Processamento inteligente de documentos para contas a receber

Nos últimos anos, o setor financeiro e contábil tem visto um aumento significativo na automação inteligente para apoiar sua aceleração digital.

Processamento Inteligente de Documentos (IDP) é uma tecnologia RPA que captura dados sobre documentos comerciais, aumentando a eficiência e o tempo de entrega de contas a pagar, contas a receber e operações de tesouraria.

A RPA incorporada com o machine learning e o processamento de linguagem natural podem ser usados para capturar dados em formatos estruturados e não estruturados para otimizar todo o processo de contas a receber.

Por exemplo, as organizações podem usar RPA e IA para processar faturas em vez de funcionários de contabilidade. Os departamentos financeiros podem gerenciar as exigências de distribuição de faturas, comparar preços e informações da empresa, e revisar a documentação. A captura de dados por OCR elimina a necessidade de entrada manual de dados enquanto remove o erro humano.

Quais são os benefícios do processamento inteligente de documentos em contas a receber?

O Processamento Inteligente de Documentos é predominante nos departamentos financeiros devido à capacidade de transformar informações não-estruturadas e semiestruturadas em dados pesquisáveis com OCR. Embora isso possa parecer simples, o IDP usa tecnologias de ponta como processamento de linguagem natural (PNL), visão computadorizada e machine learning (ML) para facilitar nossa vida.

Melhorar a eficiência operacional

Muitas vezes leva dias para processar uma única fatura. Infelizmente, a maior parte desse tempo é gasto em processos manuais ineficientes de contas a receber como arquivamento, cópia, envio por correio, recuperação e envio de documentação por fax. O IDP fornece a capacidade de arquivar e recuperar dados estruturados e não estruturados, permitindo aos usuários utilizar melhor seu sistema de gerenciamento de documentos.

Entrada de pedidos rápida e precisa

Os departamentos de contas a receber recebem pedidos em muitos formatos, incluindo fax, telefone, e-mail, EDI, compras on-line, até mesmo remessas. Integração de Contas a Receber IDP com sistemas ERP como SAP ou Oracle permite o processamento preciso de faturas, incluindo extração de dados, indexação, monitoramento de fontes e fácil rastreamento de documentos.

Reduzir os dias de vendas pendentes

Pagamentos de contas a receber pendentes são um problema recorrente em B2B. O processamento manual acrescenta atrasos e erros, deixando porções da receita mensal indisponíveis. A RPA fornece dados precisos para manter o controle da DSO, enviar faturas automaticamente em horários definidos, automatizar lembretes e cobranças e fornecer opções de pagamento digital para pagamentos mais gerenciáveis.

Criação de faturas simplificadas

Crie faturas e envie pedidos de pagamento pode ser demorado e caro devido a erros e atrasos. O IDP e a RPA facilitam o embarque de novos clientes e a faturação. As faturas podem ser criadas em lote com modelos baseados em dados da empresa, entregues automaticamente em datas definidas, e pagamentos reconciliados com sistemas contábeis.

Maior exatidão de dados

Erros de fatura mal executados podem levar à perda de receita e a outros efeitos adversos. A automação elimina a maioria, se não todos, os erros manuais associados à entrada de dados. A automação inteligente também gerencia as contas a receber, prevenindo a queda de receitas e dívidas incobráveis.

Um controle interno mais forte

Os gerentes dos departamentos financeiros devem confiar em seus dados para avaliar onde existem gargalos e ineficiências e como as equipes individuais são produtivas. Adicionando o PDI ao relatório fluxo de trabalho facilita a coleta de métricas precisas. O software lança informações de rotas-alvo para os gerentes e alerta automaticamente as partes interessadas com base em regras definidas.

Quem se beneficia de contas a receber com processamento inteligente de documentos

O IDP tem encontrado seu caminho em quase todas as funções e departamentos empresariais em quase todos os setores. Por exemplo, os bancos utilizam o PDI para processar verificações móveis, e a manufatura utiliza o PDI para processar as faturas recebidas.

Jurídico

A automação de AR com IDP suporta o jurídico de múltiplas maneiras. Por exemplo, o IDP pode satisfazer as obrigações de relatórios de conformidade, produzindo automaticamente relatórios precisos e notificações em tempo real para garantir que as exigências legais sejam consistentemente cumpridas.

Atendimento ao cliente

O fornecimento de faturas precisas, entrega de faturas consistente, facilidade de pagamento e programação dá aos agentes acesso instantâneo aos dados do cliente, fornecendo-lhes uma fonte única e precisa de verdade sobre o status da fatura e do pagamento.

Departamento de análise

A RPA fornece uma abordagem rica em dados para a AR que impacta diretamente a análise. Os bots de software criam trilhas de auditoria para melhorar a visibilidade e atualizar a fonte central de dados mestres em tempo real. Percepções precisas ajudam a identificar riscos potenciais de não-pagamento e onde priorizar as cobranças.

Representantes de vendas

Usando a tecnologia RPA como trabalhadores digitais, os representantes de vendas podem acessar mais informações do cliente, incluindo limites de crédito, históricos de pagamentos e atividades atuais. Isso os ajuda a fazer melhores previsões de vendas e a identificar clientes potencialmente arriscados.

O TreasuryONE automatiza para fornecer serviços de tesouraria de primeira linha

“Para nós, o interessante é deixar as tarefas complicadas com os bots. Não para substituir nosso pessoal, mas para deixar os bots fazerem as coisas em que os bots são bons e deixar nosso pessoal se concentrar onde eles se destacam; construindo relacionamentos e oferecendo um melhor serviço aos nossos clientes.”

– Rudolph Janse Van Rensburg, Diretor de Tecnologia da Tesouraria da TreasuryONE, TR Tech

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Processos de negócios críticos de ponta a ponta automatizados

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Como as contas a receber com processamento inteligente de documentos podem ajudar seu departamento de contabilidade

O IDP está ajudando a levar adiante a adoção da transformação digital. Além disso, o cumprimento de iniciativas regulatórias sem papel impulsiona ainda mais a automação de processos comerciais. Mas como a AR Automation e o IDP ajudam na linha de fundo de sua organização?

Aqui estão alguns exemplos de como a automação pode ajudar sua empresa a sobreviver e prosperar:

Receba mais rápido o pagamento

Extraia dados de pagamento de várias fontes, incluindo impressão não estruturada e digital semiestruturada.
Crie faturas instantaneamente sob demanda com base nos detalhes inseridos.
Mantenha as faturas em movimento por meio de processos de aprovação com notificações automatizadas às partes interessadas da próxima linha.
Comunique-se rápida e precisamente com os clientes sobre o status de suas faturas.
Distribua faturas automaticamente para locais especificados pelo cliente, seja e-mail ou uma plataforma legada pelo cliente.
Ofereça métodos de pagamento fáceis, conecte-se a instituições de pagamento e notificar as partes interessadas quando os pagamentos são feitos.

Otimizar os processos de AR

Digitalize aplicações de crédito, eliminando a necessidade de digitalizar em documentos em papel.
Forneça a novos clientes acesso on-line para preencher pedidos de crédito, reduzindo possíveis conflitos de programação.
Extraia os dados pertinentes do cliente de várias fontes, eliminando a necessidade de pesquisar manualmente as informações.
Monitore automaticamente o status do pagamento e envie acompanhamento amigável para incentivar o pagamento de faturas pendentes.
Integre-se com sistemas ERP, software de contabilidade e plataformas de faturamento para entrega automatizada.
Remova atrasos na fatura devido a imprecisões ou atrasos na aprovação.

Ganhe tempo de agente de volta

Remova o trabalho constante e tedioso que pode levar a erros, faltas de mão de obra e omissões.
Libere os funcionários para encontrar outras formas de agilizar os processos financeiros e as tarefas contábeis.
Reduza os tempos de processamento de faturas, permitindo que os funcionários processem mais faturas mais rapidamente.
Rastreie automaticamente todas as suas atividades baseadas em AR e mantenha registros precisos para as exigências legais.
Automatize os registros de entrada em contabilidade.
Faça logon/logout em várias plataformas legadas com um logon para economizar tempo no início e no final do dia.

Continuidade operacional

Conecte-se instantaneamente a RPA a qualquer sistema com trabalho de desenvolvimento zero.
Reduza o risco e garanta a segurança dos dados com acesso baseado em papéis e trilhas de auditoria.
Implemente escalas em seu ritmo, quer você automatize cada processo ou esteja considerando hiperautomação.
Torne os funcionários mais adaptáveis com o suporte da Força de trabalho digital.
Acelere a recuperação de desastres com a capacidade que a RPA proporciona para tornar a infraestrutura comercial mais flexível.
Mantenha a empresa funcionando durante as interrupções do centro de dados, fornecendo acesso aos dados distribuídos instantaneamente.

O que procurar em soluções IDP para contas a receber

Existem muitas soluções de automação de AR, mas nem todas são a mesma coisa. Então, o que você deve procurar?

A solução é flexível? Sua solução RPA escolhida deve ser capaz de trabalhar no local, em ecossistemas híbridos, ou na nuvem. Também precisa chegar a todos os seus locais para uma visão corporativa completa dos dados e do fornecimento.

Permite que as faturas sejam enviadas de várias maneiras? Por exemplo, alguns clientes preferem faturas em papel, enquanto outros preferem a distribuição digital. Sua solução de automação de AR deve ser suficientemente flexível para lidar com a distribuição de faturas.

Seu software RPA é capaz de se integrar com aplicativos de terceiros e legados? A automação de AR deve se integrar rápida e facilmente com seu ERP e outras tecnologias existentes.

Finalmente, é seguro? Ao lidar com transações monetárias, seus dados devem ser protegidos. Certifique-se de que sua plataforma RPA escolhida forneça a criptografia de dados e o acesso baseado em funções que você precisa para manter seus dados seguros.

Como começar

Você pode solicitar uma demonstração e ser guiado através de nossa plataforma por especialistas em automação para ajudar você a desenvolver uma Prova de Conceito.

Finalmente, cadastre-se para Automation Anywhere University para caminhos de treinamento baseados em papéis. Obtenha experiência prática com a criação de bot sem código, arrastar e soltar e aprenda como é fácil de usar na contabilidade.

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