Création d'un pipeline de cas d'utilisation sain

Le programme Pathfinder d'Automation Anywhere accélère votre réussite en matière d'automatisation. Profitez de ce programme qui inclut la possibilité de se former à son rythme, l'expertise de pairs et de partenaires, l'engagement de la communauté et des innovations de produits qui vous permettent d'exécuter des programmes d'automatisation agiles et évolutifs à l'échelle de l'entreprise. Cet article de blog sur la création d'un pipeline de cas d'utilisation fait partie d'une série de publications qui vous donne un aperçu des informations et des conseils disponibles dans le cadre du programme Pathfinder. Pour en savoir plus, consultez nos pages Web dédiées à Pathfinder.

Vous souhaitez disposer d'un pipeline continu de nouveaux cas d'utilisation d'automatisation. Vous le saviez déjà, mais comment et où générer ce flux florissant de priorités d'automatisation devant s'appliquer dans divers secteurs d'activité ? Notre expérience chez Automation Anywhere (oui, nous prêchons pour notre paroisse), ainsi que les nombreux témoignages de réussite au sein de la communauté, nous ont permis de formuler trois conseils pour vous aider à créer un pipeline de cas d'utilisation efficace.

1. Trouver votre solution LOBBF

Lorsqu'il est temps de se développer après de premières réussites, les leaders de l'automatisation emploient généralement deux méthodes pour trouver leurs prochains cas d'utilisation.

• La production participative : il s'agit d'une solution efficace pour générer un grand nombre d'idées. Adressez-vous aux utilisateurs et demandez-leur ce qui devrait être automatisé par la suite. En théorie, cela permet de découvrir où se situent les difficultés de vos utilisateurs finaux. Pourtant, lorsque les critères d'automatisation ne sont pas méticuleusement définis, les suggestions reçues peuvent être beaucoup trop simples ou franchement comiques. Vous risquez de vous retrouver avec un mélange d'idées qui ne correspondent pas aux cas d'utilisation de qualité que vous souhaiteriez mettre en place ou dont vous avez besoin. L'automatisation du thermostat dans un bureau va-t-elle révolutionner l'entreprise ? La production participative peut certainement vous être utile à certaines étapes de votre parcours d'automatisation (nous y reviendrons plus tard). Cependant, si vous êtes en train de concevoir votre pipeline, nous vous proposons une méthode qui pourrait s'avérer plus efficace.
• LOBBF : cette approche est la recommandation n° 1 d'Automation Anywhere pour des idées de haute qualité et entraînant un retour sur investissement élevé. Établissez un partenariat individuel avec un acteur clé d'un secteur d'activité, et faites-en votre « meilleur ami du secteur d'activité » (LOBBF, Line of Business Best Friend). Votre LOBBF aura une vision claire de la manière dont vous pouvez, en tant qu'équipe, utiliser l'automatisation pour transformer votre entreprise.

Après tout, la transformation de l'entreprise est une condition essentielle pour la réussite de l'automatisation. Vos partenaires et vous-même ne cherchez pas à apporter des améliorations progressives qui permettent de gagner une heure ici ou là. Une fois que vous avez contribué à transformer leur activité, vous pouvez [mettre en avant cet impact pour] établir un partenariat avec un autre LOBBF, et ainsi de suite. Au fil du temps, cette méthode s'est révélée être la plus efficace pour constituer un pipeline riche qui fournit des métriques de réussite substantielles prouvant l'efficacité de votre programme d'automatisation.

2. Assurer la pertinence de la découverte des processus

Vous connaissez ce phénomène qui se produit lorsque vous conduisez dans un endroit qui vous est très familier et que vous arrivez soudain à votre destination sans vous être soucié du chemin parcouru pour y parvenir ? C'est ce qui se produit lorsque votre cerveau est en pilote automatique. Mais quelqu'un d'autre qui emprunterait le même itinéraire pour la première fois serait peut-être assis bien droit sur son siège, très concentré sur la route et les alentours, avec le volume de la radio baissé comme si cela l'aidait à mieux se concentrer sur le trajet. Il faut parfois un regard neuf (un observateur non formé) pour identifier les moindres nuances d'un processus qui est extrêmement familier à vos yeux.

Cela nous amène à l'étape suivante de la création d'un pipeline : la découverte des processus. La découverte des processus vise à obtenir une vision à 360 degrés de la manière dont les utilisateurs effectuent leur travail dans l'ensemble de l'entreprise. Au cours des phases de début et parfois des phases accélérées de votre programme, vous pourrez peut-être passer en revue manuellement les processus de bout en bout, en particulier si ces derniers sont simples et si votre relation avec votre LOBBF est mûre et fiable. En dehors de ces exceptions, les processus sont trop complexes et trop vastes pour être examinés manuellement, et les humains sont trop concentrés sur leur travail quotidien pour avoir un regard neuf. Vous aurez donc besoin de l'aide d'une plateforme de découverte des processus.

Tous les outils de découverte de processus ne se valent pas. Nous allons vous expliquer pourquoi nous nous sommes concentrés sur notre solution Process Discovery pour aider la communauté à franchir cette étape critique.

• Le résultat est un aperçu complet à 360 degrés des données granulaires ainsi que des modèles de comportement humain, avec des recommandations sur ce qu'il faut automatiser pour obtenir le meilleur retour sur investissement. Notre solution inclut plus d'un million d'heures d'enregistrements du comportement des utilisateurs. Nous savons ce que vous vous dites... Vous pouvez déjà sentir les craintes des utilisateurs face à ce qui ressemble à un logiciel de surveillance contrôlant leurs moindres faits et gestes numériques. Les clients qui apprécient profondément les résultats de Process Discovery soulignent généralement que la capacité d'analyser et d'identifier chaque processus, et de repérer les opportunités d'automatisation ayant le meilleur retour sur investissement, est essentielle. Cela vous donne un plan d'action pour les étapes suivantes de l'automatisation.
• La passerelle Privacy Enhanced Gateway (PEG) expurge toutes les données sensibles lors de l'analyse des processus dans l'ensemble de l'entreprise. Il est donc important de tirer parti de la confiance établie dans l'ensemble de l'organisation grâce aux premières réussites de l'automatisation, et de démontrer que les emplois ne sont pas menacés.
• Voici une bonne métaphore pour parler de notre solution Process Discovery : pensez au travail nécessaire pour servir le dîner à table pour votre famille. Admettons que le menu se compose ce soir de poulet au parmesan. Tout d'abord, vous devez rédiger votre liste de courses : poulet, chapelure, sauce tomate et parmesan. Vous devez ensuite vous rendre en boutique pour acheter vos ingrédients. Ensuite, vous rentrez chez vous pour préparer le dîner. Process Discovery permet de répertorier les étapes que vous avez suivies pour servir le dîner à table : faire une liste, se rendre en boutique et préparer le dîner. Ensuite, la solution s'intéresse de plus près à ce que vous avez fait exactement lors de chacune de ces étapes : avez-vous vérifié le contenu de votre réfrigérateur ou de votre garde-manger lorsque vous avez fait votre liste de courses ? Dans quels rayons vous êtes-vous rendu dans la boutique ? Avez-vous fait cuire votre poulet pané au four ou l'avez-vous fait frire ? Collecter toutes ces données permettrait d'établir un aperçu complet de ce qu'il a fallu entreprendre pour servir ce dîner.

3. Regarder vers l'avenir

Jusqu'ici, vous avez mis en place des partenariats, généré un pipeline de cas d'utilisation et fait de vos LOBBF des héros de la transformation. Vous avez également mis en place un système de découverte des processus afin d'accélérer l'identification de nouvelles opportunités d'automatisation. Et vous devez encore capturer des idées pour de futures automatisations. C'est ici que nous allons revenir à la production participative. Vous serez confronté aux mêmes difficultés que celles que nous avons évoquées précédemment lorsque vous mettrez en place une boîte à idées pour les cas d'utilisation. Nous répétons donc qu'il est important de fixer des standards et des critères pour les suggestions, mais aussi de réitérer ces paramètres plusieurs fois. Les automatisations doivent avoir un fort potentiel de retour sur investissement, ne pas être trop complexes et apporter une valeur ajoutée à l'entreprise. Malgré tout cela, vous recevrez toujours des suggestions pour automatiser le thermostat du bureau de quelqu'un. Mais à ce stade, vous disposez déjà d'un pipeline sain, et il n'est pas nécessaire de tenir compte de ces suggestions pour mettre en place un programme d'automatisation transformateur.

Les clients d'Automation Anywhere nous ont fait part des nombreuses façons dont ils ont réussi à mettre en place une boîte à idées, et nous allons en partager certaines avec vous.

• Créez une adresse e-mail dédiée aux suggestions, par exemple « AutomateMe@company.com ».
• Créez un formulaire de suggestions en ligne sur l'intranet de votre entreprise.
• Envoyez une newsletter par e-mail pour solliciter des contributions.

Au fur et à mesure que les propositions affluent, qu'elles soient bonnes ou moins intéressantes, veillez à les renforcer dans un sens ou dans l'autre. Vos réponses doivent témoigner de la reconnaissance et corriger le tir lorsque l'idée ne convient pas. Par exemple, vous pouvez simplement configurer un modèle d'e-mail pour accuser réception du formulaire : « Merci beaucoup d'avoir pris le temps de soumettre votre idée d'automatisation. Nous avons apprécié la réflexion derrière votre idée. Malheureusement, nous ne pouvons pas l'explorer davantage parce qu'elle ne répond pas à un ou plusieurs de nos objectifs essentiels X, Y et Z. ». Et lorsqu'une excellente idée se présente, ne manquez pas de féliciter la personne qui l'a proposée. Vous pouvez par exemple envoyer un e-mail à l'ensemble de l'entreprise ou même décerner un prix : « Sarah Martin a soumis l'idée d'automatisation la plus performante. Elle nous a permis d'économiser 1 000 heures de travail et de résoudre le problème XYZ. Félicitations Sarah ! Qui veut être la prochaine Sarah ? Soumettez-nous votre idée ! ».

Il s'agit de trois conseils faciles à mettre en œuvre qui vous permettront sans aucun doute de créer un pipeline d'automatisation riche pour votre programme. En franchissant chacune des étapes, n'oubliez pas de continuer à renforcer la confiance vis-à-vis de l'automatisation et de toujours valoriser les partenaires et les héros qui vous aident à générer des cas d'utilisation.