Cómo cumplir la Norma de Bloqueo de la Información y evitar sanciones

Imagínese que le imponen una multa de USD 1 millón por no facilitar a tiempo a un paciente información sobre su atención sanitaria y su respectivo costo. En todo Estados Unidos, las organizaciones de atención sanitaria podrían enfrentar dicha sanción como resultado de una normativa gubernamental que se promulgó en octubre de 2022.

La reglamentación se denomina Norma de Bloqueo de la Información (IBR). La automatización inteligente puede desempeñar un papel esencial a la hora de ayudar a las organizaciones a cumplir la normativa y evitar la elevada sanción.

Recientemente, una entrevista del blog con el Dr. Yan Chow, MD, MBA, líder mundial del sector de la atención sanitaria de Automation Anywhere, se refirió a la nueva normativa. En este artículo se profundiza sobre el tema.

Más que solo notas clínicas

Históricamente, cuando los pacientes querían obtener sus historias clínicas, eso se refería únicamente a notas clínicas: informes de estudios de imágenes, resultados de laboratorio y notas de la consulta. Si un paciente necesitaba un historial financiero, generalmente se obtenía de un sistema diferente y lo solicitaba la empresa de seguros del paciente.

La IBR exige que todo proveedor debe entregar a los pacientes su historia clínica completa, incluida la información de salud electrónica (EHI), en el plazo de unos pocos días. El problema es que los registros suelen estar en distintos lugares, en sistemas que no se comunican fácilmente entre sí y en formatos diferentes.

En el marco de la nueva normativa, el gobierno creó un portal que cualquier paciente o cuidador puede utilizar para denunciar a un médico que no pueda proporcionar en tiempo y forma un registro completo de los servicios prestados (aspectos médicos y financieros), lo que aumenta la presión para los proveedores. La denuncia puede dar lugar a que ese proveedor reciba una multa de hasta USD 1 millón de dólares por paciente.

Información en todas partes

En un entorno tradicional, reunirlo todo sin errores puede ser una tarea abrumadora e incesante. Por ejemplo, supongamos que un paciente tiene un problema médico grave. El paciente va al consultorio de un médico y solicita su información. Pero consideremos que ese paciente consultó a más de un médico, fue al hospital y le realizaron estudios de imagen para ese problema.

Está el médico que coordina la atención, así como el médico de la sala de emergencias, el centro de diagnóstico por imagen u hospital donde podría haber sido atendido, además del radiólogo o patólogo. Si el paciente fue operado, hay anestesiólogos, otros especialistas médicos, más pruebas de laboratorio y quizá incluso atención postoperatoria, como fisioterapia.

Todos estos centros y proveedores prestaron servicios al paciente. La IBR no aclara en qué médico recae la culpa.

Si un paciente quiere los historiales y el médico forma parte de la plantilla del hospital en el que se trató al paciente, es posible que el médico coordinador deba proporcionar los historiales de la consulta, el hospital, el laboratorio, la atención ambulatoria y, quizá, la farmacia.

Podemos asegurar que los centros no tienen el mismo sistema de facturación o registros médicos. En los entornos tradicionales, la recopilación de la información suele hacerse manualmente, lo que toma mucho tiempo y conlleva el riesgo de crear errores que pueden notificarse a la organización reguladora y dar lugar a sanciones.

Cómo puede ayudar la automatización

Si los proveedores disponen de automatización inteligente, pueden utilizar colaboradores digitales, o bots de software, para automatizar los procesos manuales, lo que permite simplificar y acelerar la recopilación y organización de historiales. La automatización inteligente está diseñada para ayudar a conectar y obtener información de distintos sistemas, registrar y auditar la información obtenida, cotejar la información e incluso poner esa información en una ubicación común y centralizada desde la que se pueda dar acceso a los pacientes. La automatización inteligente puede gestionar tareas de manera repetida, a escala, sin errores, las 24 horas del día. También puede presentar la información en un formato más simple y fácil de usar para el paciente.

Una herramienta para la toma de decisiones

Parte de la tarea de recopilación de información suele incluir pasos en los que el médico debe decidir qué registros incluir. La automatización inteligente puede simplificar la tarea.

Por ejemplo, el colaborador digital de Automation Anywhere Automation Co-Pilot puede ayudar a un médico a iniciar sesión en los distintos sistemas, autenticarse y extraer la información necesaria, e incluso comunicarse con el hospital, el consultorio, el centro de imágenes radiológicas y otros centros para solicitar o proporcionar información. Eso puede hacerse rápida y fácilmente en un solo panel.  

Otros tipos de normativas

Los mismos bots que pueden ayudar a proporcionar información a los pacientes de acuerdo con la IBR también pueden utilizarse para cumplir otras normativas, como las estimaciones de buena fe (GFE). Se puede encargar a un bot que inicie sesión en hospitales y obtenga información sobre la elegibilidad y facturación de los proveedores y otra información de GFE de sistemas como Epic, Cerner o Meditech. El bot puede cotejar el plan de seguro de un paciente con los proveedores elegibles para tratar determinadas afecciones. A continuación, puede extraer información sobre los precios de los servicios y notificar por adelantado cualquier proveedor no participante.

Toda esa información era generalmente difícil de obtener y entregar hasta que se introdujo el requisito de GFE y la automatización inteligente.

Casos de uso ampliados:

El cumplimiento de las normativas es solo una de las áreas en las que la automatización inteligente está demostrando ser una herramienta imprescindible para las organizaciones de atención sanitaria. También se está implementando para mejorar la atención al paciente y el negocio de esa atención, al automatizar las operaciones médicas y las administrativas.