Automação do Gsuite | Automação do Workspace

Empreendedores, pequenas empresas e corporações adoram o Google Suite. Você também pode conhecê-lo como Google Suite, Google Apps ou Google Workspace. Esses programas trabalham em conjunto sem problemas. Você pode acessá-los de qualquer lugar e eles precisam de pouco ou nenhum treinamento para usá-los. No entanto, essa simplicidade e consistência também fazem deles o candidato ideal para a automação.

Como o próprio GSuite, o código de script dos aplicativos do Google requer muito pouco dinheiro ou tempo inicial para começar. Você pode automatizar sua primeira tarefa do GSuite dentro de algumas horas após a inscrição. Importar informações para as Planilhas do Google, criar modelos no Google Docs ou automatizar o Gmail e melhorar a comunicação com clientes e outras pessoas em toda a organização. As possibilidades são infinitas.

O que a automação do GSuite pode me oferecer?

A automação do GSuite apresenta às organizações e proprietários de empresas opções e oportunidades infinitas para melhorar seus processos de negócios. Portanto, você pode escolher qualquer programa do Google Workspace para automatizar, pois é garantido que você se beneficiará de inúmeras maneiras.

A automação do Google Docs pode agilizar o compartilhamento seguro de documentos entre os membros da equipe. Por exemplo, a automação das Planilhas do Google permite orquestrar e alavancar automaticamente as macros para criar gráficos em relatórios trimestrais. O melhor de tudo, não importa qual a forma de automação do GSuite que você escolher, você não precisa de codificação ou habilidades especiais para aproveitar o poder desses recursos. Os benefícios específicos da automação do Google Workspace incluem:

Implantação rápida

O GSuite simplifica a implantação e padronização de processos de negócios em toda a organização. Uma vez instalados, eles não precisam de intervenção humana para serem acionados. Dependendo do procedimento que você decidir automatizar, os processos automatizados podem começar com a abertura de um e-mail ou fatura, a extração de dados ou o preenchimento de um formulário.

Mais colaboração

As ferramentas automatizadas de processos de negócios do Google Workspace eliminam muitas das tarefas de dados administrativas e manuais das tarefas concluídas internamente, com contratados e em toda a sua organização. Você pode atualizar automaticamente bancos de dados e documentos em minutos, atribuir tarefas, enviar notificações e receber atualizações em tempo real. Todos podem ser atualizados no momento em que os dados mudam, tornando mais fácil do que nunca trabalhar juntos, ajudar uns aos outros e fazer grandes coisas.

Menos erros

Um erro pode não ter efeitos catastróficos em sua empresa ou organização, mas pode consumir tempo e recursos até que seja corrigido. Este desperdício significa que sua equipe tem menos tempo para gastar com a solução de problemas, os produtos, os serviços e os clientes. Isso impede que sua empresa ou organização seja tão produtiva quanto poderia ser, e isso limita seu resultado final. A automação do GSuite e a RPA não cometem erros humanos, nunca esquecem de nada e funcionam 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Eficiência

O que costumava levar horas para você ou alguém em sua organização completar a cada dia, será feito automaticamente nos bastidores. Você vai liberar toneladas de horas de trabalho para outras tarefas e fazer muito mais em geral. Você vai adorar a flexibilidade e as novas oportunidades. Sugerimos iniciar sua jornada de automação com as tarefas mais demoradas para obter os melhores resultados e o máximo ROI na automação de seu bot.

Encontre novas oportunidades

Quantas vezes você já pensou em tentar algo novo ou gerar relatórios específicos, mas não o fez porque levaria mais tempo do que valeria a pena? A automação do GSuite e a Automação robótica de processos retiram a carga de trabalho da equação do ROI para fazer mais em menos tempo e ganhar novos conhecimentos sobre seu negócio.

Conformidade

Ao trabalhar com informações sensíveis, dados vitais para a função de uma empresa, sistemas financeiros e outras tarefas de alto nível, a conformidade pode parecer um mal necessário. A RPA e a automação do Google Workspace criam trilhas de auditoria para remover essa tarefa e a preocupação de sua lista de tarefas diárias.

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Quem usa a automação do GSuite?

Você pode pensar que os programas automatizados do GSuite beneficiam principalmente os departamentos de TI. Embora isso seja parcialmente verdade, a automação do Google Workspace é simples e conveniente o suficiente para ajudar qualquer pessoa em qualquer negócio ou organização que perca tempo com tarefas manuais repetitivas.

Recursos humanos

Imagine o que seu departamento de RH poderia fazer se não passasse horas todos os dias ajudando a contratar e encontrar candidatos, integrá-los, preencher e aprovar solicitações, atualizar bancos de dados, fornecer informações e completar outras tarefas repetitivas. A automação do GSuite pode cuidar de todas essas tarefas manuais e mais, liberando sua equipe de RH para que eles possam se concentrar mais nas pessoas e menos na papelada.

Atendimento ao cliente

Toda vez que um cliente precisar deixar uma mensagem, ficar em espera ou não ter um e-mail seu respondido, ele fica mais frustrados e insatisfeito com o serviço que recebe. A automação de CRM e do Google Forms podem adicionar a funcionalidade de atendimento ao cliente em tempo real. Elas também podem evitar que os clientes sejam ignorados, emitir presentes, enviar e-mails de acompanhamento e muito mais. Por fim, as ferramentas de automação do GSuite podem liberar mais tempo para resolver estes problemas porque poupam o tempo dos funcionários.

Serviços financeiros

As ferramentas automatizadas do GSuite ocupam muitos dos fluxos de trabalho monótonos que os profissionais financeiros muitas vezes precisam gerenciar, além de suas outras responsabilidades. As ferramentas automatizadas do GSuite podem calcular automaticamente juros, impostos e custos, extrair informações para atualizar bancos de dados e interfaces de usuário e muito mais, tudo isso enquanto ajudam na conformidade.

Setor público

Entidades governamentais podem automatizar ferramentas como as Planilhas do Google para alimentar bancos de dados personalizados. A automação do GSuite também pode gerar alertas, ajudar a fornecer informações ao público e realizar outras tarefas que o mantenham afastado de trabalhos mais qualificados.

Departamentos de marketing

A automação das Planilhas do Google e do Google Analytics é vital para limpar resultados, criar visualizações, atualizar preços e compartilhar informações com membros relevantes da equipe. A automação do GSuite também pode reunir e acelerar os dados do mercado alvo, a inscrição no marketing por e-mail, as campanhas de monitoramento e outras tarefas essenciais para seu sucesso. Essas tecnologias podem compartilhar as descobertas com outras pessoas da organização sem ter que levantar um dedo.

Fabricação

A documentação de saúde e segurança ocupacional, Ficha de Informação de Segurança de Produtos Químicos, conformidade, gerenciamento de fornecedores, atendimento aos clientes e muitos dos itens de sua lista de tarefas diárias podem não parecer tão demorados, mas cada minuto acaba contando. A boa notícia é que a RPA e as ferramentas automatizadas do GSuite podem cuidar de muitas dessas tarefas. Comece automatizando as tarefas mais demoradas e monótonas, e depois passe para as outras. Você poupará horas de trabalho todos os dias, antes mesmo de se dar conta.

Perguntas mais frequentes sobre a automação do GSuite

A automação do GSuite funciona com todos os aplicativos do Google Workspace?

Sim! A automação do GSuite funciona em um único aplicativo ou entre vários programas no Google Workspace, inclusive:

Se você quiser usar a automação do GSuite para integrar outros aplicativos para desktop, programas de negócios, software personalizado, páginas da Web ou mesmo outras soluções on-line, você também pode fazer isso.

Existe alguma diferença entre as ferramentas automatizadas do GSuite e a RPA?

As ferramentas de automação do GSuite funcionam somente nos programas do Google, mas você não está limitado a isso. A automação do GSuite e a Automação robótica de processos (RPA) trabalham em conjunto sem falhas. A RPA trabalha em plataformas desktop, software personalizado, programas de CRM como Salesforce, aplicativos Javascript, HTML e páginas da Web, oferecendo liberdade e capacidade para projetar ferramentas de automação personalizadas durante todo o processo de negócios.

A maioria dos softwares personalizados tende a ficar complicada e requer um engenheiro de software. Posso configurar a automação do GSuite sem contratar engenheiros externos ou especialistas em automação?

Embora você possa precisar de alguma codificação ou experiência para configurar um programa extremamente complicado ou uma integração de API, você controla a automação do GSuite e RPA com uma interface gráfica de fácil utilização. Portanto, a maioria dos processos que você automatizará exigem apenas apontar o mouse e clicar. Você usa a mesma interface para editar ou gerenciar suas ferramentas de automação, de modo que não há necessidade de habilidades avançadas.

Para criar as ferramentas de automação do GSuite, você arrasta as etapas para fazer a estrutura do bot, registra enquanto caminha pelas etapas manuais do processo, edita conforme necessário e clica em salvar. É tão fácil que qualquer pessoa na organização com acesso ao painel pode criar uma automação em até uma hora ou duas de vídeos tutoriais para começar.

Eu preciso criar ferramentas de automação do GSuite separadas para cada espaço de trabalho na organização?

Não. Embora você possa armazenar programas de automação do GSuite localmente, você não está limitado a isso e não terá que instalar a mesma automação em cada espaço de trabalho. Armazenamos as automações do Google Workplace e RPA em um servidor que qualquer dispositivo em sua organização pode acessar. Você pode compartilhar documentos, informações e outros itens de aplicativos para desktop, Gmail ou programas da Web em armazenamento online como o Google Drive. Isso facilita o trabalho remoto com pessoas.

Eu já tenho um processo de negócios que eu poderia substituir por ferramentas de automação do GSuite?

Se você abre um e-mail, um arquivo ou tem uma rotina que você segue ao contatar um cliente ou consumidor, você já tem pelo menos um processo no qual usar a automação do fluxo de trabalho do GSuite. Comece pensando em todos os processos de negócios que você realiza diariamente. Depois, identifique aqueles que seguem um conjunto básico de passos, requerem uma tomada de decisão simples ou nenhuma, consomem muito tempo e raramente mudam. Você pode configurar vários processos automatizados ou interligá-los para completar tarefas inteiras que geralmente ocupam grandes partes do seu dia.

Eu gosto da ideia da automação do GSuite, mas não posso ter todos esses processos interrompendo meu trabalho. Isso será um problema?

De forma alguma. As ferramentas automatizadas do GSuite são armazenadas e executadas a partir de um servidor para evitar a utilização de recursos computacionais valiosos. Elas atualizam e trabalham nos bastidores e não atrapalharão o andamento de seu dia. Você simplesmente precisará estar atento a erros ou fazer ajustes se o processo que você segue mudar.

Como posso começar a usar a automação do GSuite?

As empresas geralmente começam usando as macros integradas que fazem parte da maioria do conjunto de ferramentas do GSuite. Elas são uma excelente maneira de se acostumar às ferramentas automatizadas, mas podem ser altamente limitadoras. É aí que as ferramentas de automação de processos de negócios do Google Workspace podem ajudar.