G Suite オートメーション | ワークスペースの自動化

起業家、中小企業、大企業などが、Google Suite を好んで利用しています (Google Suite、Google Apps、Google Workspace などと呼ばれることもあります)。これらのプログラムはシームレスに連動しており、どこからでもアクセスでき、トレーニングもほとんど必要ありません。しかし、このシンプルさと一貫性により、自動化の理想的な候補にもなります。

G Suite と同様、Google Apps Script のコードもほとんどお金や時間をかけずに使い始めることができます。サインアップしてから数時間以内に、G Suite の最初のタスクを自動化できます。Google スプレッドシートに情報を取り込んだり、Google ドキュメントでテンプレートを作成することに加え、Gmail を自動化して、組織内の人々や顧客とのコミュニケーションを改善します。その可能性は無限大と言えます。

G Suite オートメーションを利用するメリット

G Suite オートメーションは、組織やビジネスオーナーに、ビジネスプロセスを改善するための無限の選択肢と機会を提供します。Google Workspace のどのプログラムを自動化するにしても、さまざまなメリットを得ることができるでしょう。

Google ドキュメントオートメーションは、チームメンバー間の迅速かつ安全なドキュメント共有を可能にします。たとえば、Google スプレッドシートオートメーションでは、マクロをオーケストレーションして自動的に活用し、四半期報告書の図表を作成できます。何より、どのような G Suite オートメーションでも、コーディングや特別なスキルなしでこれらの機能を利用することができます。Google Workspace オートメーションの具体的なメリットには、次のようなものがあります。

迅速な展開

G Suite を使用すると、組織全体にビジネスプロセスを展開し、標準化するのも簡単です。また、一度展開してしまえば、人の手を借りずにトリガーすることができます。自動化する手順にもよりますが、自動化されたプロセスは、メールや請求書を開くことはもちろん、データの抽出やフォームへの入力を行うことで開始されます。

コラボレーションの強化

Google Workspace の自動化されたビジネスプロセスツールを使えば、社内、契約社員、そして組織全体で行われるタスクから、多くの事務作業や手動のデータ処理を省けます。データベースやドキュメントを数分以内に更新したり、タスクを割り当てたり、通知を送ったり、最新の情報を取得したりと、さまざまな作業を自動化できます。変更された瞬間に全員のデータが更新されるので、これまで以上に協力して、助け合い、素晴らしい成果を上げることができます。

エラーの削減

エラーは、企業や組織に致命的な影響を与えなかったとしても、修正されるまでの間、時間とリソースを浪費します。その結果、チームが問題解決、製品、サービス、そして顧客のために使える時間が無駄になってしまいます。それにより、会社や組織の生産性と利益が低下してしまいます。G Suite オートメーションと RPA オートメーションは、ヒューマンエラーを起こさず、忘れることもなく、24 時間 365 日稼働します。

作業効率の向上

これまで、組織の誰かが 1 日に何時間もかけて行っていた作業が、バックグラウンドで自動的に行われるようになります。その結果、膨大な作業時間を他の仕事に充てることができ、全体的な作業効率が格段に向上します。この柔軟性と新たに生まれる機会にきっとご満足いただけるはずです。Bot オートメーションで最高の結果と最大の ROI を得るためには、最も時間のかかるタスクから自動化の取り組みを始めることをお勧めします。

新たな機会の特定

何か新しいことをしようと思ったり、特定のレポートを作成しようと思ったりしても、それに見合う以上の時間がかかってしまうため行動に移さなかったことが何度あったことでしょうか? G Suite オートメーションやロボティック・プロセス・オートメーションを使えば、ROI を低下させる作業負荷を取り除き、短時間でより多くの作業をこなし、業務について新たなインサイトを得ることができます。

コンプライアンス

機密情報、ビジネスに不可欠なデータ、財務システムなどを扱う重要なタスクにおいて、コンプライアンスは必要悪のように感じられます。RPA や Google Workspace オートメーションは、監査証跡を作成することで、日々の業務からこれらの作業や懸念を取り除きます。

必読かつ唯一無二の業界レポート

自動化プログラムで 8.5 倍の ROI を達成しているトップ企業の事例や、インテリジェントオートメーションによって、業界のリーダーがどのようにビジネスを変革し、グローバルな課題を克服して、成功を収めているかをご紹介します。

レポートをお読みください

G Suite オートメーションの事例

G Suite プログラムの自動化は、主に IT 部門に役立つと思われるかもしれません。たしかにそうした一面もありますが、Google Workspace オートメーションは簡単で便利なため、あらゆる企業や組織で、手動の定型タスクに時間を取られているすべての従業員にメリットがあります。

人事

もし、人事部が採用や人材発掘、オンボーディング、ファイリング、申請承認、データベースの更新、情報提供、その他の定型タスクに毎日何時間も費やさずに済むようになれば、何が実現できるか想像してみてください。G Suite オートメーションでこれらの手動タスクをすべて自動化すれば、人事チームは書類作成などに時間を取られることなく、人材に焦点を当てた業務に取り組めるようになります。

カスタマーサービス

顧客は、自動応答でメッセージを残すよう求められたり、保留にされたり、メールの返信を待たされるたびに、サービスに対するストレスや不満を募らせます。CRM と Google フォームの自動化により、リアルタイムのカスタマーサービスを提供できるようになります。また、対応漏れの防止やギフトの発行、フォローアップメールの送信なども可能です。さらに、G Suite オートメーションツールは、従業員の時間を削減するため、これらの問題に対処するための時間をより多く確保できるようになります。

金融サービス

金融の専門家が他の業務に加えてこなさなければならない単調なワークフローの多くは、自動化された G Suite ツールで行えます。自動化された G Suite ツールは、金利、税金、コストを自動的に計算したり、情報を引き出してデータベースやユーザーインターフェースを更新したりでき、コンプライアンスにも役立ちます。

公共部門

政府機関では、Google スプレッドシートなどのツールを使って、カスタムデータベースへの入力を自動化できます。また、G Suite オートメーションは、アラートの生成や市民への情報提供、よりスキルが求められる仕事の妨げになるようなタスクにも対応します。

企画・調査・マーケティング

Google スプレッドシートや Google アナリティクスのオートメーションは、分析結果の整理、ビジュアライゼーションの作成、価格の更新、関係部署のメンバーとの情報共有に不可欠です。また、G Suite オートメーションにより、ターゲット市場のデータ収集、マーケティングメールの送信、キャンペーンのモニタリングなど、成功を左右するタスクを加速させ、その結果を組織内の他の人々と指一本動かさずに共有できます。

製造

OH&S ドキュメント、MSDS、コンプライアンス、ベンダーの管理、顧客対応といった数々の日常業務は、それほど時間がかからないように見えても、1 分 1 秒が積み重なると膨大な時間になります。幸いにも、これらのタスクの多くは、RPA や自動化された G Suite ツールによって処理することができます。単調かつ最も時間が取られるタスクから順に自動化を進めていきましょう。気がつけば、毎日何時間もの作業が削減されているはずです。

G Suite オートメーションに関するよくある質問

G Suite オートメーションは、Google Workspace のすべてのアプリケーションに対応していますか?

はい。G Suite オートメーションは、次のものを含め、単一のアプリケーションにも、Google Workspace の複数のプログラムにも対応しています。

また、G Suite オートメーションを使用して、他のデスクトップアプリケーション、ビジネスプログラム、カスタムソフトウェア、Web ページ、さらには他のオンラインソリューションと統合することもできます。

G Suite オートメーションツールと RPA の違いはありますか?

G Suite オートメーションツールは、Google のプログラム間でのみ動作しますが、それだけではありません。G Suite オートメーションとロボティック・プロセス・オートメーション (RPA) は完璧に連携しています。RPA は、デスクトッププラットフォーム、カスタムソフトウェア、Salesforce などの CRM プログラム、Javascript アプリケーション、HTML、Web ページなどに対応しており、ビジネスプロセス全体でカスタムオートメーションツールを自由に開発することができます。

ほとんどのカスタムソフトウェアは複雑になる傾向があり、ソフトウェアエンジニアが必要になります。外部のエンジニアや自動化の専門家を雇わずに、G Suite オートメーションを設定することはできますか?

非常に複雑なプログラムや API の統合を設定するには、多少のコーディングや専門知識が必要になるかもしれませんが、G Suite オートメーションや RPA は、使いやすいグラフィックインターフェースを通じてコントロールできます。そのため、ほとんどのプロセスはポイント & クリックで自動化できます。オートメーションツールの編集や管理も同じインターフェースで行えるため、高度なスキルは必要ありません。

G Suite オートメーションツールを作成するには、ステップをドラッグして Bot のフレームワークを作成し、手動で行うプロセスを記録し、必要に応じて編集して、[保存] をクリックします。ダッシュボードにアクセスできるユーザーなら、誰でも 1～2 時間の説明ビデオを見るだけで独自のダッシュボードが作成できるほど簡単です。

組織内のワークスペースごとに個別の G Suite オートメーションツールを作成する必要がありますか?

いいえ。G Suite オートメーションプログラムをローカルに保存することはできますが、各ワークスペースに同じオートメーションをインストールする必要はありません。Google Workplace オートメーションと RPA は、組織内のどのデバイスからでもアクセスできるサーバーに保存されます。そのため、デスクトップアプリケーションや Gmail、Google ドライブなどのオンラインストレージにある Web プログラムから、ドキュメントや情報などを共有できます。これにより、他のユーザーとのリモートでの作業がスムーズになります。

G Suite オートメーションツールで置き換えられそうなビジネスプロセスが見当たらないのですが。

E メールやファイルを開いたり、顧客や取引先と連絡を取るときに行うルーティンがある場合、G Suite ワークフローオートメーションを利用できるプロセスが少なくとも 1 つあることになります。まず、自分が日々行っているビジネスプロセスを考えてみましょう。そして、基本的な手順に従って処理するもの、意思決定がシンプルまたは不要なもの、多くの時間を要するもの、めったに変わらないものを探してください。自動化プロセスを複数設定したり、それらをリンクさせたりすることで、1 日の多くを占めるタスク全体を完了させられます。

G Suite オートメーションのアイデアには賛同しますが、実行されるプロセスが作業の妨げになるのは困ります。そうした問題はありますか?

まったくそのようなことはありません。G Suite オートメーションツールはサーバーに保存され、サーバーから実行されるため、コンピューターの貴重なリソースを消費しません。また、バックグラウンドで最新の状態で動作するため、日常の業務を妨げることはありません。プロセスが変わった場合には、エラーが出ないように注意し、調整するだけです。