Automatiser la paie pour toutes les entreprises

L'administration de la paie et des avantages sociaux implique de nombreux processus généralement manuels, qui regroupent des tâches répétitives souvent héritées d'anciens systèmes. Plutôt que de laisser vos services RH s'enliser dans de multiples tâches aussi fastidieuses que la saisie de données dans plusieurs feuilles de calcul, les audits de la paie, le rapprochement, la gestion de l'épargne retraite ou encore les interminables actions de type cliquer/copier/coller, rationalisez vos processus métier grâce à l'automatisation des flux de travail.

L'automatisation des flux de travail est particulièrement adaptée à la conception, à la création et au déploiement de processus automatisés dans l'ensemble des services et des organisations. Intégrée aux logiciels RH, elle permet aux équipes chargées de la paie et de l'administration des avantages sociaux de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, comme l'amélioration de l'expérience des employés afin de mettre les meilleurs talents à l'honneur et de réduire le nombre de départs. Privilégiez des logiciels d'automatisation et de RPA cloud native pour améliorer le traitement de la paie, l'intégration des nouveaux employés, la vérification des erreurs, la configuration des comptes de dépenses flexibles (FSA), etc.

Quels sont les avantages de l'automatisation de la paie ?

Lorsqu'il est correctement géré, un service des ressources humaines contribue à garantir la rentabilité d'une entreprise et tire avantage de son intégration à un système automatisé. Ce type de système gère efficacement l'ensemble des fonctions relatives à la rémunération et aux avantages sociaux des employés ; il est capable de couvrir aussi bien les déductions simples que les procédures plus complexes, telles que les heures supplémentaires, les commissions et les primes. Les responsables RH peuvent alors consacrer du temps à des activités stratégiques de planification et de gestion des effectifs.

Réduction des erreurs d'écriture

La RPA et l'automatisation des flux de travail permettent de réduire les erreurs humaines, voire de les ramener à un niveau quasi nul, dans des domaines aussi coûteux que le traitement de la paie, les indemnités de congés payés et les remboursements. Des robots logiciels peuvent être rapidement programmés pour créer, contrôler et suivre avec précision les feuilles de temps à partir de modèles simples et envoyer des notifications aux parties prenantes chaque fois que des exceptions sont levées.

Des options de libre-service pour les employés

Les portails RH en libre-service pour les employés réduisent les frustrations et les temps d'attente liés à l'intégration et à la gestion des avantages sociaux, tout en créant des expériences positives. Les employés peuvent choisir leurs régimes d'avantages sociaux, mettre à jour leurs informations, consulter leurs fiches de paie, pointer, demander des congés et effectuer bien d'autres tâches encore, grâce à des chatbots optimisés par l'IA, à la RPA et à une messagerie de précision qui stimule leur engagement.

Réduction des processus manuels

L'automatisation des flux de travail et la RPA excellent dans la capacité à supprimer les flux manuels et fastidieux des processus métier, par exemple en utilisant un robot de filtrage de CV pour examiner les CV et les présélectionner ou les rejeter en fonction de règles logiques. Vous pouvez également utiliser un robot prêt à l'emploi pour vous guider dans les fonctions de Workday, notamment dans l'extraction de données et l'obtention de rapports EIB.

Amélioration de l'accessibilité des registres de paie

Même avec un logiciel de paie, il peut être difficile de tenir à jour des registres de paie précis. L'intégration de l'automatisation dans votre gestion de la paie contribue à simplifier l'accès à des registres précis. Les robots compilent les informations dans toute l'organisation pour constituer une source unique de vérité, accessible à certains employés, cadres et auditeurs.

Protection des données sensibles relatives à la paie et aux avantages sociaux

Les robots logiciels de RPA développés sur la plateforme Automation 360 intègrent des fonctions de sécurité digne du secteur bancaire, notamment une sécurité par couches, la récupération des données en fonction des rôles et le chiffrement des données de premier niveau. Seules les parties prenantes concernées peuvent ainsi visualiser les données des employés, avec des pistes d'audit claires.

Simplification de l'intégration des applications tierces

Les solutions RPA cloud native s'intègrent facilement aux applications tierces et aux anciens systèmes. Automation Co-Pilot se connecte via des API et évite d'avoir à se connecter à chaque plateforme. La fonctionnalité d'authentification unique (SSO) permet aux travailleurs de se connecter à plusieurs comptes à partir d'un seul tableau de bord, ce qui leur fait gagner plusieurs minutes chaque jour.

À qui profite l'automatisation de l'administration des avantages sociaux et de la paie ?

Pour que la RPA ait un impact maximal, elle doit être intégrée dans une initiative d'automatisation d'entreprise. Par la suite, c'est l'organisation tout entière qui en profite à mesure que les programmes de RPA (achats, formation, approbation des cas d'usage, etc.) gagnent en maturité.

Comptabilité

L'application de l'automatisation des flux de travail à votre service comptable réduit les redondances et les étapes inutiles. La documentation des communications en est un exemple. Document Automation est une solution IDP de premier plan qui permet d'extraire et de numériser des informations à partir de données non structurées, afin de les rendre consultables et faciles à compiler.

Juridique

Tenez des registres de paie précis, distribuez les formulaires W-2 ou 10-99, respectez les réglementations légales et atténuez les risques de conformité éthiques et défendables. En utilisant des robots prêts à l'emploi pour l'extraction et la validation de documents de contrats et d'accords, par exemple, vous pouvez identifier rapidement les anomalies dans les contrats signés.

Informatique

Réduisez l'accumulation du retard dans le traitement des tickets de ressources humaines. Par exemple, un afflux de nouvelles embauches peut rapidement engendrer un vaste volume de tickets, le temps que l'équipe IT configure les comptes, les mots de passe et les appareils des employés. Les robots envoient les tickets aux parties prenantes concernées et les informent lorsque les tickets sont sur le point d'expirer.

Support client

Du point de vue des RH, les employés ne sont ni plus ni moins que des clients, et l'expérience client est aussi importante en interne qu'en externe. L'intégration avec les logiciels de formation permet d'améliorer les compétences des employés ; quant aux chatbots, ils peuvent répondre à des questions subsidiaires afin de permettre aux équipes RH de se concentrer sur les questions à plus forte valeur ajoutée et sur les tâches directement liées aux clients.

L'équipe des services partagés de BAE Systems atteint de nouveaux sommets de performance grâce à l'automatisation

« Au-delà des processus effectivement fournis, la RPA a permis à BAE Systems de bénéficier d'une meilleure qualité, d'un traitement cohérent immédiat et d'une plus grande évolutivité. »

- Ian Jones, Responsable des services de transformation, RH

processus automatisés

plus de rapidité dans le chargement des données de paie

120

automatisations prévues d'ici 2021

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En quoi l'automatisation de l'administration des avantages sociaux et de la paie peut aider votre entreprise

L'ensemble de votre organisation peut tirer avantage à intégrer des systèmes automatisés de paie et de gestion des avantages sociaux. Bien évidemment, la question du coût mérite toujours d'être mentionnée, car l'automatisation des flux de travail peut permettre d'économiser des millions de dollars de pertes dues à des tâches mal gérées. Les tâches effectuées par les robots laissent peu de place à l'erreur, ce qui signifie que vous pouvez automatiser les demandes de remboursement, les demandes de déplacement professionnel, le rapprochement des factures, etc.

Rationalisation du flux de travail lié à la documentation

Traitez plus rapidement les documents non structurés grâce à la technologie OCR
Traduisez du contenu en texte consultable à partir d'images, de notes manuscrites, de reçus, etc. avec une précision de 99 %.
Réduisez les coûts de main-d'œuvre en utilisant des robots logiciels pour créer, gérer, mettre à jour et suivre les documents numériques.
Améliorez votre conformité et renforcez votre sécurité grâce à des pistes d'audit et à une sécurité basée sur les rôles.
Simplifiez le télétravail grâce à un accès sécurisé à un référentiel central, où que vous soyez.
Améliorez la productivité des employés en supprimant les tâches manuelles et fastidieuses au profit d'activités à plus forte valeur ajoutée.

Gestion des politiques de conformité

Limitez l'accès des utilisateurs en fonction de leurs rôles ou d'autres logiques de données.
Attribuez des privilèges aux documents et aux flux d'automatisation afin de limiter les activités non autorisées.
Recevez des notifications en cas de violation des protocoles de sécurité.
Auditez, suivez, surveillez et validez les processus de paie et d'avantages sociaux pour repérer les erreurs et faciliter les audits.
Accédez aux pistes d'audit pour visualiser l'historique des actions autour d'un document donné ou de plusieurs ensembles de documents.
Réduisez le risque de violation des données en minimisant le facteur humain.

Configuration et numérisation des services de paie

Standardisez la configuration de la paie pour les nouveaux employés grâce à de simples formulaires basés sur les rôles.
Importez automatiquement les données de pointage dans le logiciel de paie intégré.
Envisagez une intégration à des logiciels comme Quickbooks et Ultipro pour calculer facilement les revenus bruts et nets.
Éliminez l'écriture manuelle de chèques grâce à des chèques de paie, des fiches de paie et des dépôts directs générés automatiquement.
Appliquez les bonnes retenues pour la part de l'employeur (contributions à l'assurance-maladie, la taxe de sécurité sociale, etc.) selon des conditions de retenue définies.
Générez, gérez et stockez automatiquement les données relatives aux cotisations sociales patronales et personnelles afin de répondre aux exigences du fisc.

Accélération de la gestion des intégrations et des départs

Générez, numérisez et gérez les documents d'intégration nécessaires.
Créez les identifiants et les accès aux comptes en fonction des rôles des utilisateurs.
Collaborez facilement avec les parties prenantes du service en temps réel pour effectuer l'enregistrement des utilisateurs.
Utilisez l'intégration d'API pour rationaliser le chargement des données des nouveaux employés dans plusieurs systèmes.
Automatisez la planification des entretiens de départ au cours de la dernière semaine de travail d'un employé.
Automatisez la suppression des accès aux comptes et des identifiants de connexion inutiles pour éviter toute dérive.

Comment reconnaître une bonne solution de RPA pour l'administration des avantages sociaux et de la paie ?

L'automatisation des domaines clés de l'administration des avantages sociaux et de la paie figure souvent en bas de la liste des priorités d'automatisation. Et pourtant, elle révèle rapidement un certain nombre d'avantages : une meilleure efficacité globale, une plus grande satisfaction des employés et une gestion plus sereine des services.

Que doit contenir un logiciel d'automatisation pour pouvoir bénéficier de ces avantages ?

La possibilité d'intégrer les anciens logiciels est un élément important. Les services RH ont la réputation d'utiliser tout un ensemble de logiciels, notamment des plateformes comme Workday, ServiceNow et Monday.com.

Votre solution RPA doit être capable de s'adapter à la croissance de votre entreprise et de combler les lacunes en matière de compétences lorsque la croissance dépasse vos effectifs. La mise en œuvre de robots logiciels et d'assistants numériques à la demande permet aux employés d'étendre leurs capacités sans se laisser déborder.

D'autres aspects méritent d'être pris en compte, notamment la sécurité, la facilité d'utilisation et la possibilité de mettre en œuvre la solution facilement tout en assurant la continuité des activités.

Comment se lancer dans l'automatisation de la paie ?

Vous pouvez également contacter un expert pour demander une démo, poser toutes vos questions et obtenir de l'aide pour une démonstration de faisabilité (POC).

Vous pouvez également vous lancer dans un parcours de formation adapté à chaque rôle via l'Automation Anywhere University pour voir à quel point il est facile de créer des robots logiciels sans code, par simple glisser-déposer. Vous verrez alors comment la RPA et l'automatisation des flux de travail peuvent contribuer à la réussite de votre entreprise.

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