Automatisation AP | Automation Anywhere

La comptabilité fournisseur est une fonction essentielle de toute entreprise. Cependant, la saisie des données, le traitement des factures, la génération des bons de commande, les factures papier ou électroniques, le suivi de trésorerie et d'autres flux de travail sont souvent des processus manuels qui entraînent des erreurs, des litiges et des retards dans les achats ou les paiements.

La plupart des logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs peuvent accélérer la gestion des documents, réduire les erreurs, rationaliser les flux de travail et générer des gains d'efficacité. Par exemple, les solutions d'automatisation de comptes fournisseurs utilisent la reconnaissance de texte (OCR) pour extraire les données des factures, ce qui facilite le processus de paiement.

Automation Anywhere permet l'automatisation des processus robotiques dans le cloud (RPA) avec intelligence artificielle (IA) pour une automatisation rapide de bout en bout des comptes fournisseurs.

Quels sont les avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs ?

Les logiciels de comptabilité fournisseur permettent de rationaliser les flux de travail, de numériser le processus de comptabilité fournisseur, de faciliter la capture des données, de générer des bons de commande, d'automatiser les comptes, d'éliminer les retards grâce à l'automatisation des paiements, de réduire les processus manuels et d'améliorer la gestion des documents et la précision des données.

Cela peut améliorer la trésorerie, augmenter la précision des pistes d'audit, réduire les erreurs humaines et assurer une plus grande conformité et une sécurité accrue.

Amélioration de la gestion des factures

L'automatisation des comptes fournisseurs peut améliorer le processus de paiement en générant des factures automatisées, qui sont automatiquement réconciliées avec les contrats, les marchandises reçues et les bons de commande. La validation électronique des factures par rapport à ces sources de données réduit les erreurs humaines et améliore la trésorerie.

De meilleurs outils d'analyse et informations

En automatisant les comptes fournisseurs, vous pouvez bénéficier d'une meilleure transparence et d'un meilleur aperçu des flux de trésorerie. En outre, vous pouvez facilement importer et exporter des données pour obtenir des rapports de finance actualisés, améliorer la visibilité des dépenses pour la budgétisation et les prévisions, et améliorer la planification du cycle d'activité.

Gestion des fournisseurs

L'automatisation intelligente crée de nouveaux profils de fournisseurs à l'aide de la solution Automation Anywhere Document Automation. Elle peut traiter les factures et les transmettre à l'équipe de comptabilité fournisseur pour validation, les saisir dans le système de planification des ressources de l'entreprise (ERP), faire correspondre les factures aux bons de commande et aux marchandises reçues, contrôler l'approbation des factures et traiter les paiements.

Détection des fraudes

L'automatisation intelligente utilisant la reconnaissance de texte/l'IA permet d'authentifier les documents, détecter les anomalies de paiement, comparer les factures aux approvisionnements pour vérifier que les biens ou les services ont été reçus avant le paiement, et signaler les divergences pour que l'équipe de comptabilité fournisseur les examine en temps réel, sur plusieurs comptes en même temps.

Efficacité accrue

L'automatisation des paiements par RPA remplace les tâches manuelles, réduit les erreurs humaines, met à jour le système comptable avec l'automatisation des factures, extrait les données, crée des bons de commande, met à jour les tableaux de bord, les méthodes de paiement et génère des rapports. Cela réduit les coûts de traitement, permet au personnel de la comptabilité fournisseur de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et réduit les coûts globaux.

Pistes d'audit transparentes

La gestion des factures par RPA permet de recouper plusieurs sources de données, de signaler les doublons ou les divergences, et de générer des relevés et des exceptions. Elle authentifie simultanément les informations pour les normes de conformité et de comptabilité dans de nombreuses juridictions, garantissant le respect des règles, réduisant les risques et offrant plus de sécurité avec des pistes d'audit en temps réel.

Qui bénéficie de l'automatisation des comptes fournisseurs ?

Si l'équipe chargée des comptes fournisseurs est le bénéficiaire logique de l'automatisation des comptes fournisseurs, les avantages se font sentir dans toute l'organisation. Les solutions d'automatisation des comptes fournisseurs ont un effet des répercussions positives sur l'ensemble de l'organisation. Voici quelques-uns de ces avantages :

Achats

Les solutions d'automatisation des comptes fournisseurs aident les équipes d'approvisionnement en leur fournissant des mises à jour de l'inventaire, améliorent la précision, permettent la gestion des factures de bout en bout et la production de rapports. Par exemple, les demandes d'approvisionnement peuvent déclencher un bon d'achat automatique, les paiements sont réconciliés, et les grands livres et les comptes sont mis à jour.

Ventes

La RPA crée des profils complets de clients à partir de sources multiples, permettant des ventes croisées. En outre, les comptes en souffrance ou frauduleux peuvent être signalés pour examen dès qu'ils sont détectés, ce qui permet une diligence raisonnable et une surveillance fiduciaire sécurisées.

Finances

La RPA et l'automatisation des comptes fournisseurs peuvent fournir des informations précises sur les flux de trésorerie en agrégeant et en consolidant les données en temps réel pour la budgétisation et les prévisions. En outre, elle peut analyser les écarts, préparer des rapports de gestion et se conformer aux protocoles de comptabilité et de conformité dans plusieurs juridictions simultanément.

Gestion de la relation client

L'automatisation des comptes fournisseurs permet de générer des bons de commande ou des factures, de capturer des factures envoyées par e-mail ou par télécopie, de suivre les approbations, d'extraire des données, de rapprocher les montants des bons de commande ou des récépissés de livraison, d'autoriser les paiements, de notifier les fournisseurs et de mettre à jour les tableaux de bord. Le personnel se concentre sur les relations, et non sur la saisie de données.

Stant automatise les processus complexes de comptes fournisseurs

« La RPA commence à porter ses fruits concernant la réalisation de nos objectifs commerciaux. Thirdware et Automation Anywhere nous ont permis d'améliorer nos performances et notre rendement, tout en réduisant notre retard en matière de facturation. »

- Andy Anderson, responsable système d'information de Stant

80%

de traitement STP des factures

erreur de saisie de données

94%

de factures des fournisseurs ciblés traitées

Lire l'étude de cas

Comment l'automatisation des comptes fournisseurs peut-elle aider votre entreprise ?

Les processus manuels de comptabilité fournisseur prennent beaucoup de temps et sont sujets à des erreurs manuelles. Si les ressources ne sont pas saisies avec précision dans le système ERP, cela peut avoir des répercussions sur les prévisions de la chaîne d'approvisionnement, des stocks, des achats et du service de finance.

Une solution d'automatisation des comptes fournisseurs peut numériser les fonctions manuelles, permettant à l'organisation de se passer de papier, avec des données complètes consultables et accessibles.

Facturation automatisée

Payez les factures une fois qu'elles ont été vérifiées : ne perdez plus de remises pour paiement anticipé en raison d'un retard de paiement.
Extrayez les données des bons de commande, des manifestes d'expédition et envoyez-les dès que les commandes sont reçues.
Stanley Black & Decker a économisé 3,3 millions de dollars et automatisé plus de 1 500 entrées de journal en intégrant la RPA.
Extrayez les données des factures, réconciliez les montants des bons de commande et des récépissés de livraison des expéditions et autorisez les paiements.
Numérisez le processus de facturation, créez des dossiers sans papier accessibles partout et réduisez l'espace de stockage.

Opérations financières

Automatisez le processus de clôture mensuelle du grand livre et générez des rapports de finance en temps réel à partir du système ERP.
Automatisez la recherche et l'agrégation des données, afin que le service de finance puisse se concentrer sur l'analyse financière et la planification stratégique.
Rapprochez les soldes des comptes bancaires consolidés avec les liquidités du bilan pour avoir une trésorerie en temps réel.
Réduisez les paiements de factures inexactes ou dupliquées, ainsi que les erreurs de saisie manuelle des données.
Respectez simultanément des protocoles de conformité et de comptabilité multi-juridictionnels.
Générez automatiquement des rapports de souffrance, des relevés, des réconciliations de comptes et des rapports d'exception.

Audit et conformité

Prévisions précises des finances en temps réel, rapports d'approvisionnement et autres rapports.
L'authentification et la vérification des documents signalent les anomalies et les divergences afin de détecter rapidement les fraudes.
Accédez aux données clients pour améliorer l'analyse KYC, automatisez la surveillance des transactions et suivez les changements réglementaires.
Document Automation surveille la réglementation AML (lutte contre le blanchiment d'argent), les profils de risque de client à risque et le suivi des comptes.
Naviguez dans les systèmes existants et connectez les opérations de front-office et de back-office pour obtenir des rapports complets.
Contrôlez et équilibrez pour analyser les structures, évaluer les menaces et traiter les faiblesses potentielles en matière de sécurité.

Intégration des clients

Automatisez les activités de création de nouveaux comptes et rationalisez la collecte de données à partir de systèmes internes et externes.
Accédez à des données ou regroupez-les dans plusieurs systèmes, traitez les demandes de modification et créez des profils complets de clients.
Collectez des données à partir d'applications, d'anciens systèmes, de navigateurs, de bases de données et d'e-mails pour créer des profils de clients.
Extrayez et indexez des documents, demandez des rapports tiers pour les vérifications de solvabilité et l'authentification des documents.
Faites évoluer votre solution d'automatisation des comptes fournisseurs au rythme de votre entreprise.
La numérisation des processus manuels permet aux employés de se concentrer sur la gestion des relations.

Comment reconnaître une bonne solution de comptes fournisseurs ?

Lorsque vous automatisez votre service de comptabilité fournisseur, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs. Des données précises permettent de prévoir les budgets, de contrôler les dépenses des entreprises, de réduire la fraude et d'analyser les flux de trésorerie pour aider les entreprises à mieux gérer leur fonds de roulement. D'autre part, des informations inexactes peuvent avoir un impact négatif sur les entreprises en entraînant des frais de retard inutiles, des problèmes d'approvisionnement des fournisseurs et des problèmes de crédit.

Vous avez besoin d'un fournisseur capable de capturer des données à partir de divers systèmes, y compris les anciens systèmes, de capturer avec précision les données des factures, de gérer le processus d'approbation des factures et de suivre les factures des comptes fournisseurs dans le système. L'automatisation des comptes fournisseurs doit être évolutive tout en offrant une intégration à votre système comptable. La solution doit permettre d'automatiser divers paiements, notamment les virements bancaires électroniques et les chèques.

Votre fournisseur peut-il s'adapter à votre activité, disposer de protocoles de conformité et de comptabilité robustes, y compris en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et de contrôle KYC, et s'adapter aux exigences multi-juridictionnelles ? Comment les mises à jour sont-elles traitées, et qui en est responsable ? Quel type de support après-vente et de formation est fourni ?

Comment se lancer dans la solution de comptabilité fournisseur ?

Nous proposons une plateforme de formation complète appelée Automation Anywhere University pour aider votre personnel à développer ses capacités à créer des systèmes automatisés de comptes fournisseurs personnalisés pour répondre aux besoins de votre organisation.

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