オートメーション・エニウェア、RPA「人事担当デジタルワーカー」で 在宅勤務時の仕事環境と健康状況を集計、 不測の事態で発生する多量・緊急作業の効率化を提案へ

オートメーション・エニウェア・ジャパン株式会社は、本年2月25日から現在まで、新型コロナウィルス感染予防対策の一環で従業員全員が在宅勤務をしています。そして今週4月6日（月）からは、短期間で変化している従業員の日々の仕事環境と健康状況を把握できるようにするために、全従業員へ当社のRPAを活用した取り組みを始めましたのでお知らせします。この一連のプロセスは、RPA ソフトウェアで作成した「人事担当デジタルワーカー」が自動で毎日行い、その結果の傾向や特徴を可視化します。そして今回の社内の取り組みを、事業継続のための業務を支援することができる事例として取りまとめ、今後顧客企業に提案していく予定です。

「人事担当デジタルワーカー」が自動的に行うプロセスの概要

• 簡単なアンケートフォームのリンクが記載された電子メールを毎日約200名弱の従業員全員に決まった時刻に送信。（従業員はモバイル端末やPCなどからリンク先のアンケートに回答を入力。）（Microsoft® Excel®、Microsoft Outlook®、Microsoft Forms）
• 当日に回答していない従業員のリストを抽出し、催促メールを送信。
• 決まった時刻にアンケートシステムから回答結果を抽出。
• 抽出したデータを当社分析ソフトウェア「Bot Insight」に入力。（Bot Insightが結果の傾向と変化をダッシュボードにグラフィカルに表示）

こうして可視化したアンケート結果は、人事部門と経営層がその傾向と変化を観察し、業務環境の改善や次の段階の体制を議論する材料として使用することができます。

上記のアンケートの送信、未回答者の確認と催促、可視化の準備にかかる1回あたりの時間は、当社が手作業を概算したテストではおよそ3時間ですが、従業員数の規模や未回答者への個別連絡などにかかる手間を考えると膨大な時間になることが予想されます。これに対してデジタルワーカーの自動作業は当社テストで20分で完了し、従業員数が数万人規模になっても自動化していますので人手はかかりません。

昨今の感染拡大防止に向けた取り組みとして、テレワークや時差通勤など柔軟な働き方が推奨されています。こうした急激な変化を伴う不測の事態に企業が事業継続計画を立てたり実施する中で、すべての従業員の健康管理や勤務状況を把握するために慣れない業務が急に数多く発生したり、短時間で結果を出さなければならない状況が出てくることが考えられます。

こうした状況でRPAは、多数の繰り返し作業や、複数のシステムをまたぐ一連のプロセス全体の業務をデジタルワーカーに担わせて自動化することができ、従業員は人にしかできない業務に集中できるように組織の中で協業することができます。また、連携させるシステムのインターフェースに合わせて業務を拡張することが可能ですので、各企業で使用している安否確認システムと連携させたり、可視化ソフトウェアにデータを送信したり、データをクラウドにアーカイブすることも自動化できます。

こうしたことから当社は、今回の社内の取り組みを事業継続のための業務を支援することができる事例として取りまとめ、今後顧客企業に提案していく予定です。

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