Cómo impulsar un canal de casos de uso provechoso

El programa Pathfinder de Automation Anywhere le permite acelerar su éxito en la automatización. Aproveche el programa que incluye aprendizaje a su propio ritmo, conocimientos de compañeros y socios, participación de la comunidad e innovaciones de productos que le permiten ejecutar programas de automatización ágiles y ampliables en toda la empresa. Este artículo de blog sobre la creación de un proceso de casos de uso forma parte de una serie que le ofrece una muestra de la información y el asesoramiento disponibles a través del Programa Pathfinder. Para obtener más información, visite nuestras páginas web sobre Pathfinder.

Le gustaría contar con un proceso continuo de nuevos casos de uso de automatización para su abordaje. Eso ya lo sabe, pero ¿cómo y dónde puede generar ese flujo abundante de prioridades de automatización en diversas líneas de negocio? A partir de nuestra propia experiencia aquí en Automation Anywhere (sí, ponemos a prueba nuestros propios productos), así como de muchas historias de éxito de la comunidad, resumimos tres consejos para ayudarle a impulsar un proceso de casos de uso provechoso.

1. Encontrar su LOBBF

Cuando llega el momento de ampliar su alcance después de sus primeras victorias, generalmente vemos que los líderes de automatización utilizan dos métodos para encontrar sus próximos casos de uso.

• Colaboración. Esta es una buena estrategia para obtener un gran volumen de ideas. Póngase en contacto con los usuarios y pídales su opinión sobre lo que se debería automatizar a continuación. En teoría, esto es útil para descubrir dónde están los puntos débiles de sus usuarios finales. Sin embargo, si no se describen meticulosamente los criterios de automatización, las sugerencias recibidas pueden variar desde demasiado simples a realmente cómicas, una mezcla de ideas que no son los casos de uso de calidad que desea y necesita. ¿La automatización del termostato de la oficina de una persona va a revolucionar el negocio? No. La colaboración puede ser útil en algún momento de su proceso hacia la automatización (más adelante hablaremos de ello), pero ahora que está elaborando su proceso, tenemos un método que puede resultarle más útil para que incluya en su caja de herramientas.
• LOBFF. Este enfoque es la opción recomendada de Automation Anywhere para generar ideas de buena calidad y con un alto rendimiento de la inversión (ROI). Establezca una asociación personalizada con un accionista clave de una línea de negocio, y conviértalo en su "mejor amigo de la línea de negocio" (LOBBF). Su LOBBF tendrá una profunda percepción de cómo ambos, como equipo, pueden utilizar la automatización para transformar su empresa.

Al fin y al cabo, la transformación de la empresa es un requisito fundamental para el éxito de la automatización. Ni usted ni los accionistas buscan lograr solo mejoras graduales para ahorrar una hora aquí o allá. Una vez que le haya ayudado a transformar su línea de negocio, puede [exhibir ese resultado para] asociarse con otro LOBBF y así sucesivamente. Una y otra vez, se demuestra que ésta es la forma más eficaz para elaborar un proceso productivo que aportará métricas de éxito sustanciales a su programa de automatización.

2. Asegúrese de la relevancia del descubrimiento de procesos

¿Conoce ese fenómeno que se produce cuando está conduciendo hacia algún lugar que le resulta muy familiar y, de repente, llega a su destino sin haber prestado demasiada atención al trayecto? Eso es porque su cerebro estaba en piloto automático. Pero es posible que otra persona que conduzca por esa misma ruta por primera vez se siente de manera erguida, preste mucha atención a la carretera y al entorno, y lleve el volumen de la radio bajo como si eso le ayudara a concentrarse mejor durante el viaje. A veces hace falta un par de ojos nuevos, un observador inexperto, para extraer pequeños matices de un proceso que para usted es algo natural.

Esto nos lleva al siguiente paso fundamental en la generación de un proceso: el descubrimiento de procesos. El descubrimiento de procesos pretende obtener una vista de 360 grados de cómo los usuarios realizan su trabajo en toda la empresa. En la fase inicial, y a veces, en la fase de aceleración de su programa, puede revisar manualmente los procesos de principio a fin, especialmente si el proceso es sencillo y su relación con el LOBBF es sólida y de confianza. Fuera de esas excepciones, los procesos son demasiado complejos y amplios para revisarlos manualmente, y las personas suelen estar demasiado cerca del trabajo diario, lo que no les permite tener esa mirada fresca. Necesitará la ayuda de una plataforma de descubrimiento de procesos.

No todas las herramientas de descubrimiento de procesos se crean de la misma manera, por lo que compartiremos por qué nos hemos centrado en nuestra solución Process Discovery para ayudar a la comunidad en este paso fundamental.

• El resultado es una imagen completa de 360 grados de los datos granulares, así como de los patrones de comportamiento humano, con recomendaciones sobre qué automatizar para obtener el mayor ROI. Nuestra solución incluye más de un millón de horas de grabaciones del comportamiento de los usuarios. Sabemos lo que está pensando... ya puede sentir la profunda vacilación de usuarios que pueden temer por lo que parece un software de vigilancia que monitoriza cada uno de sus movimientos digitales. Los clientes que valoran profundamente los resultados de Process Discovery suelen destacar que la capacidad de analizar e identificar cada proceso y señalar las oportunidades de automatización con mayor ROI es crucial. Le ofrece un plan sobre qué automatizar a continuación.
• La Privacy Enhanced Gateway (PEG) redacta todos los datos sensibles a medida que realiza una radiografía del proceso en toda la empresa. Por lo tanto, es importante aprovechar la confianza generada en toda la organización a través de las primeras victorias de la automatización y demostrar que los puestos de trabajo no están amenazados.
• Una buena metáfora de nuestra solución Process Discovery: Piense en la producción que supone servir la cena para su familia. Supongamos que el menú de esta noche es pollo a la parmesana. En primer lugar, debe hacer la lista de las compras: pollo, pan rallado, salsa de tomate y queso parmesano. A continuación, debe ir al supermercado a comprar los ingredientes. Después, vuelve a casa a preparar la cena. Process Discovery procesaría los pasos que ha dado para tener la cena en la mesa: hacer la lista, ir a la tienda y preparar la cena. Luego, profundizaría en la tarea de averiguar qué hizo exactamente en cada uno de esos pasos: ¿revisó el refrigerador o la despensa al hacer la lista de compras?; ¿qué pasillos del supermercado recorrió?; ¿horneó o frio el pollo empanado? Todos estos datos recopilados darían una imagen completa de lo que supone servir la cena.

3. Mantenga una perspectiva hacia el futuro

Hasta ahora, creó asociaciones, generó una serie de casos de uso y convirtió a sus LOBBF en héroes de la transformación. También implementó el descubrimiento de procesos para acelerar la identificación de nuevas oportunidades de automatización. Aún quedan futuras oleadas de ideas de automatización que captar. Aquí es donde completamos el círculo sobre el método de colaboración. Al abrir el buzón de sugerencias de casos de uso, se enfrentará a los mismos retos que mencionamos antes, por lo que le recordamos que es importante no solo establecer normas y expectativas para las propuestas, sino también reiterar esos parámetros una y otra vez. Las automatizaciones deben tener un fuerte potencial de ROI, no ser excesivamente complejas y aportar valor a la empresa. Incluso con todo esto, seguirá recibiendo propuestas para automatizar el termostato de alguna oficina. Sin embargo, en este momento ya dispone de un proceso productivo y no tiene la necesidad de basarse en estas sugerencias para desarrollar un programa de automatización transformador.

Los clientes de Automation Anywhere nos han compartido distintos métodos que utilizaron para abrir un buzón de sugerencias satisfactorio, por lo que nos complace transmitirle algunas ideas.

• Establezca un correo electrónico específico para las propuestas, como "Automatización@empresa.com".
• Cree un formulario de propuestas en línea en la intranet de su empresa.
• Envíe un boletín por correo electrónico en el que solicite propuestas.

A medida que reciba propuestas, buenas y no tan buenas, asegúrese de responderlas a todas. Sus respuestas deben agradecer y corregir el rumbo cuando la idea no sea adecuada, por ejemplo, algo tan sencillo como un acuse de recibo por correo electrónico con una plantilla: "Muchas gracias por tomarse el tiempo de presentar su idea de automatización. Nos gustó ABC sobre su idea. Lamentablemente, no podemos seguir adelante con ella porque actualmente no aborda uno o más de nuestros objetivos fundamentales de X, Y y Z". Cuando llegue una buena idea, asegúrese de elogiar y celebrar al gran pensador. Tal vez puede enviar un correo electrónico a toda la empresa o entregar un premio: "Jane Doe presentó la mejor idea de automatización. Nos permitió ahorrar 1000 horas y resolver el problema XYZ. ¡Felicitaciones, Jane! ¿Quién quiere seguir los pasos de Jane? Envíennos su idea".

Estos son tres consejos viables que sin duda le permitirán elaborar un proceso de automatización productivo para su programa. A medida que avance por cada uno de los pasos, recuerde seguir reforzando la confianza en la automatización y elogiar siempre a aquellos socios y héroes que colaboren con la generación de casos de uso.