Comment Vale a trouvé la voie du succès grâce à l’automatisation alimentée par l’IA

Automation Anywhere propose aujourd’hui une pléthore d’innovations en matière d’automatisation alimentées par l’IA pour aider les organisations à automatiser davantage de processus, en passant de la découverte à l’automatisation en un temps record. Mais pour réussir une automatisation, il faut d’abord comprendre les nuances du processus à automatiser afin de trouver la voie la plus rapide vers l’optimisation des processus et le retour sur investissement de l’entreprise.

Vale, une entreprise minière mondiale basée au Brésil, a utilisé Process Discovery d’Automation Anywhere pour mieux comprendre les processus d’acquisition, identifier les candidats idéaux à l’automatisation et automatiser plus de 3 000 processus afin d’économiser plus de 121 000 heures par an. En outre, elle vise à utiliser l’automatisation afin de libérer du temps pour ses travailleurs de sorte qu’ils puissent se concentrer sur un travail plus gratifiant. Lire la suite pour savoir comment.

Doubler le volume sans augmenter les charges de travail

Vale extrait du minerai de fer, des granulés, du nickel et d’autres ressources, gère des opérations pour produire du cuivre, de l’or, de l’argent et d’autres matériaux, et opère dans les domaines de la logistique, de l’énergie et de la production d’acier. En outre, elle acquiert du minerai de fer afin que d’autres entreprises du secteur minier puissent tirer parti de ses vastes réseaux logistiques mondiaux, y compris de ses installations et de ses bureaux basés au Canada, en Indonésie, en Malaisie, en Chine, au Royaume-Uni et au-delà.

Vale est une organisation résolument massive, avec plus de 120 000 employés et des dizaines de milliers de travailleurs tiers supplémentaires impliqués dans ses opérations. Parmi ceux-ci, 80 000 travailleurs utilisent des ordinateurs pour exécuter des processus qui sont des candidats potentiels à l’automatisation. Trouver des opportunités d’automatisation, aussi minimes soient-elles, permettrait à l’entreprise d’économiser facilement des milliers d’heures et des millions de dollars.

Si l’on associe sa taille aux exigences réglementaires notoirement bureaucratiques du Brésil, Vale, qui s’est lancée sur la voie de l’automatisation en 2018, n’a pas eu à chercher loin pour constater l’impact de l’automatisation.

« Il y a plusieurs producteurs au Brésil qui nous vendent leurs produits afin de les exporter partout dans le monde », a expliqué Alexandre Pigatti, responsable de l’intelligence artificielle et de la démocratisation des données chez Vale, lors du salon Imagine Austin 2024. « Au Brésil, de nombreux documents sont impliqués dans ces transactions. Nous souhaitons doubler le nombre de ces transactions, mais nous ne pouvons pas doubler le nombre de personnes nécessaires à cette fin. Tel était notre défi.»

Comprendre comment les choses se font réellement

Au début, Vale a utilisé les méthodes traditionnelles de Process Discovery qui s’articulent autour de la réalisation d’entretiens afin de définir et d’analyser ses processus existants. Ce processus, lent et laborieux, nécessitait beaucoup de travail et de nombreux entretiens de suivi.

« Les réunions étaient difficiles à planifier, chacun ayant son propre travail à faire, et nos employés sont préoccupés par les délais », se souvient Pigatti. « Ils sont aussi des êtres humains, ils peuvent oublier certaines choses, de sorte qu’il y aurait forcément eu des lacunes lors de la mise en œuvre. Nous aurions donc dû mener de nouveaux entretiens. Et cette phase aurait pris environ trois mois. »

Vale a vu une opportunité de moderniser cet élément essentiel de l’automatisation avec Process Discovery d’Automation Anywhere, alimenté par l’IA. L’outil fonctionne en déployant un agent logiciel léger sur le bureau d’un utilisateur pour enregistrer chaque point de contact du processus. Process Discovery identifie, structure et cartographie les données de processus pour créer des plans de processus et des documents PDD (Process Definition Document). Les équipes d’automatisation peuvent alors analyser les processus afin de déceler des opportunités d’optimisation, de décider des prochaines étapes et de diriger les efforts de conformité.

Pour mener à bien ce processus de documentation réglementaire, Vale a installé des agents de Process Discovery sur les ordinateurs de seulement sept travailleurs et les a laissés fonctionner pendant 10 jours. Pendant cette courte période, l’outil a capturé 370 000 événements.

« Grâce à Process Discovery, cela n’a pris que 10 jours, un soulagement pour nous », a ajouté Pigatti. « Et Process Discovery était un meilleur outil, car il n’oublie jamais une étape. »

En lui permettant de réduire le délai de trois mois à 10 jours, Automation Anywhere a aidé Vale à écourter ses cycles de Process Discovery de 89 % ! Mais ce n’était que la première d’une longue série d’économies.

Optimiser et automatiser l’ensemble du processus, même les étapes hors norme

Process Discovery a également permis à Vale d’obtenir des informations précieuses sur les processus que l’entreprise aurait autrement manquées. Tout d’abord, l’outil a constaté peu de variations de processus entre les utilisateurs, lui indiquant que le processus était très stable, mature et idéal pour l’automatisation. Il a également trouvé des opportunités d’optimisation dans une étape qui exigeait que les vendeurs remplissent un formulaire de contrôle de qualité. Vale s’attendait à des réponses standardisées, mais chaque vendeur a rempli le formulaire de manière différente, l’alertant sur une opportunité de formation supplémentaire ou d’amélioration du formulaire lui-même.

Au niveau de l’interaction système, Vale s’attendait à ce que les travailleurs complètent la plupart du processus dans son système SAP. Mais les analyses tirées de Process Discovery ont en fait montré que les travailleurs utilisaient Microsoft Excel, l’explorateur de fichiers et Outlook plus que SAP, lui signalant des opportunités d’optimisation supplémentaires.

« Les travailleurs utilisaient Excel 42 % du temps. Nous nous sommes donc demandé si les employés devaient être mieux formés à SAP ou si nous devions intégrer Excel dans le processus », a déclaré Pigatti. « Cette découverte était intéressante, car si nous avions simplement fait du process mining, cela n’aurait fonctionné que sur les journaux de SAP et d’autres systèmes hérités. Nous n’avons pas de journaux pour Excel ou Microsoft. Process Discovery a tout capturé. »

Explorer de nouvelles façons de transformer le travail grâce à l’automatisation

Grâce à ces résultats de Process Discovery, Vale a identifié six catégories de processus, allant de la création de commandes à la gestion des factures en passant par les rapports sur la qualité des produits et l’exécution.

« Notre objectif d’automatisation n’était pas de réduire la main-d’œuvre, mais de libérer du temps pour nos employés afin de leur permettre de réaliser un travail plus analytique et stratégique, » a expliqué Pigatti.

« Nous avons pu économiser 2 500 heures par an, soit 5 millions de dollars, sans augmenter le nombre d’ETP. Cela a totalement changé la façon dont l’ensemble du service fonctionnait. »

Vale est actuellement en train d’automatiser son processus d’acquisition de matériaux, mais a déjà automatisé plus de 3 000 tâches ce qui lui a permis d’économiser 121 000 heures par an dans plus de 30 domaines. Et ce n’est qu’un début. Grâce à 810 développeurs citoyens formés, Pigatti envisage des économies supplémentaires en coûts et en temps, mais aussi des opportunités pour automatiser davantage de processus dans l’ensemble de l’organisation. Un élément important de ces efforts sera Automation Anywhere Automation Co-Pilot, le premier assistant alimenté par l’IA générative conçu pour l’automatisation.

« Nous cherchons à appliquer Co-Pilot à plusieurs systèmes existants », a déclaré Pigatti. « Nous souhaitons mettre l’IA générative à l’œuvre. Et, nous avons des services de génération augmentée de récupération (RAG) également prêts à être lancés. »

Pigatti a mentionné des exemples dans lesquels Vale prévoit d’utiliser des automatisations et des chatbots alimentés par l’IA pour effectuer des tâches plus rapidement et avec plus de précision.

« Imaginez que je demande à un chatbot de planifier mes vacances. Le chatbot pourrait accéder au système RH et planifier mes vacances (parce que j’oublie toujours comment accéder à cette partie du système). Le chatbot m’alerterait lorsque le processus serait terminé. Ou encore, je pourrais vouloir connaître la production d’un gisement de minerai de fer spécifique. Je pourrais alors poser la question au chatbot qui interrogerait nos systèmes de fabrication, générerait les rapports, extrairait les informations, et me répondrait. »

« Ce sont ces types d’automatisations qui changeront la façon dont nos employés interagissent avec nos systèmes », a conclu Pigatti. « Cela va complètement changer notre façon de travailler. »

Pour en savoir plus sur la transition de Vale vers l’automatisation alimentée par l’IA, regardez la session d’Imagine 2024, « Vale démontre la puissance de Process Discovery pour une efficacité et une précision accrues ».