Kurekyosai | Automation Anywhere

働き方改革を実現するために業務効率化が課題だった

開院から117年あまりの歴史を有する呉共済病院。地域に根ざした医療を提供する同院では、医師や職員の時間外労働の増加という課題を抱えていました。同院事務次長経営企画室課長の藤井友広氏は「時間外労働は増加傾向にあり、部署によって偏りがある状況だった」と述べます。

2024年4月には医師の働き方改革で「時間外労働時間の上限規制」が適用されます。そのため、時間外労働の減少、部署間における業務量の格差是正、また、人材確保が困難になるなかで人材不足の課題を解消し、医師の働き方改革を実現していくことは喫緊の課題でした。そこで、業務効率化や業務改善を実現していくために検討されたのが、RPA導入による業務の自動化、省力化の実現でした。

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お客様の声

「旧ツールで作成した約30のロボットのAutomation Anywhereへの移行も、約2ヵ月の短期間だったにもかかわらずスムーズに行え、移行に伴う業務への影響はありませんでした」

呉共済病院
事務次長
経営企画室
課長
藤井友広氏

お客様の成果

新規システム導入に比べコスト不要、数ヵ月の期間短縮を実現した例も

エラーが起きない安定稼働性と、スケジュール機能で円滑な稼働が可能な点が決め手

2019年3月から職員6名が国産RPAツールの研修を受け、トライアルを開始しました。しかし、当初導入したツールは「エラーが発生してRPAが止まるというケースが生じていた」そうです。土日にエラーが発生すると、月曜日に出勤したときに止まった業務処理の対応に追われることがしばしばありました。

また、スケジュールについても、院内業務の中には、月末や月初など、処理するデータ量が多いときには処理時間が伸びてしまうものがあり、連携する別の業務をRPAで動かすことができなくなってしまうため、最大処理時間にあわせてスケジュールを組む必要がありました。こうしたことから別のRPA ツールを検討することとし、そこで検討、2021年4月に採用されたのが Automation Anywhereでした。藤井氏は、Automation Anywhere採用の決め手として、「作成スピードが速い」点と「エラーが起こりにくい」点を挙げました。

また、スケジュール機能によって、円滑にスケジュールを設定、RPA を稼働させることができる点や、権限設定や機能の切り分け、ログイン情報の秘匿化など「セキュリティの高さ」も決め手となったということです。

自動化されたプロセス

2021年7月現在、同院で稼働するロボットは医事課、会計課、管財課、経営企画室、医療秘書科の4部門で68にのぼります。
多くのロボットは、データ出力、帳票出力、データ入力などの業務を自動化しています。たとえば、採血室の患者向けの「待受け画面」を作成するロボットは、コロナ対策で採血室が密にならないよう、入室する患者数を制限するため、入室できる患者の整理番号を待合室の画面に表示する業務を自動化するものです。

「カルテシステムにログイン」「再受情報CSV出力」「採血受付CSV出力」「データ突合」「画面表示」といった一連の業務について「新規に待受けシステム導入までの数か月間、RPAで簡易的に作成し代用することができた。院内の機材を利用しているため費用は不要であった」ということです。
藤井氏は、RPA 導入による効果について「部署によって繁忙期と閑散期で時間の価値が違うため、削減時間だけで一概に定量化することは難しい」とした上で、重要なことは「RPAによって自動化された時間を有効に使えているかどうかであり、導入効果は業務改善・効率化がどこまでできたかを評価するのがよい」と話しました。

適用業務を拡大し、作成、運用体制強化を実現したい

今後は、RPAの適用業務を職員課へも拡張していくそうです。また、業務の対象者も診療部や看護部、コメディカル（医師・看護師以外の医療従事者）へと拡張していきたいと藤井氏は話します。

そのためには、院内へのさらなるRPAの周知やRPA作成者の育成、および体制の整備が今後の課題になるそうです。RPAの適用業務や作成、運用管理の体制強化によって、さらなる業務効率化、業務改善を実現していきたいと藤井氏は締めくくりました。

お客様の概要

1904（明治37）年開院、広島県呉市にある呉共済病院は、国家公務員共済組合連合会の病院です。「高度・良質の医療」「最善の奉仕」「研鑽と協調」「地域医療の支援」を理念とし、地域医療支援病院、災害拠点病院の指定を受けています。標榜診療科は33診療科、令和2年度診療実績は、1日平均外来数が651名、1日平均入院数が303名、職員数は764名を擁しています。