渋谷区役所 | Automation Anywhere

DXのツールの一つとしてRPA導入による業務改革を検討

渋谷区役所は、2019年1月に新庁舎へ移転しました。渋谷区デジタルサービス部長 ICTセンター長（統括課長）事務取扱の伊橋雄大氏は、「新庁舎への建て替えに伴い、ハードウェア基盤、ネットワーク、職員が使うデバイスといったオフィス環境のインフラを刷新した」と説明します。

デジタルサービス部 ICTセンター ICT第二係係長の宇都篤司氏はDXのテーマについて「たとえば、AI-OCRを活用した各種帳票のペーパーレス化やBI（Business Intelligence）ツールの活用によるデータ分析・活用の促進」などのテーマがあり、その一つがRPAの導入だと話しました。

導入事例のダウンロード

「Automation Anywhereによるロボット開発の内製化体制を進めたからこそ、現場の職員が業務改革を自分ごととして考え、主導する風土が醸成できたのではないかと考えます」

渋谷区
デジタルサービス部部長
伊橋雄大氏

「職員の働き方を変え、デジタルを活用した業務プロセスによって区民への行政サービスの質を向上させるDX推進のテーマの一つとして、RPAによる定型業務の自動化がありました」

渋谷区
デジタルサービス部 ICTセンター
ICT第二係係長
宇都篤司氏

お客様の成果

業務、

年間 3900

時間の削減効果を実現

セキュリティ性や安定稼働性、内製化へのサポートが決め手に

デジタルサービス部ICTセンター第一係の後藤友彰氏は、RPA 導入に求めた要件として「自治体のネットワーク環境は、セキュリティの観点から情報系と業務系で分離をしているため、どのネットワークセグメントでも問題なく稼働することが重要視された」と話しました。選定過程や選定後の使用を通じて、「Automation Anywhere」が優れているポイントとして、伊橋氏は「ブランドの信頼性」を挙げます。また、Bot開発や実行の権限やライセンスが詳細に設定でき、自治体特有のネットワークルールの中でも、問題なく稼働できる点が評価されました。そして、画面キャプチャの精度の高さなどの使い勝手の良さや、提案を行ったソフトバンクのサポート体制は、職員がBotを作れるようになるまで伴走する点が評価されました。

自動化されたプロセス

現在、稼働中のBot数は200を超え、RPAが適用された業務は60にのぼります。デジタルサービス部 ICTセンター ICT 第二係の新屋和彦氏は「RPAの利用実績がある部門は、課レベルで3割、部局では50％に達する」と説明します。そして、その削減効果は「年間で3900時間」が見込まれます。
一方、定性面での効果については「職員のモチベーションアップ」が挙げられます。ある職員はロボット作成を内製化で行った経験から、「自発的に、業務改善提案を行ってくれるようになった」とのこと。

特に効果が大きかった業務には、たとえば税務業務があります。住民税は毎年1月1日時点での居住地で課税されますが、それが徴収時の住所と異なる場合、当該自治体に住民税に関するデータを送付します。「そのための作業が、多い月で月間700件ほど発生していたが、RPAで自動化することで、年間約125 時間の削減効果があった」と新屋氏は話します。
伊橋氏は「内製化の体制を進めたからこそ、職員が改革を自分ごととして考える風土が醸成できたのではないか」と話します。

業務改革はトップダウンボトムアップとの両輪が重要

今後はRPA未適用の課や業務への拡大を進めていき、中長期的な展望としては「全庁横断的な業務に関してはICT センターに開発を集約していく」とのこと。これにより、いよいよ組織横断的な業務改革へのフェーズへと移行していく考えです。最後に、DXを推進したいと考える他の自治体へのアドバイスについて、新屋氏は「現場部門がロボットを内製開発することが、ノウハウ蓄積の点から有効だと考える」と述べました。伊橋氏はトップのリーダーシップをポイントに挙げ、「RPAを用いた改革のゴールに関する共通意識を持つためにはトップのコミットが欠かせない」と話しました。そして、後藤氏は「トップダウンとボトムアップの両輪でDXを推進していくことが大事だ」と述べ、業務改革をサポートするツールとして今後もAutomation Anywhereをフル活用してきたいと抱負を述べました。

お客様の声

「Automation Anywhereにより、業務に精通した現場部門が容易にロボットを内製開発することができ、ロボット開発のノウハウが組織全体に浸透していくことにつながりました」

渋谷区
デジタルサービス ICTセンター
ICT第二係
新屋和彦氏

「RPA導入に際しては、最初の各部門へのヒアリングを対面で行いました。申請のあった業務の他に本当に自動化したい業務があるケースもあり、各部門の“本音”を丁寧に聞くことが大事だと考えたからです」

渋谷区
デジタルサービス部 ICTセンター
ICT第一係
後藤友彰氏