Como a Vale encontrou ouro com a automação impulsionada por IA

A Automation Anywhere oferece hoje uma infinidade de inovações de automação impulsionadas por IA para ajudar as organizações a automatizar mais processos, passando da descoberta à automação em tempo recorde. Porém, toda automação bem-sucedida começa com a compreensão das nuances do processo a ser automatizado, para que seja possível encontrar o caminho mais rápido para a otimização do processo e o retorno sobre o investimento (ROI) do negócio.

A Vale, uma empresa global de mineração com sede no Brasil, utilizou o Process Discovery da Automation Anywhere para entender melhor os processos de aquisição, identificar candidatos ideais para automação e automatizar mais de 3.000 processos, economizando mais de 121 mil horas anualmente. O objetivo da empresa é usar a automação para ajudar os trabalhadores a ter tempo para se concentrarem em trabalhos mais gratificantes. Continue lendo para saber como.

Duplicar o volume sem aumentar a carga de trabalho

A Vale extrai minério de ferro, pelotas, níquel e outros recursos, realiza operações para gerar cobre, ouro, prata e outros materiais, além de possuir operações em logística, energia e siderurgia. Ela também adquire minério de ferro para que outras empresas de mineração possam aproveitar as vastas redes logísticas globais da Vale, incluindo instalações e escritórios no Canadá, Indonésia, Malásia, China, Reino Unido e outros territórios.

A Vale é, sem dúvida, uma organização gigantesca, com mais de 120 mil funcionários e dezenas de milhares de trabalhadores terceirizados adicionais envolvidos nas operações. Destes, 80 mil trabalhadores utilizam computadores em processos que são potenciais candidatos à automação. Encontrar até mesmo pequenas oportunidades de automação facilmente economizaria milhares de horas e milhões de dólares para a empresa.

Ao iniciar sua jornada de automação em 2018, a Vale não precisou procurar muito para encontrar o impacto da automação, tendo em vista o tamanho da empresa e sua atuação em um cenário regulatório notoriamente burocrático como o do Brasil.

“Existem vários produtores no Brasil que nos vendem para exportar seus produtos para o mundo”, explicou Alexandre Pigatti, Chefe de Inteligência Artificial e Democratização de Dados na Vale, no Imagine Austin 2024. “No Brasil, temos muita documentação envolvida nessas transações. Temos planos de dobrar o número dessas transações, mas não há como dobrar o número de pessoas que elas exigem. Aquele era o nosso desafio.”

Compreender como as coisas realmente são feitas

A princípio, a Vale utilizou métodos tradicionais do Process Discovery baseados em entrevistas para definir e analisar os processos existentes. Foi um processo lento e trabalhoso que exigiu muito retrabalho e entrevistas de acompanhamento.

“Foi difícil agendar reuniões, porque cada um tem seu próprio trabalho a fazer e está preocupado com os prazos”, lembrou Pigatti. “Eles também são seres humanos e esquecem as coisas, então era comum encontrar lacunas quando tentávamos implementar. Isso era ruim porque era preciso entrevistar tudo mundo, de novo. Normalmente, essa fase levava cerca de 3 meses.”

A Vale viu uma oportunidade de modernizar este precursor crucial para automação com o Process Discovery impulsionado por IA da Automation Anywhere. Funciona ao implantar um agente de software leve no desktop do usuário para gravar cada ponto de contato do processo. O Process Discovery identifica, estrutura e mapeia os dados do processo para criar esquemas de processo e documentos de definição de processo (PDD). Dessa forma, as equipes de automação podem analisar os processos para encontrar oportunidades de otimização, decidir os próximos passos e alimentar com informações os esforços de conformidade.

Para esse processo de documentação regulatória, a Vale instalou agentes do Process Discovery nos computadores de apenas sete trabalhadores e deixou-os em execução por 10 dias. Nesse período, 370 mil eventos foram capturados.

“Com o Process Discovery, levou apenas 10 dias, o que foi muito melhor para nós”, acrescentou Pigatti. “E o Process Discovery foi melhor porque nunca esquece uma etapa.”

De três meses para 10 dias: uma redução de 89% dos ciclos de descoberta de processo foi o que a Vale conseguiu com a ajuda da Automation Anywhere. Mas essa foi apenas a primeira de muitas economias.

Otimizar e automatizar todo o processo, inclusive etapas fora do comum

O Process Discovery também produziu insights valiosos para a Vale sobre processos que, de outra forma, teriam sido ignorados. Primeiro, foi constatado pouca variação no processo entre os usuários, indicando que o processo era muito estável, maduro e ideal para automação. Também encontrou oportunidades de otimização em uma etapa que exigia que os vendedores preenchessem um formulário de controle de qualidade. A Vale esperava respostas padronizadas, mas cada vendedor preenchia o formulário de maneira diferente, indicando uma oportunidade para treinamento adicional ou para melhorar o próprio formulário.

No nível de interação do sistema, a Vale esperava que os funcionários completassem a maior parte do processo em seu sistema SAP. A análise do Process Discovery mostrou que os funcionários usavam o Microsoft Excel, o Explorador de Arquivos e o Outlook mais do que o SAP, sinalizando oportunidades adicionais de otimização.

“Os funcionários usaram o Excel 42% do tempo, então nos perguntamos se deveríamos treiná-los melhor com o SAP ou tornar o Excel parte do processo”, disse Pigatti. “Foi uma descoberta interessante porque, se tivéssemos feito apenas mineração de processo, ela só funcionaria em registros do SAP e de outros sistemas legados. Não temos registros para Excel ou Microsoft. O Process Discovery capturou tudo.”

Explorando novas maneiras de transformar o trabalho com automação

Com esses resultados do Process Discovery, a Vale identificou seis categorias de processos, da criação de pedidos e gestão de faturas a relatórios de qualidade do produto e atendimento.

“O objetivo da automação não era reduzir a força de trabalho, mas sim liberar as pessoas para fazerem trabalhos mais analíticos e estratégicos”, explicou Pigatti.

“Conseguimos economizar 2.500 horas por ano — o que representa uma economia de 5 milhões dólares sem aumentar o número de FTEs — e isso alterou completamente a forma como todo o departamento trabalhava.”

A Vale está atualmente no meio do processo de automação da aquisição de materiais, mas já automatizou mais de 3.000 tarefas para economizar 121 mil horas anualmente em mais de 30 áreas. E ainda há mais por vir. Com 810 desenvolvedores cidadãos treinados, Pigatti está buscando economizar mais em custos e tempo, além de aproveitar oportunidades para automatizar mais processos em toda a organização. Um grande componente desses esforços será o Automation Co-Pilot da Automation Anywhere, o primeiro assistente com IA generativa projetado para automação.

“Estamos buscando aplicar o Co-Pilot em vários sistemas legados”, disse Pigatti. “Queremos colocar a IA generativa em ação. E temos serviços de geração aumentada por recuperação (RAG) prontos para serem colocados em ação também.”

Pigatti mencionou exemplos onde a Vale planeja usar automações impulsionadas por IA e chatbots para realizar tarefas de forma mais rápida e precisa.

“Imagine pedir a um chatbot para agendar minhas férias. O chatbot poderia acessar o sistema de RH e agendar minhas férias (já que eu sempre esqueço como entrar nessa parte do sistema). O chatbot então me alertaria quando o processo fosse concluído. Ou, eu talvez quisesse saber mais sobre a produção de uma mina de minério de ferro específica. Eu poderia perguntar ao chatbot, e ele poderia consultar nossos sistemas de fabricação, gerar os relatórios, extrair as informações e me responder.”

“São esses tipos de automações que mudarão a maneira como nosso pessoal interage com nossos sistemas”, concluiu Pigatti. “Isso vai mudar completamente a forma como trabalhamos.”

Para saber mais sobre a jornada de automação com IA da Vale, assista à sessão Imagine 2024, “Vale Demonstrates the Power of Process Discovery Driving Greater Efficiency and Precision”.