オートメーション・エニウェアのRPAソフトウェアを使用して 箕面市がマイナンバーを含む手書き書類から支払いまでの一連プロセスを自動化、 来年度から本格運用へ

RPAプロバイダーのオートメーション・エニウェア・ジャパン株式会社は、大阪府箕面市が弊社のRPAソフトウェア「Automation Anywhere Enterprise」を使用した業務プロセス改善で試験運用を終え、令和2年2月から本格導入することになりましたのでお知らせします。

箕面市は人口約13.5万人を擁し、平成23年度（2011年）に策定した第五次箕面市総合計画で、市の持続可能な発展と、住みやすく仕事もしやすいまちづくりを目指しています。

同市では、さまざまな分野で事業を行う際に外部の専門家を委員として委嘱しています。これらの委員に報酬を支払う際には、マイナンバーや支払口座などの個人情報が手書きで記載された書類をもとに、会議が行われた際には、実績に基づいた支払処理を財務会計システムにより行い、先述の個人情報を紐づけて法定調書を作成するという、一連の業務プロセスを経ています。

同市は各部署が手作業で行っていたこの業務プロセスについて、事務処理の効率化や、マイナンバーなどの個人情報の取り扱いを厳格にするために、総務部総務課で一元管理することになりました。これらのプロセスは同じ作業の繰り返しですが件数が多く、総務部総務課の業務量が著しく増加することが見込まれ、人為ミスが発生する可能性がありました。また、マイナンバーなど個人情報を多く含む書類のプロセスであるため、高いセキュリティを保つ必要がありました。

これに対して同市は、職員数を増やさずにこの業務をこなすために、RPAを活用して業務効率化を図ることを検討し、昨年、本格導入前の試験運用を実施しました。実施にあたって上記のプロセスを通して行った結果、「Automation Anywhere Enterprise」で所定の条件を満たすことができたため、採用を決定しました。

「Automation Anywhere Enterprise」が選定された理由：

• 手書き書類をOCRでスキャンして取り込み、RPAで自動処理する一連のプロセスを、追加費用なく標準機能で行うことができる。
• マイナンバー等の個人情報を高いセキュリティをもって扱うことができる。
• 今後職員がロボットを内製していく上で使い勝手が良い。
• 今後全庁で広く利用していく上で、野良ロボットが発生しないなど管理機能が高い。
• 導入後のサポート体制が充実している。

同市がRPAで本格運用を予定している「附属機関の委員等への報酬等の支出資料の作成」は年間約3,000件、そして「法定調書の作成」は年間約1,500件あり、現行ではいずれも１件あたり約15分かかります。今回の運用試験の結果、本格運用を始める令和2年2月からは年間1,125時間分（146日分）の事務を削減できる見込みです。また、作業が集中する総務課職員の時間外労働を減らしたり、人為ミスのない正確なプロセス運用になることを期待しています。

同市は今後RPAの活用実績を積み上げて、学校事務センターで行っている事務など、他の定型的な事務にも活用を拡大していく予定です。これにより職員の時間配分を最適化させることができ、市政、企画の検討、市民サービスの質向上のために多くの時間を使えるようになると期待しています。