Automação de compras a pagamento

A cadeia de valor para finanças e contabilidade (F&A) está repleto de processos padronizados e transacionais, o que o torna um candidato altamente adequado para automação. É claro que cada abordagem tem suas próprias oportunidades, mas o processo P2P é indiscutivelmente um dos alvos mais críticos e de maior visibilidade para RPA.

Todo o processo P2P pode incluir vários processos altamente repetitivos e manuais. Por exemplo, envolve transações complexas com vários fornecedores, processamento de faturas, aprovação de faturas e fluxo de caixa e satisfação do fornecedor. Portanto, não é de se admirar que as empresas busquem otimizar suas soluções P2P com a automação de procure-to-pay.

As soluções de automação P2P se integram com seu sistema ERP para ajudar a agilizar os processos de negócios. Ao transformar tarefas demoradas em fluxos de trabalho automatizados, as organizações podem realizar economias de custos, maior eficiência e melhor satisfação dos funcionários em um triplo ganho.

Quais são os benefícios da automação de procure-to-pay?

As soluções de aquisição integram vários processos no processo de gerenciamento de aquisição mais amplo para alcançar maior eficiência geral. As iniciativas de automação usando RPA são o próximo passo na busca de processos perfeitos. Contas a pagar, pedidos de compra, fornecedores de integração e faturas de correspondência de três vias são exemplos de áreas em que a automação pode ajudar as equipes de compras a se destacarem.

Controle ativo de gastos

A RPA ajuda a reduzir os gastos dos dissidentes, proporcionando clareza no fluxo e refluxo constante da cadeia de fornecimento. Por meio do monitoramento contínuo de faturas, suprimentos, fornecedores e muito mais, o RPA e a Inteligência Artificial (IA) permitem que as equipes de compras identifiquem gastos independentes, determinem por que ocorrem, revisem o processo de compras e cobrem lacunas.

Consolidar processos de comércio

Soluções automatizadas de procure-to-pay simplificam a consolidação e colaboração, desde a entrada de dados até notificações, gerenciamento de contratos e requisições de compra. O RPA facilita o manuseio da documentação necessária; os trabalhadores digitais preenchem as lacunas entre os sistemas legados, roteando as informações para onde elas precisam ir, geralmente em tempo real.

Gerenciar rapidamente os fornecedores

Só a administração de fornecedores tem várias tarefas que devem ser feitas para estabelecer uma cadeia de fornecimento saudável. A RPA agiliza a gestão de fornecedores com o manuseio preciso de faturas e aprovações rápidas de fornecedores. A integração com sistemas legados permite bots como Document Automation para enviar informações às partes interessadas para tempos de aprovação mais rápidos.

Necessidades de fornecimento com precisão prevista

As soluções RPA com capacidades cognitivas combinam reconhecimento de caracteres ópticos (OCR), visão por computador, machine learning (ML), e IA para extrair e melhorar a precisão dos dados capturados. Como resultado, as equipes de compras podem ver exatamente o que precisa ser comprado e permitir que você aproveite os descontos em pedidos e pagamentos antecipados.

Aumentar o controle regulatório

Os bots de software têm registro embutido por necessidade. Você quer ser capaz de ver como os processos estão fluindo a qualquer momento. O aumento do controle regulatório é um grande benefício do registro de tarefas. A RPA pode ajudá-lo a compreender melhor seus processos e fluxos de trabalho e fornecer supervisão sobre como os produtos são fabricados e vendidos dentro de sua organização.

Eliminar atividades de baixo valor

O fluxo de trabalho de compra a pagamento precisa acontecer rapidamente, e as empresas com pouca ou nenhuma automação sofrem por isso. A RPA com automação cognitiva acelera o processo de compra, reduzindo ou eliminando tarefas manuais e repetitivas. Isso tem um efeito positivo no tempo desperdiçado pelas equipes de e-procurement e finanças e na lucratividade da empresa.

Quem se beneficia da automação de procure-to-pay?

A automação P2P beneficia toda a organização. No entanto, a automação não precisa parar aqui. As soluçõesde RPA em nuvem, como o Automation 360 e o Automation Co-Pilot, são infinitamente dimensionáveis, para que sua solução P2P automatizada possa ser sua solução de negócios automatizada.

Faturadores

O processo de aprovação de faturas pode ficar atolado com o roteamento manual, o registro e a coleta de informações. Isso leva a um crescente acúmulo de faturas, maiores erros e atrasos nos pagamentos. RPA, Automation Co-Pilot e Document Automation trabalham com os encarregados das faturas para processar com eficiência cargas de trabalho maiores.

Contas a pagar

O custo médio de processamento de faturas está diretamente relacionado com o nível de automação, de acordo com os dados do Institute of Finance and Management (IOFM). Além disso, um Relatório de Referência de 2017 comparou as funções de AP em várias empresas e constatou que a RPA e a IA podem ajudar a reduzir os custos em 80%.

Equipes de gerenciamento de fornecedores

As equipes de gerenciamento de fornecedores são encarregadas de trazer os fornecedores para SAP ou outras plataformas legadas. A automação inteligente de RPA e P2P ajuda a consolidar os dados do fornecedor para um gerenciamento mais rápido, fornecedores mais satisfeitos, pagamento de faturas sem OC mais oportuno e mais economia de custos.

Equipes de compra

Criar pedidos de compra manualmente significa que suas equipes de compras estão perdendo tempo pesquisando e baixando anexos de e-mail. Em vez disso, os membros da equipe podem abrir o Automation Co-Pilot, escolher o formulário apropriado e deixar o bot fazer o trabalho para um processamento de compra mais rápido.

Esta empresa pensa grande, começa pequeno, aprende rápido e escala rapidamente para ter sucesso com RPA

“É preciso pensar na transformação não como restrita a uma função de negócios específica, mas como uma transformação de ponta a ponta. Essas coisas são confusas, mas, em última análise, o maior valor é obtido quando você repensa o negócio como um todo.”

– Diretor Associado de Finanças

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100%

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Leia o estudo de caso

Como a automação de aquisição a pagamento pode ajudar sua empresa?

Comparar o estado atual de sua organização com o potencial estado futuro da automação de aquisição até o pagamento revela algumas maneiras potencialmente surpreendentes pelas quais a automação pode ajudar seus negócios. As habilidades do RPA vão muito além do processamento de faturas, integração de fornecedores ou gerenciamento de contratos.

Sincronizar atividades

Mantenha um inventário preciso e informações de processamento de fornecedores para um melhor controle do fornecimento.
Reduza as faturas em papel e racionalize seu ciclo de vida de fatura-para-pagar.
Encaminhe as faturas para as partes interessadas importantes através de fluxos de trabalho de aprovação.
Gerencie consultas de fornecedores facilmente com suporte de help desk em tempo real.
Facilite a colaboração entre departamentos para gerenciar melhor as exceções.
Consolide informações de diferentes canais (e-mail, fax, EDI) em uma única fonte de dados.

Reduzir erros

Localize as áreas onde os gastos com dissidentes são mais comuns e quais são as únicas que são necessárias.
Reduza ou elimine as tentativas de erros de entrada de dados imprecisos para o processamento de faturas.
Mantenha o controle do ciclo de vida do OC do início ao fim; nenhuma fatura é perdida ou pagamento atrasado.
Trabalhe com fornecedores para migrar para o faturamento eletrônico para uma trilha de auditoria clara.
Valide os dados contra OC e recibos de mercadorias/serviços relevantes para garantir a precisão.
Gerenciamento de fornecedor, processo, pagamento, orçamento e aprovação de operações em qualquer parte do mundo.

Melhorar os processos

Automatize a correspondência de três vias para acelerar os tempos de aprovação de faturas.
Use Process Discovery para localizar processos ocultos que podem ser melhorados através da automação.
Cruze as condições e processos de pagamento do fornecedor para melhorar as condições e descontos.
Obtenha maior satisfação dos funcionários devido a atividades profissionais de maior valor.
Acompanhe e gerencie os gastos dos dissidentes em vários departamentos, usuários e locais.
A Safeline simplifica as atividades P2P através do SaaS e plataformas legadas a partir de uma interface central.

Controle de compras

Consolide os gastos com melhor visibilidade sobre os processos e necessidades comerciais em geral.
Controle a atividade dos fornecedores e reduza os fornecedores com confiança para uma estrutura de fornecimento mais resiliente.
Implemente a automação em escala de acordo com a necessidade do departamento.
Economize tempo e libere recursos, simplificando a manutenção do catálogo.
Perceba o valor máximo das negociações de sourcing e impulsione a economia.
Veja um melhor controle sobre compras e outros serviços comerciais complexos.

O que procurar em uma solução de automação de procure-to-pay?

Nem todas as soluções de automação de procure-to-pay são criadas de forma igual. – E como seus processos P2P são necessários para a empresa prosperar, faz sentido que você queira a melhor solução de automação possível. Mas o que isso implica?

As opções de que você precisa dependem do seu setor. Por exemplo, diretrizes avançadas de segurança são necessárias para organizações de saúde, mas não são essenciais para os fabricantes de móveis.

Dito isso, uma solução de automação forte é uma solução nativa das nuvens. Pode integrar-se com sistemas ERP modernos e antigos e sistemas de nuvem, híbridos ou no local. Além disso, é infinitamente mensurável, permitindo a automatização das atividades básicas de compras como bots de software ou totalmente integrados em toda a empresa como trabalhadores digitais.

A facilidade de integração é outra questão. A solução correta deve permitir a implementação sem interromper os processos de negócios essenciais. Ele permite RPA assistido ou não assistido para máxima flexibilidade?

Como começar com os recursos de automação de compras a pagar

Você pode se inscrever para a Automation Anywhere University e aprenda como é fácil construir um bot próprio. Descobrimos que o AAU geralmente oferece uma experiência robusta para entender como o RPA pode funcionar para sua empresa.

Você pode escolher entrar em contato com a Automation Anywhere e conversar com um de nossos especialistas em automação. Solicite uma demonstração para ver o que a RPA pode fazer.

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