passos é facilmente automatizado para colaborações seguras.

Melhor gerenciamento de risco

Os usuários frequentemente cometem pequenos erros ao transferir dados entre planilhas e outros recursos. Esses pequenos erros podem se transformar em erros maiores que impactam negativamente a empresa. A automação torna as transferências de dados livres de riscos.

Implementação de baixo impacto

A RPA é desenvolvida de tal forma que pode ser implementada com o mínimo de interrupção nos processos da empresa. As equipes podem continuar trabalhando com tecnologia familiar enquanto a plataforma RPA está sendo integrada ou atualizada.

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Quem está usando a automação do Excel?

A automação do Excel é amplamente implantada em diversos setores e casos de uso. Do ponto de vista intersetorial, é frequentemente aproveitada nos departamentos de contabilidade para acompanhar as informações financeiras. Os departamentos de recursos humanos ainda mantêm os dados em planilhas e adotam naturalmente a automação do Excel. Há até mesmo empresas que gerenciam redes de cadeia de suprimentos com automação.

Os setores específicos que empregam algum nível de automação do Excel incluem a administração pública, que armazena uma série de informações em planilhas. A fabricação é outra vertical na qual é particularmente útil para gerenciar coisas como compras e relacionamentos com parceiros. Os exemplos detalhados de automação do Excel incluem:

Saúde Saúde

Os provedores de assistência médica têm enormes quantidades de dados de pacientes que geralmente são encontrados em planilhas. Muitas vezes, estas informações são cruzadas com dados sobre fornecedores e medicamentos. A automação do Excel pode agilizar os processos de gerenciamento dessas informações para compromissos, acompanhamento e tratamento.

Setor público

As organizações governamentais têm muitos dados em arquivos do Excel sobre indivíduos, organizações, organizações municipais e estaduais, e seus funcionários. A automação permite que essas entidades acelerem a extração e migração de dados, assim como a importação e adição de dados para novos proprietários, por exemplo.

Fabricação

É comum para a fabricação gerenciar dados sobre redes de cadeia de suprimentos e aquisições em planilhas. Com a automação do Excel eles podem preencher automaticamente dados sobre parceiros e suprimentos, incluindo desenvolvimentos de baixa latência, bem como recuperar dados para análise.

Serviços financeiros

Os bancos e as empresas de serviços financeiros gerenciam vários tipos de dados em planilhas, desde informações de clientes até dados sobre hipotecas, linhas de crédito e outros serviços. A automação permite que estas organizações carreguem rapidamente estas informações em sistemas downstream para que os analistas possam decidir se concedem ou não um empréstimo aos clientes, por exemplo.

Vendas e Marketing

Especialmente na jornada moderna do cliente de hoje, com vários pontos de contato e tempos de conversão mais longos, os serviços de marketing e vendas têm frequentemente lutado com o gerenciamento de dados de clientes. É vital mesclar com precisão os dados dos clientes através de plataformas, pontos de contato e canais de análise. Muitas vezes, esses dados do cliente começam com a planilha do Excel sempre pronta. A automação pode eliminar a frustração e o erro de agregar e mesclar os dados do cliente, para uma experiência mais positiva do cliente.

Operações de processo de negócios

Vários serviços de BPO incluem o gerenciamento de estoque, mas essa gestão muitas vezes tem que acontecer em vários sistemas. Trazer tudo isso para um único sistema pode ser um desafio. Graças à predominância do Excel no setor empresarial, muitas empresas recorrem às planilhas. A automação do Excel facilita o inventário, automatizando a reconciliação do inventário, entre outras coisas.

Perguntas mais frequentes sobre a automação do Excel

Que tipo de tarefas do Excel podem ser automatizadas?

Partes do Excel já podem ser automatizadas dentro do próprio programa por meio de fórmulas, como a criação de relatórios dinâmicos baseados em dados. Entretanto, a automação do Excel usando RPA pega as habilidades herdadas do Excel e as amplia. Entre outras coisas, a automação do Excel pode eliminar o trabalho manual de:

Migração e extração de dados
Integração de banco de dados
Integração de aplicativos
Execução de análise de relatórios
Limpeza e análise de dados

As macros do Excel são iguais ao RPA?

Não. Embora a automação robótica de processos e as macros tenham algumas semelhanças, existem diferenças significativas.

Uma das maiores é a limitação. As macros são limitadas à suíte do Microsoft Office; expandir seu trabalho em Excel fora do Office pode ser uma dor de cabeça. A RPA, entretanto, permite uma variedade mais ampla de tarefas devido a sua capacidade de integração com outros aplicativos.

A segunda é a facilidade de uso. A RPA é fácil de usar, e tem uma interface de arrastar/soltar. Nenhum conhecimento de codificação é necessário. As macros, por outro lado, exigem um conhecimento profundo de VBA: o código necessário para escrevê-las.

Se eu conheço VBA, a RPA ainda pode me ajudar?

Depende de suas necessidades. Se você não deseja estender seu trabalho para fora do Excel ou do Office, talvez não. Se você tiver uma pilha de trechos de código VBA para tirar do chapéu, a automação RPA e do Excel pode não ajudar. Mas se você quiser reduzir o trabalho manual de escrever todo aquele código macro e compilar dados, ou se você quiser expandir suas habilidades do Excel para outras áreas e aplicativos, a RPA é para você.

Preciso ter o Excel para usar a automação da RPA no Excel?

Pode parecer uma pergunta boba, mas na verdade não é. As plataformas RPA, como o Automation 360, permitem que você gerencie planilhas e pastas de trabalho do Excel sem ter o programa instalado. Apenas mais uma forma de a RPA fazer com que seus processos de negócios fluam com mais facilidade.

Qual é o maior benefício de automatizar o Excel?

Duas palavras: dados limpos. Manter a integridade dos dados é uma das considerações mais importantes - e uma das mais difíceis de monitorar - ao usar as planilhas de dados, como o Excel, entre várias áreas de uma empresa. A automação de fluxos de trabalho do Excel pode fornecer dados limpos, garantindo a mesclagem precisa de dados, comparações, agrupamentos e outras atividades de gerenciamento de dados.

A automação do Excel está funcionando para empresas de nível empresarial?

A automação RPA está disponível para qualquer tamanho de empresa, e é completamente escalável. Assim, sua solução de automação Excel cresce com as necessidades de sua empresa.

Como posso começar a usar a automação do Excel?

A melhor maneira de começar a usar a automação do Excel é implementar uma solução de Automação robótica de processos (RPA). O software da RPA utiliza agentes de software chamados bots para realizar as diversas ações necessárias para automatizar as atividades do Excel. As soluções RPA funcionam bem com o Excel. Elas não só são especializadas em automatizar processos rotineiros e repetíveis, como são ótimas ferramentas para usar nos dados estruturados encontrados em planilhas eletrônicas.

Ao adotar uma plataforma de RPA será muito fácil parar de gravar e começar a automatizar as atividades do Excel. Você simplesmente usa os métodos apontar e clicar, arrastar e soltar para mostrar aos bots todos os vários passos de um determinado processo.

As principais soluções de RPA usam pesquisa visual computacional e IA para monitorar todos estes passos até os cliques individuais do mouse. Ao terminar, o sistema saberá o que fazer para implantar bots para automatizar as tarefas do Excel. Isto inclui tarefas como transferir informações de outros sistemas para o Excel, ou vice-versa.

Por exemplo, a RPA é excelente em "buscar" informações de diferentes sites para preencher planilhas. Quando é usada para automatizar tarefas relativamente comuns como atualização de valores ou formatação de células para trabalhos específicos, economiza-se tempo e dinheiro das empresas. Ela executa esses trabalhos de maneira mais eficiente (e mais rápida) do que os humanos poderiam fazer. Além disso, os bots nunca se cansam e não cometem erros como uma pessoa faria ao trabalhar até tarde ou se distrair.

Um dos passos finais é a implantação de bots para implementar outras formas de automação do Excel. Por exemplo, se você já estiver automatizando partes do Excel com macros, os bots podem assumir esta tarefa em escala empresarial. Sua precisão é ideal para iniciar processos downstream, como integrar informações em planilhas para treinar modelos de aprendizagem de máquinas, analisar a produtividade dos membros da equipe de vendas ou qualquer outro caso de uso. A RPA torna a automação do Excel de nível empresarial, confiável e segura.

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