従業員オンボーディングの自動化

入社初日の新入社員を迎える際にすべきことは、単に資料を渡したり、職場を案内することだけではありません。人事や IT といったさまざまな部門で働く多くの従業員を巻き込んだプロセスが必要となります。また、複雑で面倒な作業が多いため、オンボーディングは企業にとっても新入社員にとっても面倒なものとなる場合があります。

効果的な従業員オンボーディングの自動化戦略を策定することで、従業員と企業の双方によりポジティブな体験を提供できます。従来のオンボーディングプロセス (英語)をデジタル化すると、新入社員は書類作成や対面でのミーティングに煩わされることなく、新しい仕事について徹底的に指導を受けることができるようになります。

また、自動化では、そのプロセス全体を通じて、新入社員の新しい仕事に影響を及ぼすタスク、プロセス、人、文化について学べることが特徴です。その結果、離職率が下がり、新入社員と雇用者の双方にメリットをもたらします。

従業員オンボーディングの自動化のメリットとは?

優秀な人材の定着率を高めるにはポジティブなオンボーディング体験が不可欠ですが、それは非常に複雑で時間のかかる作業となる場合があります。複雑さの軽減は、自動化された従業員オンボーディング体験による数多くのメリットの 1 つです。自動化された従業員オンボーディング体験により、手作業のオンボーディングプロセスでは得られない数多くのメリットを得ることができます。

法令遵守

従業員のデータを処理する際には、データ保護が重要な考慮事項となります。Bot を使用して、機密情報や PII データをローカルで自動的に処理することで、データ漏えいのリスクを軽減できます。さらに、セキュアな Bot なら情報を盗んだり、悪用したりすることができないため、データセキュリティの法令を遵守し、従業員の情報を保護することができます。

複雑さと遅延の軽減

情報の引き出し、プロフィールの作成、新入社員のオンボーディング、複数部署間の移動。Automation Anywhere の RPA プラットフォームでは、各部門が要求に応じて 1 つの画面でコラボレーションを行い、タスクを自動化することで複雑さを軽減します。人事部の作業が終了すると、要求は次の部署に転送されるので、障壁が軽減されます。

より質の高いトレーニングのためのオンボーディングの延長

自動化された従業員オンボーディングでは、初日、30 日目、90 日目に新入社員にアンケートが送信され、新入社員の視点からその進捗を追跡できます。これは、オンボーディングプロセスを改善し、従業員が抱えている問題を迅速に特定するために不可欠なことです。

最適な学習・職場環境

人事部の従業員や新入社員は、オンボーディングのワークフローで吸収することが期待されている情報量にすぐに圧倒されてしまう (英語)可能性があります。自動化、人的サポート、教育が連携することで、新入社員はより迅速に職務に適応できるようになり、仕事のストレスが軽減され、定着率も改善されます。

「学ぶ」から「実行する」へ

自動化された従業員オンボーディングは、新入社員にさまざまなプロセスを一度に経験させて、その過程でどのような知識を得たかをテストするように設計できます。この情報は、管理者が新入社員の進捗状況を把握し、ミスに対して有益なフィードバックを提供したり、テストを行ったりすることで、新入社員を支えるのに役立ちます。

部門とソフトウェアの統合

従業員データオンボーディングプログラムは、他の部門やそのプログラムとうまく連携させることができます。そのため、すでに扱った情報をもう一度確認する必要がなくなり、福利厚生への登録などのデータベースは自動更新されます。そして、社内の他の業務を中断させることなく、すべてのオンボーディングを一度に実施できるのです。

自動化された従業員オンボーディングは何に役立つのか?

従来、従業員オンボーディング自動化プログラムからメリットを得るのは人事部のみと考えられていましたが、このソフトウェアは会社全体に役立ちます。人工知能 (AI) や機械学習 (ML) と組み合わせた従業員自動化プログラムにより、新入社員に対する信頼感が高まり、離職率が低下し、より少ない時間投資で会社全体が多くの業務をこなせるようになります。

経理部

従業員オンボーディングの自動化は、新入社員に給与計算の設定、福利厚生への登録、退職金制度、ストックオプションなどの手順を手引きするデジタルワークフォースです。そのため、経理部門や簿記係が従業員の給与やその他の必要事項を処理する際、情報はすでに用意されており、すぐに作業を開始することができます。

IT チーム

Bot を使用することで、バックオフィスの IT 部門は従業員の割り当てニーズを把握できます。たとえば、オフィスの WiFi とつながった機能的なパソコンや ID カードなど、新入社員が初日から必要とする資産の調達をとりまとめることができます。

会社の経営陣とリーダー

企業では、コストと時間がかかるという理由でクロストレーニングを避けることがよくあります。自動化された従業員オンボーディングソフトウェアをこの目的に合わせてカスタマイズすることで、クロストレーニングのプロセスで失われる時間を大幅に短縮できます。

カスタマーサービス部門

カスタマーサービスのオペレーターは、繰り返し生じる問題や社内に欠けている分野に気付いた場合、人事部に知らせることができます。人事部は従業員のオンボーディングやトレーニングプログラムを調整し、お客様が受けるサービスを向上させることで、会社全体を改善することができます。

Dell 社、Workday を使用して人事部門の生産性を 85% 向上

「当社はさまざまな自動化を大量に導入していますが、中には非常に複雑なものもあれば、とても単純なものもあります。これらの自動化を実行することで、当社は働き方を変えようとしています」

- Dell 社、HRIS ビジネスプロセスイネーブルメントディレクター、Joe Cotnoir 氏

85%

効率性の向上

1 年目に自動化された人事処理件数

100%

自動化第一の発想

事例を読む (英語)

従業員オンボーディングテクノロジーはビジネスにどのように
役立つか?

最高のオンボーディングプログラムは、従業員が成功に必要なサポートを受けるために、マネージャー、同僚、リーダーシップチームと交流する機会を数多く提供します。これらのプログラムを、ビジネスにおける他の自動化プロセスと統合することで、目標を達成し、顧客に付加価値を提供するために必要なものをすべての従業員が確実に手に入れることができます。

会計プロセスオートメーション

支払いおよび従業員情報を提出する
ヘルスケアアプリケーションを管理する
福利厚生プログラムに登録する
タイムシートと時間管理システム
サインアップとアカウント設定の自動化
効率性を見極め、従業員とプログラムをマッチング

高度な文書処理

文書配信の予定を決める
文書の開封と利用を追跡する
理解度をテストし、さらに学習が必要な分野を特定する
追加サポートのためのデジタルヘルプエージェントをすぐに作成する
進歩に向けたカスタム学習パスを作成する
文書を分析し、効率的な点と改善点を見出す

自動化された作業実績の追跡

チェックリストやタスクリストを作成する Bot
納得のいく納期を設定する
追加リソースを使用して通知やメッセージを送信する
タイムマネジメントを監視するためのメトリックを収集し、進捗を追跡する
仕事、コスト、時間管理を KPI や測定可能な目標と比較する
プロセスの変更を即座に特定し、減価償却を文書化する

従業員満足度評価ツール

悩みの種を特定し、サポートを提供する
従業員が各自のスキルを活用し、貢献しやすい環境を整える
フィードバックやクレームの手段を提供する
使いやすさを改善すべき箇所を特定する
現在のオンボーディングプロセスに欠けているものを確認する
退職の可能性があれば人事部に通知し、残留の機会を高める

従業員オンボーディングオートメーションソフトウェアに求めるべき要件

オートメーション・エニウェアのクラウドベースの RPA 従業員オンボーディングソリューションでは、手頃な価格で簡単に、企業内のすべての人が Bot と AI を活用できます。API、レガシーソフトウェア、Web ページと連携し、手作業による高い技術コストをかけることなく、完全にカスタマイズ可能なエクスペリエンスを実現します。

文書処理および AI を使用して、履歴書、カバーレター、記録、健康診断書、銀行振込用紙、その他の書類の追加情報を調査し、応募書類に入力したり、データベースを更新したりすることができます。従業員を、最適な社内のメンター、プロジェクト、ポジションとマッチングさせることができ、最適な担当顧客や担当アカウントとのマッチングにも利用できます。

新入社員オンボーディングプロセスの自動化と、高度な文書処理やその他の人工知能運用を組み合わせることで、新たな機会が生まれることがあります。その結果、従業員の離職率を大幅に減らし、効率性を確認して、新たな機会と信頼できるデータを活用することができます。

従業員オンボーディングを自動化するために RPA の利用を開始するには

経験豊富な RPA Bot オートメーションエキスパートに連絡して、自動化された従業員オンボーディングのために用意されたさまざまなオプションについて相談することもできます。当社のエキスパートが喜んでご質問にお答えし、ニーズについて話し合い、お客様に最適なカスタムオートメーションソリューションを作成することで、デジタルトランスフォーメーションプロセスの開始をお手伝いします。

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