Mise en conformité avec l'IBR et évitement des pénalités

Imaginez recevoir une amende d'un million de dollars pour ne pas avoir fourni à un patient, en temps voulu, des informations sur ses soins de santé et le coût de ces derniers. Dans l'ensemble des États-Unis, les organismes de soins de santé pourraient se voir imposer cette pénalité à la suite d'une réglementation gouvernementale promulguée en octobre 2022.

Cette réglementation s'intitule l'Information Blocking Rule (IBR), soit la règle sur le blocage des informations. L'automatisation intelligente peut jouer un rôle essentiel en aidant les organisations à se conformer à la réglementation et à éviter les lourdes pénalités.

Récemment, lors d'un entretien publié sur le blog, le Dr Yan Chow, détenteur d'un MD, MBA, et responsable mondial des soins de santé pour Automation Anywhere, a abordé la nouvelle réglementation. Cet article va plus loin.

Bien plus que des notes cliniques

Historiquement, lorsque les patients souhaitaient obtenir leur dossier médical, ils avaient accès uniquement à des notes cliniques : rapports d'imagerie, résultats de laboratoire et notes de visites au cabinet. Si un patient avait besoin de dossiers financiers, ceux-ci étaient généralement obtenus à partir d'un système distinct et demandés par la compagnie d'assurance du patient.

L'IBR exige que tout prestataire soit en mesure de fournir aux patients leur dossier médical complet, y compris les informations électroniques sur la santé (EHI), dans un délai de quelques jours. La difficulté réside dans le fait que les documents se trouvent généralement à différents endroits, sur différents systèmes qui ne communiquent pas facilement entre eux, et dans des formats différents.

Pour ajouter à la pression exercée sur les prestataires, le gouvernement a créé, avec la nouvelle réglementation, un portail que tout patient ou soignant peut utiliser pour signaler un médecin qui n'est pas en mesure de fournir en temps voulu un dossier complet des services rendus, sur le plan clinique et financier. Le rapport peut entraîner pour le prestataire une amende pouvant atteindre un million de dollars par patient.

Des informations partout

Dans un environnement existant, rassembler toutes les données et éviter les erreurs peut s'avérer être un processus interminable. Par exemple, supposons qu'un patient souffre d'un problème médical grave. Le patient entre dans le cabinet d'un médecin et lui demande des informations. Mais imaginez que ce patient ait consulté plus d'un médecin, qu'il soit allé à l'hôpital et qu'il ait subi des examens d'imagerie pour son problème.

Il y a le médecin qui coordonne les soins, ainsi que le médecin des urgences, le centre d'imagerie ou encore l'hôpital où le patient a été reçu. Sans oublier le radiologue ou le pathologiste. Si le patient a subi une intervention chirurgicale, il y a également des anesthésistes, d'autres spécialistes cliniques, d'autres examens de laboratoire et peut-être même des soins postopératoires tels que la kinésithérapie.

Tous ces lieux et prestataires ont fourni des services au patient. L'IBR ne précise pas clairement où se situe la responsabilité de quel médecin.

Si un patient demande ses dossiers et que le médecin fait partie du personnel de l'hôpital où le patient a été traité, le médecin coordinateur peut être amené à fournir les dossiers du cabinet, de l'hôpital, du laboratoire, des soins ambulatoires et, éventuellement, de la pharmacie.

Il est certain que ces différents endroits n'ont pas le même système de facturation ou le même système clinique. En outre, dans les environnements existants, la collecte de tous les éléments est généralement effectuée manuellement, ce qui prend du temps et risque de créer des erreurs qui peuvent être signalées à l'organisme de réglementation, et donner lieu à des pénalités.

Le potentiel de l'automatisation dans ce contexte

Si les prestataires disposent de l'automatisation intelligente, ils peuvent utiliser des assistants numériques ou des robots logiciels pour automatiser les processus manuels, ainsi que rationaliser et accélérer la collecte et l'organisation des dossiers. L'automatisation intelligente est conçue pour aider à connecter et à extraire des informations de systèmes disparates, à consigner les données dans un journal et à vérifier leur extraction, à rassembler les informations et même à les placer dans un emplacement commun et centralisé auquel les patients peuvent avoir accès. L'automatisation intelligente peut traiter des tâches de manière répétée, à grande échelle, sans erreur, et 24 heures sur 24. Elle permet également de présenter les informations dans un format plus facile à utiliser et plus adapté au patient.

Un outil d'aide à la décision

Une partie de la collecte d'informations inclut généralement des étapes au cours desquelles le clinicien doit décider des dossiers à inclure. L'automatisation intelligente peut simplifier cette tâche.

Par exemple, l'assistant numérique Automation Co-Pilot d'Automation Anywhere peut aider un clinicien à se connecter aux différents systèmes, à s'authentifier et à extraire les informations requises. Le clinicien peut même écrire à l'hôpital, au cabinet, au centre d'imagerie radiologique et à d'autres endroits, pour demander ou fournir des informations. Cela peut se faire rapidement et facilement, sur un seul et même écran.

Autres types de conformité

Les robots qui peuvent aider à fournir des informations aux patients conformément à l'IBR peuvent également être utilisés pour la conformité à d'autres réglementations telles que les estimations de bonne foi. Un robot peut être chargé de se connecter aux hôpitaux et d'extraire de systèmes tels qu'Epic, Cerner ou Meditech les informations relatives à l'éligibilité et à la facturation des prestataires, ainsi que d'autres informations relatives aux estimations de bonne foi. Le robot peut vérifier le régime d'assurance d'un patient et déterminer quels prestataires sont habilités à traiter certaines pathologies. Il peut ensuite extraire des informations sur la tarification des services ainsi que la notification préalable de tout fournisseur non participant.

Toutes ces informations étaient souvent difficiles à obtenir et à fournir jusqu'à la réglementation relative aux estimations de bonne foi et l'apparition de l'automatisation intelligente.

Des cas d'utilisation de plus en plus nombreux

La conformité n'est qu'un des domaines dans lesquels l'automatisation intelligente s'avère être un outil indispensable pour les organismes de soins de santé. L'automatisation intelligente est également déployée pour améliorer les soins aux patients et la gestion de ces soins, en automatisant les opérations cliniques et les opérations de front-office et de back-office.