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La chaîne de valeur pour la finance et la comptabilité (F&A) est pleine de processus standardisés et transactionnels, ce qui en fait un candidat idéal pour l'automatisation. Bien sûr, chaque approche a ses propres opportunités, mais le processus P2P est sans doute l'une des cibles les plus critiques et les plus en vue de la RPA.
L'ensemble du processus P2P peut comprendre plusieurs processus manuels hautement répétitifs. Par exemple, il implique des transactions complexes avec plusieurs fournisseurs, le traitement des factures, l'approbation des factures, ainsi que la satisfaction des flux de trésorerie et des fournisseurs. Il n'est donc pas étonnant que les entreprises cherchent à optimiser leurs solutions P2P grâce à l'automatisation du processus Procure-to-pay.
Les solutions d'automatisation du P2P s'intègrent à votre système ERP pour vous aider à rationaliser vos processus métier . En transformant les tâches fastidieuses en flux de travail automatisés, les organisations peuvent réaliser des économies, gagner en efficacité et améliorer la satisfaction des employés, ce qui constitue un triple avantage.
Quels sont les avantages de l'automatisation du processus Procure-to-pay ?
Les solutions d'approvisionnement intègrent plusieurs processus au sein du processus plus étendu de gestion de l'approvisionnement afin d'obtenir une meilleure efficacité globale. Les initiatives d'automatisation utilisant la RPA constituent la prochaine étape dans la recherche de processus parfaits. Les comptes fournisseurs, les bons de commande, l'intégration des fournisseurs et la réconciliation des factures sont autant d'exemples de domaines où l'automatisation peut aider les équipes chargées de l'approvisionnement à exceller.
Contrôle actif des dépensesLa RPA permet de réduire les dépenses imprévues en apportant de la clarté dans les flux et reflux constants de la chaîne d'approvisionnement. Grâce à un contrôle continu des factures, de l'approvisionnement, des fournisseurs, etc., la RPA et l'intelligence artificielle (IA) permettent aux équipes chargées des achats d'identifier les dépenses irrégulières, d'en déterminer la raison, de passer le processus d'achat en revue et de combler les lacunes.
Consolider les processus commerciauxLes solutions automatisées du processus Procure-to-pay simplifient la consolidation et la collaboration, de la saisie des données aux notifications, en passant par la gestion des contrats et les demandes d'achat. La RPA facilite le traitement de la documentation nécessaire ; les assistants numériques comblent les lacunes entre les anciens systèmes, en acheminant les informations là où elles doivent aller, souvent en temps réel.
Gestion rapide des fournisseursLa gestion des fournisseurs à elle seule comporte plusieurs tâches qui doivent être accomplies pour établir une chaîne d'approvisionnement saine. La RPA rationalise la gestion des fournisseurs avec un traitement précis des factures et des approbations rapides des fournisseurs. L'intégration avec les anciens systèmes permet aux robots comme Document Automation d'envoyer des informations aux parties prenantes pour accélérer les délais d'approbation.
Prévoir avec précision les besoins en approvisionnementLes solutions RPA dotées de capacités cognitives combinent la reconnaissance de texte (OCR), la vision par ordinateur, l'apprentissage machine (ML) et l'IA pour extraire et améliorer la précision des données capturées. Ainsi, les équipes d'approvisionnement peuvent voir exactement ce qui doit être acheté et vous permettre de bénéficier de remises sur les commandes et les paiements anticipés.
Renforcer le contrôle réglementaireLes robots logiciels sont nécessairement dotés d'un système de journalisation intégré ; vous devez être en mesure de voir comment les processus se déroulent à tout moment. Le renforcement du contrôle réglementaire est un avantage important de la journalisation des tâches. La RPA peut vous aider à mieux comprendre vos processus et flux de travail et à superviser la façon dont les produits sont fabriqués et vendus au sein de votre organisation.
Éliminer les activités à faible valeur ajoutéeLe flux de travail Procure-to-pay doit être rapide, et les entreprises qui n'ont que peu ou pas d'automatisation en souffrent. La RPA avec automatisation cognitive accélère le processus d'achat en réduisant ou en éliminant les tâches manuelles et répétitives. Cela a un effet positif sur le temps perdu par les équipes chargées de l'approvisionnement électronique et des finances et sur la rentabilité de l'entreprise.
Qui bénéficie de l'automatisation du processus Procure-to-pay ?
L'automatisation du P2P profite à l'ensemble de l'organisation. Cependant, l'automatisation ne doit pas s'arrêter là. La RPA cloud, comme Automation 360 et Automation Co-Pilot, sont évolutives à l'infini de sorte que votre solution P2P automatisée peut devenir votre propre solution commerciale automatisée.
La société voit grand en misant petit, apprend vite et évolue rapidement pour réussir son automatisation des processus robotisés
« Vous ne devez pas considérer la transformation comme étant au sein d'une fonction commerciale particulière, voyez-la plutôt comme un processus à part entière. Cela peut paraître un peu abstrait, mais au final, vous devez repenser l'ensemble de l'activité pour en tirer le meilleur parti. »
- Directeur financier adjoint 
300%
de gains d'efficacité
100%
de réduction du nombre d'erreurs
25
ETP recentrés sur des tâches à valeur ajoutée
Comment l'automatisation du processus Procure-to-pay peut-elle aider votre entreprise ?
En comparant l'état actuel de votre organisation avec l'état futur potentiel de l'automatisation du processus Procure-to-pay et des paiements, vous découvrirez des façons dont l'automatisation peut aider votre entreprise qui risquent de vous surprendre. Les capacités de la RPA vont bien au-delà du traitement des factures, de l'intégration des fournisseurs ou de la gestion des contrats.
Synchroniser les activités
- Conservez des informations précises sur l'inventaire et le traitement des fournisseurs pour un meilleur contrôle de l'approvisionnement.
- Réduisez le nombre de factures papier et rationalisez votre cycle de vie de la facture au paiement.
- Acheminez les factures aux parties prenantes importantes grâce à des flux de travail d'approbation.
- Gérez facilement les demandes des fournisseurs grâce à un service d'assistance en temps réel.
- Facilitez la collaboration entre les services pour mieux gérer les exceptions.
- Consolidez les informations provenant de différents canaux (e-mail, fax, EDI) en une seule source de données.
Réduire les erreurs
- Déterminez les domaines dans lesquels les dépenses non conventionnelles sont les plus courantes et ceux dans lesquels les dépenses ponctuelles sont nécessaires.
- Réduisez ou éliminez les erreurs de saisie de données inexactes pour le traitement des factures.
- Suivez le cycle de vie de la commande du début à la fin : aucune facture n'est perdue ni aucun paiement en retard.
- Travaillez avec les fournisseurs pour passer à la facturation électronique afin de disposer d'une piste d'audit claire.
- Validez les données en les comparant aux bons de commande et aux reçus de marchandises ou de services pour en assurer l'exactitude.
- Gestion des fournisseurs, des processus, des paiements, du budget et des approbations pour des opérations à travers le monde.
Améliorer les processus
- Automatisez la correspondance à trois niveaux pour accélérer les délais d'approbation des factures.
- Utilisez Process Discovery pour localiser les processus cachés qui peuvent être améliorés par l'automatisation.
- Recoupez les conditions et les processus de paiement des fournisseurs pour améliorer les conditions et les remises.
- Obtenez une plus grande satisfaction des employés grâce à des activités professionnelles à plus forte valeur ajoutée.
- Suivez et gérez les dépenses à travers plusieurs services, utilisateurs et sites.
- Safeline rationalise les activités P2P à travers les plateformes SaaS et les anciennes plateformes, à partir d'une interface centrale.
Contrôler les achats
- Consolidez les dépenses avec une meilleure visibilité sur les processus métier et les besoins globaux de l'entreprise.
- Contrôlez l'activité des fournisseurs et réduisez les fournisseurs en toute confiance pour une structure d'approvisionnement plus résiliente.
- Adaptez la mise en œuvre de l'automatisation en fonction des besoins du service.
- Gagnez du temps et libérez des ressources en rationalisant la maintenance des catalogues.
- Tirez le meilleur parti des négociations d'approvisionnement et réalisez des économies.
- Obtenez un meilleur contrôle sur les achats et d'autres services commerciaux complexes.
Que rechercher dans une solution d'automatisation du processus Procure-to-pay ?
Toutes les solutions d'automatisation du processus Procure-to-pay ne sont pas égales. Et puisque vos processus P2P sont nécessaires à la prospérité de l'entreprise, il est logique que vous souhaitiez la meilleure solution d'automatisation possible. Mais qu'est-ce que cela implique ?
Les options dont vous avez besoin dépendent de votre secteur d'activité. Par exemple, les directives de sécurité avancées sont nécessaires pour les organismes de santé, mais pas essentielles pour les fabricants de meubles.
Cela dit, une solution d'automatisation solide est une solution cloud native. Elle peut s'intégrer aux systèmes ERP modernes et anciens, qu'ils soient sur cloud, hybrides ou sur site. En outre, elle est infiniment évolutive, ce qui permet d'automatiser les activités d'approvisionnement de base en tant que robots logiciels ou de l'intégrer pleinement à l'ensemble de l'entreprise en tant qu'assistants numériques.
La facilité d'intégration est un autre enjeu. Une bonne solution doit permettre une mise en œuvre sans interrompre les processus métier essentiels. Permet-elle la RPA avec ou sans surveillance pour une flexibilité optimale ?
Comment se lancer dans les ressources d'automatisation du processus Procure-to-pay
Vous pouvez vous inscrire à l'Automation Anywhere University et apprendre comment créer votre propre robot. Nous avons constaté que l'AAU offre souvent une expérience solide pour comprendre comment la RPA peut fonctionner pour votre entreprise.
Vous pouvez également choisir de contacter Automation Anywhere et parler à l'un de nos spécialistes de l'automatisation. Demandez une démo pour voir ce que la RPA peut faire pour vous.
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