Procure-to-Pay-Automatisierung | Automation Anywhere

Die Wertschöpfungskette im Finanz- und Rechnungswesen (F&A) ist voll von standardisierten und transaktionsbasierten Prozessen, was sie zu einem sehr geeigneten Kandidaten für die Automatisierung macht. Natürlich bietet jeder Ansatz seine eigenen Möglichkeiten, aber der P2P-Prozess ist eindeutig eines der kritischsten und am meisten beachteten Ziele für RPA.

Der gesamte P2P-Prozess kann mehrere sich stark wiederholende, manuelle Prozesse umfassen. Dazu gehören etwa komplexe Transaktionen mit mehreren Lieferanten, Rechnungsbearbeitung, Rechnungsfreigabe, Cashflow und Lieferantenzufriedenheit. Kein Wunder also, dass Unternehmen versuchen, ihre P2P-Lösungen mit Procure-to-Pay-Automatisierung zu optimieren.

P2P-Automatisierungslösungen lassen sich in Ihr ERP-System integrieren, um Geschäftsprozesse zu rationalisieren. Durch die Umwandlung zeitaufwändiger Aufgaben in automatisierte Arbeitsabläufe können Unternehmen Kosteneinsparungen, eine höhere Effizienz und eine bessere Mitarbeiterzufriedenheit erzielen – eine dreifache Win-Win-Situation.

Welche Vorteile bietet die Procure-to-Pay-Automatisierung?

Beschaffungslösungen integrieren mehrere Prozesse in den umfassenderen Beschaffungsmanagementprozess, um eine höhere Gesamteffizienz zu erreichen. Automatisierungsinitiativen mit RPA bilden den nächsten Schritt auf der Suche nach perfekten Prozessen. Kreditorenbuchhaltung, Bestellungen, das Onboarding von Lieferanten und der dreifache Abgleich von Rechnungen sind alles Beispiele für Bereiche, in denen die Automatisierung den Beschaffungsteams helfen kann, sich auszuzeichnen.

Aktive Ausgabenkontrolle

RPA trägt dazu bei, unkontrollierte Ausgaben zu reduzieren, indem sie Klarheit in den ständigen Schwankungen der Lieferkette schafft. Durch die kontinuierliche Überwachung von Rechnungen, Lieferungen, Lieferanten und mehr ermöglichen RPA und künstliche Intelligenz (KI) den Beschaffungsteams, abweichende Ausgaben zu identifizieren, die Gründe dafür zu ermitteln, den Beschaffungsprozess zu überprüfen und die Lücken zu schließen.

Konsolidierung von Handelsprozessen

Automatisierte Procure-to-Pay-Lösungen vereinfachen die Konsolidierung und Zusammenarbeit, von der Dateneingabe bis zu Benachrichtigungen, Vertragsmanagement und Bestellanforderungen. RPA erleichtert die Bearbeitung erforderlicher Unterlagen. Digital Workers füllen die Lücken zwischen den Legacy-Systemen und leiten Informationen dorthin weiter, wo sie benötigt werden – oft in Echtzeit.

Schnelles Verwalten von Lieferanten

Allein das Lieferantenmanagement hat mehrere Aufgaben, die erledigt werden müssen, um eine gesunde Lieferkette aufzubauen. RPA rationalisiert die Verwaltung von Lieferanten durch präzise Rechnungsbearbeitung und schnelle Lieferantenfreigaben. Die Integration in bestehende Systeme ermöglicht Bots wie Document Automation die Möglichkeit, Informationen an die Beteiligten zu senden, um die Genehmigungszeiten zu verkürzen.

Genaue Vorhersage des Versorgungsbedarfs

RPA-Lösungen mit kognitiven Fähigkeiten kombinieren optische Zeichenerkennung (OCR), Bilderkennung, maschinelles Lernen (ML) und KI, um die Genauigkeit der erfassten Daten zu extrahieren und zu verbessern. So können Beschaffungsteams genau sehen, was eingekauft werden muss, und Sie können von Frühbestellungs- und Zahlungsrabatten profitieren.

Erhöhte regulatorische Kontrolle

Software-Bots verfügen zwangsläufig über eine integrierte Protokollierung. Sie möchten jederzeit sehen können, wie die Prozesse ablaufen. Ein großer Vorteil der Aufgabenprotokollierung ist die verbesserte regulatorische Kontrolle. RPA kann Ihnen helfen, Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe besser zu verstehen und einen Überblick darüber zu erhalten, wie Produkte in Ihrem Unternehmen hergestellt und verkauft werden.

Eliminieren von Aktivitäten mit geringem Wert

Der Procure-to-Pay-Workflow muss schnell vonstattengehen, worunter Unternehmen mit wenig bis gar keiner Automatisierung leiden. RPA mit kognitiver Automatisierung beschleunigt den Einkaufsprozess, indem manuelle, sich wiederholende Aufgaben reduziert oder eliminiert werden. Dies wirkt sich positiv auf den Zeitaufwand der E-Procurement- und Finanzteams sowie die Rentabilität des Unternehmens aus.

Wer profitiert von der Procure-to-Pay-Automatisierung?

Von der P2P-Automatisierung profitiert das gesamte Unternehmen. Die Automatisierung muss jedoch nicht hier enden. Cloud-RPA-Lösungen wie Automation 360 und Automation Co-Pilot sind unbegrenzt skalierbar, sodass Ihre automatisierte P2P-Lösung gleichzeitig Ihre automatisierte Geschäftslösung sein kann.

Rechnungsprüfer

Manuelle Weiterleitung, Protokollierung und Informationserfassung können den Prozess der Rechnungsfreigabe verzögern. Dies führt zu einem zunehmenden Rückstand an Rechnungen, mehr Fehlern und verspäteten Zahlungen. RPA, Automation Co-Pilot und Document Automation arbeiten mit Rechnungssachbearbeitern zusammen, um größere Arbeitsmengen effizient zu bearbeiten.

Kreditorenbuchhaltung

Nach Angaben des Institute of Finance and Management (IOFM) stehen die durchschnittlichen Kosten der Rechnungsverarbeitung in direktem Zusammenhang mit dem Grad der Automatisierung. Darüber hinaus hat ein Benchmark-Bericht aus dem Jahr 2017 die AP-Funktionen verschiedener Unternehmen verglichen und festgestellt, dass RPA und KI zu einer Kostensenkung von 80 % beitragen können.

Teams für das Lieferantenmanagement

Lieferantenmanagement-Teams haben die Aufgabe, Lieferanten in SAP oder andere Legacy-Plattformen einzubinden. Intelligente RPA- und P2P-Automatisierung hilft bei der Konsolidierung von Lieferantendaten für ein schnelleres Lieferantenmanagement, zufriedenere Lieferanten, eine pünktlichere Auszahlung von Nicht-PO-Rechnungen und mehr Kosteneinsparungen.

Einkaufsteams

Die manuelle Erstellung von Bestellungen bedeutet, dass Ihre Einkaufsteams Zeit mit dem Suchen und Herunterladen von E-Mail-Anhängen verschwenden. Stattdessen können die Teammitglieder Automation Co-Pilot öffnen, das entsprechende Formular auswählen und den Bot die Arbeit erledigen lassen, um die Kaufabwicklung zu beschleunigen.

Klein beginnen, viel lernen und schnell skalieren

„Sie sollten den digitalen Wandel nicht als Transformation bestimmter Geschäftsfunktionen sondern als umfassenden Wandel sehen. Das ist kein einfacher Vorgang. Letztendlich erzielen Sie jedoch die größten Mehrwerte, wenn Sie das gesamte Geschäft überdenken.“

– Associate Director of Finance

300%

mehr Effizienz

100%

weniger Fehler

Neuausrichtung der Vollzeitäquivalente auf wertschöpfende Aufgaben

Fallstudie lesen

Wie kann die Procure-to-Pay-Automatisierung Ihr Unternehmen unterstützen?

Ein Vergleich des aktuellen Zustands Ihres Unternehmens mit dem potenziellen zukünftigen Zustand der Procure-to-Pay-Automatisierung offenbart einige möglicherweise überraschende Möglichkeiten, wie die Automatisierung Ihr Unternehmen unterstützen kann. Die Möglichkeiten von RPA gehen weit über die Rechnungsverarbeitung, das Onboarding von Lieferanten oder das Vertragsmanagement hinaus.

Synchronisierung von Aktivitäten

Pflegen Sie genaue Bestands- und Lieferanteninformationen für eine bessere Lieferkontrolle.
Reduzieren Sie die Anzahl der Papierrechnungen und optimieren Sie den Lebenszyklus von der Rechnung bis zur Zahlung.
Leiten Sie Rechnungen über Genehmigungsworkflows an wichtige Beteiligte weiter.
Verwalten Sie Lieferantenanfragen ganz einfach mit Helpdesk-Support in Echtzeit.
Erleichtern Sie die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, um Ausnahmen besser zu verwalten.
Konsolidieren Sie Informationen aus verschiedenen Kanälen (E-Mail, Fax, EDI) in einer einzigen Datenquelle.

Reduzierung von Fehlern

Ermitteln Sie, in welchen Bereichen unkonventionelle Ausgaben häufiger vorkommen und welche einmaligen Ausgaben notwendig sind.
Reduzieren oder eliminieren Sie die Versuche ungenauer Dateneingabefehler bei der Rechnungsbearbeitung.
Verfolgen Sie den Lebenszyklus einer Bestellung von Anfang bis Ende, damit keine Rechnung verloren geht und keine Zahlung zu spät eintrifft.
Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen, um auf eine elektronische Rechnungsstellung umzustellen und so einen klaren Audit-Pfad zu schaffen.
Überprüfen Sie die Daten anhand der relevanten Bestellungen und Waren-/Dienstleistungsbelege, um die Richtigkeit zu gewährleisten.
Konsolidieren Sie Lieferanten-, Prozess-, Zahlungs-, Budget- und Genehmigungsmanagement für Betriebe auf der ganzen Welt.

Verbesserte Prozesse

Automatisieren Sie den Drei-Wege-Abgleich, um die Rechnungsfreigabe zu beschleunigen.
Verwenden Sie den Process Discovery, um versteckte Prozesse aufzuspüren, die durch Automatisierung verbessert werden können.
Vergleichen Sie die Zahlungsbedingungen und -verfahren der Lieferanten, um Konditionen und Rabatte zu verbessern.
Erzielen Sie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch höherwertige Arbeitstätigkeiten.
Verfolgen und verwalten Sie unkontrollierte Ausgaben über mehrere Abteilungen, Nutzer und Standorte hinweg.
Safeline rationalisiert P2P-Aktivitäten über SaaS- und Legacy-Plattformen hinweg von einer zentralen Schnittstelle aus.

Steuerung der Beschaffung

Konsolidieren Sie Ihre Ausgaben und verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über die gesamten Geschäftsprozesse und -anforderungen.
Kontrollieren Sie Lieferantenaktivitäten und reduzieren Sie die Anzahl der Lieferanten, um eine widerstandsfähigere Lieferstruktur zu schaffen.
Skalieren Sie die Implementierung der Automatisierung je nach Bedarf der Abteilung.
Sparen Sie Zeit und setzen Sie Ressourcen frei, indem Sie die Katalogpflege rationalisieren.
Ziehen Sie den maximalen Nutzen aus Beschaffungsverhandlungen und erzielen Sie Einsparungen.
Erreichen Sie eine bessere Kontrolle über den Einkauf und andere komplexe Geschäftsdienste.

Worauf sollten Sie bei einer Procure-to-Pay-Automatisierungslösung achten?

Nicht alle Procure-to-Pay-Automatisierungslösungen sind gleich. Und da Ihre P2P-Prozesse für das Gedeihen des Unternehmens erforderlich sind, ist es nur logisch, dass Sie nach der bestmöglichen Automatisierungslösung suchen. Aber wie sieht so eine Lösung aus?

Welche Optionen Sie benötigen, hängt von Ihrer Branche ab. So sind etwa für Gesundheitsorganisationen erweiterte Sicherheitsrichtlinien erforderlich, für Möbelhersteller aber nicht unbedingt.

Eine starke Automatisierungslösung ist jedoch in jedem Fall eine cloudnative Lösung. Sie kann in moderne und ältere ERP-Systeme sowie in Cloud-, Hybrid- oder lokale Systeme integriert werden. Darüber hinaus ist sie unbegrenzt skalierbar und ermöglicht die Automatisierung grundlegender Beschaffungsaktivitäten als Software-Bots oder vollständig in das gesamte Unternehmen integriert als Digital Worker.

Ein weiterer Punkt ist die einfache Integration. Die richtige Lösung sollte eine Implementierung ohne Unterbrechung der wesentlichen Geschäftsprozesse ermöglichen. Ermöglicht sie eine beaufsichtigte oder unbeaufsichtigte RPA für ultimative Flexibilität?

Einstieg in Procure-to-Pay-Automatisierungsressourcen

Sie können sich auch für die Automation Anywhere University registrieren und lernen, wie einfach es ist, einen eigenen Bot zu erstellen. Wir haben festgestellt, dass die AAU eine solide Erfahrung vermittelt, um zu verstehen, was RPA in Ihrem Unternehmen leisten kann.

Sie können sich auch an Automation Anywhere wenden und mit einem unserer Automatisierungsspezialisten sprechen. Fordern Sie eine Demo an, um zu sehen, was mit RPA möglich ist.

DEMO ANFORDERN