健全な事例パイプラインを推進する

オートメーション・エニウェアの Pathfinder Program は、自動化を成功させるための近道です。このプログラムには、自分のペースで学べるラーニング、仲間やパートナーの専門知識、コミュニティへの参加、アジャイルでスケーラブルな全社規模の自動化プログラムを実行できる製品イノベーションなどが含まれていますので、ぜひご活用ください。事例パイプラインの作成に関するこのブログ記事は、Pathfinder Program を通じて得られる情報やアドバイスを紹介するシリーズの一部です。詳細については、Pathfinder の Web ページをご覧ください。

新しい自動化の事例に取り組むには、継続的なパイプラインが必要です。そのことはすでにわかっていても、さまざまな事業において、どこでどのようにして自動化の優先度の高い業務の流れを生み出せばよいのでしょうか? オートメーション・エニウェアでの経験 (当社は自社製品を開発して利用しています) と多くのコミュニティの成功事例から、当社は健全な事例パイプラインを推進するのに役立つ 3 つのヒントを取り上げました。

1.LOBBF を検索

最初に成功を収めた後、さらに範囲を拡大する時が来た場合、自動化リーダーが次の事例を見つけるために採用する方法は通常 2 つあります。

1 つ目はクラウドソーシングです。これは、大量のアイデアを集めるのに非常に有効です。ユーザーにアクセスし、次に何を自動化すべきかについて意見を求めます。理論上、これはエンドユーザーにとっての問題点を見つけるのに役立ちます。しかし、自動化の基準について細かく説明されていない場合、集まってくる提案は、あまりにも単純なものから非常に滑稽なものまで多岐にわたり、わずかなアイデアも、こちらが求める質の高い事例ではない場合があります。誰かのオフィスでサーモスタットを自動化することで、ビジネスに革命が起きるでしょうか? そうは思えません。クラウドソーシングは、自動化のプロセスのある時点では確かに役に立ちます (それについては後ほど詳しく説明します) が、現在パイプラインを構築している場合、手持ちの道具にはもっと役に立つと思われる方法があります。
2 つ目は LOBFF です。このアプローチは、オートメーション・エニウェア一押しの、高品質で高 ROI のアイデアを得るための方法です。事業の重要な利害関係者と 1 対 1 のパートナーシップを築き、「Line of Business Best Friend (事業のベストフレンド)」(LOBBF) になってもらいます。LOBBF は、チームの一員として、自動化を利用してビジネスを変革する方法について鋭い洞察を提供してくれます。

結局のところ、ビジネスの変革は、自動化のプロセスを成功させるための重要な要件になります。貴社も利害関係者も、徐々に改善して 1 時間ずつ地道に削減するためだけに業務に携わっているわけではありません。利害関係者の事業の変革に貢献したら、(その影響をアピールして)、別の LOBBF と提携するなど、さまざまな展開があります。これは、自動化プログラムに大きな成功指標を与える質の高いパイプライン構築のための最も効果的な方法であることが、何度も証明されています。

2.プロセスディスカバリーの適切性を確認する

車でどこか馴染みのある場所を走っていると、突然、そこまでの道のりをあまり意識せずに目的地に到着してしまうという現象があります。それは、脳が自動操縦を行っていたからです。しかし、同じルートを初めて走る人は、背筋を伸ばして道路と周囲に極力集中し、ラジオのボリュームを下げて、運転により意識を集中できるようにするかもしれません。自分にとっては当たり前のプロセスでも、初心者に戻って新鮮な目で見ると、微妙なニュアンスを引き出せることがあります。

そこで登場するのが、パイプライン生成の次の重要なステップである「プロセスディスカバリー」です。プロセスディスカバリーは、全社にわたるユーザーの業務を 360 度見渡すことを目的としています。特に、プロセスが単純で、LOBBF の関係が成熟し、信頼できるものである場合は、プログラムの導入段階、時に加速段階において、エンドツーエンドのプロセスを手作業で見直すことができるかもしれません。このような例外を除いて、プロセスは手作業で見直すにはあまりにも複雑で広範囲に及び、人間は日常業務に近すぎて新鮮な目を持つことができません。そこで、プロセスディスカバリープラットフォームのサポートが必要になります。

すべてのプロセスディスカバリーツールが同じように開発されているわけではありません。そこで、当社がこの重要なステップでコミュニティを支援するために Process Discovery ソリューションの開発に専念してきた理由についてご説明します。

結果的に、詳細なデータと人間の行動パターンの 360 度の全体像を把握できるとともに、最高の ROI を実現するために自動化すべき業務に関する提案を得ることができます。当社のソリューションは、100 万時間を超えるユーザーの行動記録を保管します。予想されたとおり、監視ソフトウェアがデジタル上のあらゆる動きを監視しているように見えることを恐れるユーザーからの激しい抵抗をすでに感じているかもしれません。プロセスディスカバリーの結果を高く評価しているお客様は通常、すべてのプロセスを分析・特定し、最高の ROI を実現する自動化の機会を特定する能力が極めて重要であると強調します。これにより、次に自動化すべき業務について青写真が見えてきます。
Privacy Enhanced Gateway (PEG) は、企業全体のプロセスを X 線検査する際に、すべての機密データを削除します。重要なことは、最初の自動化の成功によって組織全体で築かれた信頼を利用し、雇用が脅かされない方法を示すことです。
以下に、当社の Process Discovery ソリューションを表す良いたとえをご紹介します。家族のために夕食を用意する生産過程について考えてみてください。たとえば、今夜のメニューが「チキンパルメザン」だとしましょう。まず、鶏肉、パン粉、トマトソース、パルメザンチーズという食料品リストを作る必要があります。そして、食材を買いにスーパーに行きます。その後、家に戻って夕食を作ります。Process Discovery では、リストを作り、スーパーに行き、夕食を作るという、夕食を作るまでのステップをプロセスマイニングします。次に、各ステップで実行したことを詳細に検証して、タスクマイニングします。たとえば、食料品リストを作るときに冷蔵庫や食料庫をチェックしたか、店内でどの通路を歩いたか、パン粉をつけたチキンをオーブンで焼いたか揚げたか、などです。これらのデータを収集することで、夕食をテーブルに並べるために何が必要なのか、その全貌を知ることができます。

3.前を見続ける

これまで、パートナーシップを築き、事例のパイプラインを生成し、LOBBF を変革の主役として評価してきました。また、プロセスディスカバリーを導入し、さらなる自動化の機会をより迅速に見出してきました。さらに、将来のために自動化のアイデアを取り込む必要もあります。ここで、クラウドソーシングの手法が一巡します。事例の提案ボックスを開設すると、先ほど触れたような課題に直面することになるため、投稿の基準や期待値を設定するだけでなく、それらの範囲について何度も繰り返し説明することも重要であることを、再度お伝えします。自動化は、ROI が高く、複雑になりすぎず、企業の価値を高めるものでなければなりません。そんな中でも、誰かのオフィスのサーモスタットを自動化したいという投稿も送られてくるでしょう。しかし、この時点ではすでに健全なパイプラインが稼働しており、これらの提案にさほど頼らなくても、斬新な自動化プログラムを実現することができます。

オートメーション・エニウェアのお客様から、提案ボックスの開設を成功させたさまざまな方法を教えていただきましたので、いくつかのアイデアをご紹介します。

「AutomateMe@company.com」などの投稿専用メールを設定する
社内のイントラネットにオンライン投稿フォームを作成する
投稿を呼びかけるメールマガジンを配信する

優れたもの、それほどでもないもの、さまざまな投稿が寄せられますが、いずれにせよ必ず謝意を伝えるようにしてください。アイデアが合わない場合、返答で謝意を伝え、軌道修正を行う必要があります。次の謝辞のメールテンプレートのような簡単なものでかまいません。「お忙しい中、自動化のアイデアをお寄せいただきありがとうございました。あなたのアイデアに関して ABC はとても気に入りました。しかし、今のところ当社の重要な目標である X、Y、Z のうち 1 つ以上の目標に取り組んでいないため、残念ながらこのアイデアを前に進めることはできません」。素晴らしいアイデアが寄せられた場合、必ず投稿者を褒め称えてください。おそらく、全社でメールが配信されたり、表彰されたりするでしょう。「Jane Doe 氏は、最も優れた自動化アイデアを投稿されました。これにより 1,000 時間を削減でき、XYZ の問題を解決することができました。Jane さん、おめでとうございます! 次の Jane になりたい人は、ぜひアイデアを投稿してください!」

以上 3 つの簡単なヒントにより、貴社のプログラムで質の高い自動化パイプラインを間違いなく構築することができるでしょう。各ステップを進めるにあたり、自動化への信頼を強化し、事例の生成に手を貸してくれるパートナーや LOBBF を常に高く評価することを忘れないでください。