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人事担当者は、データ入力やファイル管理に時間を取られがちですが、これらの作業の多くは、データの手入力の必要性を減らすツールによって自動化できます。さらに、自動化ワークフローを導入することで、人事担当者は本来の仕事である社員への指導やケアにより多くの時間を割けるようになります。
ロボティック・プロセス・オートメーション (RPA) では、人事部のニーズに応じて、シンプルなワークフローでも複雑なワークフローでも設計することができます。複数のワークフローを作成することで、申請や給与計算などさまざまな人事のプロセスまで、従業員のライフサイクル全体を通じて、自動化された文書のルーティングを簡単に計画できます。それは自動文書管理であるとも考えられます。
オートメーション・エニウェアの RPA Document Automation と事前構築済みの人事向け Bot (英語) は必需品です。電子署名の収集のような小さなプロセスから着手できます。あるいは、PoC (概念実証) を開始し、RPA をどのように展開すれば組織に役立てることができるかを確認してもよいでしょう。その後、人事の自動化の導入が貴社の収益にもたらす効果をご確認ください (グローバルな金融機関の導入事例をご覧ください (英語))。
人事向け自動文書管理システムのメリット
人事業務の多くは、手作業や人による管理に大きく依存しています。残念ながら、多くの人事担当者は、Bot は人間味がなく、大した価値を生み出せないと考えています。これは真実とはかけ離れた考えです。記録検索の自動化は、人事業務を変革し、効率性、正確性、アクセス性を向上させます。また、RPA はほとんどの人事ソフトと連携しているので、今まで使っていた Workday (英語)、Jobvite、OKTA といったシステムを、導入時のダウンタイムなしで稼働し続けることができます。つまり、Win-Win の関係と言えます。
コラボレーションの向上従業員記録検索の自動化 (ERRA) は、新入社員の育成、教育を部門横断的に行いながら、従業員の定着率を高めることができるように設計されています。その一方で、ERRA によりマルチステップ、マルチサインオンのプロセスの複雑さが軽減され、複数の人事 システム間で連携することも可能になります。
コストの削減文書処理の自動化は費用対効果に優れています。採用やオンボーディングが効率化されるだけでなく、業務の重複が減り、人事担当者への要求も減少します。つまり、人事に多くの自動化を取り入れるほど、コスト削減効果が高まるのです。
データに基づく意思決定RPA Bot をトレーニングすることで、従業員のパフォーマンスやワークフローに関する詳細なレポートを生成し、リアルタイムで問題や機会を特定できるようになります。そのため、企業は組織と従業員に関するより優れた情報を取得できます。
精度の向上オンプレミスでの手作業によるデータ入力は、繰り返しの多い作業になりがちです。人間がこういった操作を行い、あるデータベースから別のデータベースへデータを移行すると、それだけコストのかかるミスを犯す可能性が高くなります。記録検索などの人事ワークフローの自動化によりリスクが排除され、二度と文書を失うことはありません。
コンプライアンス記録や文書の自動検索には、監査可能なログを含めることができます。コンプライアンス担当者や専門家は、これを使用することで地域、国、外国の方針、ルール、規制を確実に遵守できます。また、Bot は政府の情報管理方針に基づいて、PII データの検索と削除を行うことができます。
より優れた従業員データ管理コンプライアンスだけではありません。住所変更、昇進、部署異動といった従業員データの適切な管理とは、その情報を更新し続けることを意味します。この作業には間違いが多く、時間もかかります。インテリジェントな自動化により、データをまとめ、間違いを減らし、サイクルタイムを短縮して、コストを削減することができます。
自動文書管理は誰にメリットがあるのか?
自動文書管理を活用できるのは、人事部だけではありません。紙ベースのプロセスを排除し、あらゆる部門の生産性と収益性を向上させることができるため、企業内のすべての部門がメリットを受けます。
Dell 社、RPA を活用して単純作業を自動化し、人事の生産性を向上
「当社はさまざまな自動化を大量に導入していますが、中には非常に複雑なものもあれば、とても単純なものもあります。これらの自動化を実行することで、当社は働き方を変えようとしています」
- Dell 社、HRIS ビジネスプロセス イネーブルメント ディレクター、Joe Cotnoir 氏 
85%
効率性の向上
30
2019 年単年に導入された人事部における自動化
文書管理の自動化が人事部にもたらすメリット
文書の収集、情報の確認、コンプライアンス、ファイリングなどの手順を自動化することで、人事担当者の時間を削減できます。人事部には反復的な文書管理業務が多く、専門的かつ戦略的な業務に専念できないことがよくあります。しかし、文書管理システムや記録検索システムを他の RPA や業務と組み合わせることで、自動化のメリットを基本業務以外にも拡張できます。
採用プロセスの自動化
- 応募書類や履歴書を処理する
- スキルと仕事をマッチングさせ、仕事に最適な人を見つける
- 文書の確認
- オンボーディング プロセス
- 給与計算と福利厚生の記録
- 本人確認、アカウント設定、従業員ダッシュボード
通信
- 必要に応じて文書を取り出す
- 認定の有効期限を通知する
- 休暇の取得や医療費給付などの詳細について、従業員に最新情報を通知する
- 契約、退職、解雇に関する書類を作成する
- 適格者の内部昇進を促す
- 記録を自動的にリクエストおよび更新する
高度な文書処理
- 認定の有効期限を追跡する
- 高品質なレポート生成
- 不足している情報または書類を特定する
- ドキュメントの使用状況とパフォーマンス指標を追跡する
- データを標準化し、他のプログラムからアクセスできるようにする
- ドキュメントの有効性を確認する
セキュリティおよびコンプライアンスの業務
- 証拠保全のログ
- 情報システム間のギャップを埋める相互参照
- 符号化や暗号化などのセキュリティ対策
- 文書へのアクセスを制御する
- 文書の自動消去
- 適切な研修および認定を監視する
文書の処理および管理ソリューションを選ぶ際のポイント
最高の人事管理ソフトウェアには、最高のエクスペリエンスを維持するために、柔軟性、使いやすさ、一貫したセキュリティ要件を組み込む必要があります。もちろんこれは簡単なことではありませんが、オートメーション・エニウェア RPA のクラウドネイティブ プラットフォームと複数機能の独自の組み合わせにより、これらの要件をすべて満たすことができ、世界中の企業にとっての最適な選択肢となります。
オートメーション・エニウェアの人事文書管理ソリューションは、導入が簡単な Bot、AI、ML を使用することで、強力でダイナミックなワークフローを作成します。これらの自動化されたオムニチャネル ソリューションは、短時間で複数のタスクを実行し、リスクを最小限に抑えながら、ビジネスの成長に活用できる実用的かつ測定可能なインサイトを提供します。その結果、人事部のパフォーマンスを最大化し、将来にわたって競合他社を凌駕するビジネスを実現できます。
文書処理の自動化を開始するには
オートメーション・エニウェアと RPA が貴社とその従業員のために何ができるかを把握するには、当社にご連絡のうえ、デモをリクエストしてください。当社のさまざまな RPA ソリューションが、どのようにしてお客様のコストを削減し、生産性を高め、新たなビジネスチャンスを切り開くかを、当社の自動化の専門家が喜んでご説明します。これらは、当社のソリューションだからこそ実現できることです。
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