Cómo mostrar el máximo valor de su programa de automatización

El programa Pathfinder de Automation Anywhere le permite acelerar su éxito en la automatización. Aproveche el programa que incluye aprendizaje a su propio ritmo, conocimientos de compañeros y socios, participación de la comunidad e innovaciones de productos que le permiten ejecutar programas de automatización ágiles y ampliables en toda la empresa. Este artículo del blog forma parte de una serie que le ofrece una muestra de la información y el asesoramiento disponibles a través del programa Pathfinder. Para obtener más información, visite nuestras páginas web sobre Pathfinder.

Cuando su programa de automatización está en funcionamiento, no cabe duda de que está aportando valor a su organización. Pero para comprender hasta dónde llega ese valor, debe formular las preguntas adecuadas para revelar las métricas más sustanciales, quizá no cuantificables, que dan peso a su programa. Las mejores preguntas que puede formular (con sus respectivas respuestas con métricas) probablemente cambien en función de la fase en la que se encuentra: inicio, aceleración o expansión. 

Las métricas de las que hace un seguimiento y la narrativa detrás de sus cifras pueden ser las herramientas más poderosas de su programa de automatización. Pueden tener un enorme impacto en su programa de automatización, independientemente del resultado:

• Compromiso y financiación del liderazgo
• Iniciativas de divulgación entre equipos para el liderazgo empresarial
• Justificación de las iniciativas adicionales de automatización
• Proyecciones del retorno de la inversión (ROI)

El valor del bot siempre es superior al volumen del bot

Existe una cadencia general que puede seguir para medir el rendimiento y hacer avanzar su programa de automatización.

• En la fase inicial, se recomienda sentar las bases para realizar un seguimiento de las métricas básicas.
• En la fase de aceleración, dispondrá de los datos necesarios para realizar un seguimiento de las métricas tangibles.
• En la fase de expansión, podrá realizar un seguimiento de todo lo anterior, además de las "métricas blandas" más intangibles, que pueden ser tanto o más poderosas a la hora de demostrar el impacto de la automatización.

CONFESIONES DE UN LÍDER DE LA AUTOMATIZACIÓN: 

Tenga en cuenta que nada de lo que le sugerimos aquí para que haga un seguimiento depende de la cantidad de bots en funcionamiento. Esto se debe a que muchos bots pueden tener un impacto valioso, pero un bot que automatice 20 procesos podría suponer un ahorro de costos o de tiempo mucho mayor que 10 bots que automaticen 10 procesos. Este fue el caso de un miembro de la comunidad de Automation Anywhere, que explicó a su grupo de usuarios que al intentar realizar un seguimiento del impacto de las automatizaciones, al principio se equivocó. Este cliente se centraba en la cantidad de automatizaciones implementadas y rápidamente se dio cuenta de que esta métrica no transmitía a la alta gerencia el impacto que estaba teniendo la automatización. Usted y las partes interesadas desean comprender el valor que proporciona su programa de automatización global, y es posible que pasen por alto puntos de datos importantes que demuestran un impacto empresarial valioso si solo se centran en la cantidad de bots.

Métricas que se deben registrar al principio

Si se encuentra en la fase inicial del programa de automatización, puede simplificar las métricas de los informes. Pero INCLUYA esta perspectiva en el rendimiento. Esto es algo que irá desarrollando a medida que avance. Al principio, la elaboración de informes puede ser tan sencilla como hacer un seguimiento de la cantidad de ejecuciones de bots para una automatización determinada y multiplicarlo por el ahorro previsto por ejecución. Esto funciona de la siguiente manera:

• El Bot A está diseñado para ejecutarse 52 veces durante el próximo año y permitiría ahorrar USD $52 000.
• El Bot A en realidad se ejecutó 50 veces durante el año, por lo que permitió ahorrar USD $50 000.

Es un buen punto de partida cuando se está en la fase inicial.

Comparta los beneficios tangibles obtenidos a medida que avanza hacia la fase de aceleración.

Las métricas duras son increíblemente valiosas. A medida que los experimente, incorpórelos a su plan de conversación y destáquelos en la narración que comparta sobre su programa de automatización. Esta es la mejor manera de lograr que las personas vean el poder de un programa de automatización y que comiencen a percibir el valor que está generando. Piense en lo siguiente:

• Horas ahorradas
• Dinero ahorrado
• Cantidad de ejecuciones del bot (referencia para el futuro)
• Porcentaje de empleados habilitados por la automatización o que acceden a ella

CONFESIONES DE UN LÍDER DE LA AUTOMATIZACIÓN: 

Uno de los miembros de nuestra comunidad, un minorista de ropa internacional, quería lograr un ahorro de costos considerable. Invirtió en automatización para reducir las entregas duplicadas que se producían en algunas de sus cuentas mayoristas. Esta automatización le permitió ahorrar un 25 % en costos reales mes a mes al reducir los gastos asociados a los portes de devolución, la mano de obra, la reposición de productos, etc. Una vez que sepa bien cómo compartir métricas duras como estas, es hora de pasar a los ahorros blandos.

Piense en los ahorros blandos a medida que avanza hacia la fase de ampliación

Los ahorros blandos son beneficios que su organización experimenta y que no son necesariamente tangibles, pero que son lo suficientemente importantes como para reconocerlos. Por ejemplo:

• Mayor motivación de los empleados debido a que pueden concentrarse en las tareas más importantes.
• Mayor satisfacción de los clientes debido a que los empleados tienen más tiempo para dedicar a las conversaciones con ellos.

CONFESIONES DE UN LÍDER DE LA AUTOMATIZACIÓN: 

Otro miembro de la comunidad del sector financiero compartió algunas "métricas blandas" que experimentó en torno a la motivación. Cada cierre de trimestre, los empleados de esta empresa afrontaban una ronda de procesos extenuantes. Cuando la empresa examinó las renuncias, observó un patrón: la mayor cantidad de renuncias se producían antes y después del cierre trimestral, el cual, antes de la automatización, implicaba trabajar una gran cantidad de horas.

Una vez que el cierre trimestral se automatizó significativamente, la motivación aumentó, las puntuaciones de satisfacción de los empleados subieron y, finalmente, la organización experimentó un menor desgaste. De nuevo, se trata de una métrica blanda, pero considerable (y que cualquier empresa valoraría). Por lo tanto, aunque no haya necesariamente un ahorro de costos tangible en estos casos (y la cantidad de bots en funcionamiento, de nuevo, no es un factor que se deba considerar), sus automatizaciones pueden generar un gran impacto, aunque intangible, en esta etapa.

Conozca sus MVP

Ya formuló buenas preguntas y desarrolló métricas para responderlas. Todavía queda otro paso para lograr una narrativa satisfactoria de métricas de valor: Esto implica conocer sus procesos más valiosos (MVP). Estas son las automatizaciones que se destacan como pilares transformadores de todo su programa de automatización.

CONFESIONES DE LÍDERES DE LA AUTOMATIZACIÓN: 

Uno de nuestros clientes minoristas expresó que el lanzamiento de un nuevo producto generó un gran impacto en el mercado debido a los plazos de entrega. Desde la concepción de la idea hasta la entrega final, su velocidad de comercialización era increíblemente lenta. Mientras tanto, su competidor era capaz de lanzar nuevos productos al mercado en la mitad de tiempo.

El proceso de automatización implementado redujo sus plazos de entrega a más de la mitad y creó una enorme oportunidad comercial para la empresa. Aunque la velocidad de comercialización no es necesariamente cuantificable en una métrica granular, su gran valor era evidente para todo el equipo ejecutivo en cuanto al liderazgo en el mercado y la diferenciación de la marca. Ese es su MVP.

En otro caso, un cliente financiero internacional se encontraba en una situación de incumplimiento de la normativa sobre la presentación de informes. Cada semana que permanecía en situación de incumplimiento, incurría en importantes multas. Recurrió a la automatización para resolver sus problemas de incumplimiento y evitar multas excesivas en el futuro. ¿Existe una métrica granular que pueda vincularse al cumplimiento de normativas? Posiblemente no. Pero este proceso de automatización es su MVP porque aportó un enorme valor a su resultado final. Un MVP puede ser algo intangible pero tan sustancial que se comprenda su valor monetario tangible o hipotético. Puede hacer que los sistemas de su organización sean más seguros o logren un mayor cumplimiento de normativas, o puede generar un enorme costo de oportunidad.

Conclusión

Para asegurarse de que su programa de automatización va por buen camino, puede formular las preguntas adecuadas y desarrollar las métricas a partir de sus respuestas a medida que avanza. Recuerde que debe empezar por lo simple, registrar los costos duros y añadir después el valor de los costos blandos. Es una fórmula que nuestra comunidad ha visto que da resultado una y otra vez. Usted también lo verá.