契約管理の自動化 | オートメーション・エニウェア

契約管理と契約更新は必要不可欠な業務ですが、多くの場合、時間のかかる手作業のプロセスであるため、ボトルネック、遅延、フラストレーションを生み出す可能性があります。コントラクトオートメーションを活用して監査証跡の完全性を確保しながら契約管理のワークフローを合理化することで、契約更新プロセスを簡素化し、主要な関係者とより良い関係を構築できます。

ロボティック・プロセス・オートメーション (RPA) とは、人工知能 (AI)、自然言語処理 (NLP)、機械学習 (ML) を用いて、ソフトウェアロボットにタスクを「学習」させ、反復的なビジネスプロセスを自動化するものです。インテリジェントディスカバリープロセスのような RPA ソリューションによって、自動化をさらに前進させて、契約ライフサイクル全体を自動化できるプロセスを発見します。自動化できるプロセスには、契約更新、承認ワークフロー、契約書テンプレートの作成、電子署名のフォローアップ、文書のファイリングなどがあります。

契約更新を自動化によって管理するメリットとは?

契約ライフサイクル管理 (CLM) には、新規契約、契約更新、契約ワークフロー、電子署名の取得、更新日までの契約書の受領確認などが含まれ、ワークフロープロセスが複雑な場合は特に、調達プロセスの中でも時間を要する部分となります。

多くの契約はテンプレートや電子署名に依存しているため、RPA に最適な業務プロセスと言えます。ここで契約管理プロセスを自動化するメリットをいくつか紹介します。

デジタルトランスフォーメーションの推進

契約、修正、更新には、手作業のプロセス、時間のかかる契約書原案の作成と更新、複数の関係者による承認プロセス、監査証跡と契約ライフサイクル管理 (CLM) に関するビジネスプロセスが伴います。こうした業務を企業のデジタルトランスフォーメーションの一環として自動化できます。Symantec 社 (英語)はオートメーション・エニウェアの RPA で 4,500 時間の削減を実現しています。

従業員の成長

従業員は契約管理プロセスの主要な関係者であり、ボトルネック、ビジネスプロセス、ワークフローを特定し、契約管理ソフトウェアをテストすることができます。従業員は、契約書のテンプレートの作成をサポートし、プロセスを承認して、使いやすい契約ソリューションに貢献することができ、こうしたことはすべて従業員が成長する機会になります。

エラーの低減

契約書作成時のデータ入力を手作業で行うと、時間がかかるうえにエラーが発生しやすく、関係者、社内外の営業担当者、調達担当者、サプライヤー、取引先のフラストレーションの原因になります。契約管理ソリューションとアプリによって、ワークフローの自動化と合理化、ダッシュボードの作成と更新を行うことで、従業員は関係管理に集中することができます。

信頼と評判

契約書に不備があったり、誤りがあったりすると、発行者の印象が悪くなります。契約管理ソフトウェアを統合することで、応答時間の短縮、更新機会の特定、契約更新日の順守、更新管理と承認プロセスの合理化が実現します。こうした要素は、社内外の関係者からの信頼と評判の確立につながります。

ワークフローの簡素化

自動化された契約管理ソリューションによって、業務を合理化し、契約管理プロセスと承認プロセスを簡素化し、マイルストーンと契約データを追跡して、透明性の高い監査証跡を提供できます。RPA によって、リアルタイムで契約書の修正を行い、営業担当者や関係者にリアルタイムで最新のステータスを通知できます。

効率性の向上

RPA 契約管理ソフトウェアによって、更新とリマインダーを監視し、リアルタイムのテンプレートを作成し、電子署名を取得し、契約書をアーカイブ化します。集中リポジトリ、マイルストーン、ダッシュボードを更新して、合理的なワークフローを提供します。第一生命保険は、年間 13 万 2,000 時間の削減を実現し、RPA がいかに効率的かしています。

契約更新の自動化は誰にメリットをもたらすのか?

RPA によって、契約の交渉、作成、更新を行う全拠点の業務プロセスを合理化し、不整合にフラグを立てて調査し、契約をアーカイブ化し、必要文書を管理し、収益性を向上させることができます。

営業

自動化された契約管理ソリューションは、契約の交渉や更新を行うセールスチームをサポートします。手作業による遅延を発生させることなく、リアルタイムで契約期間の更新や修正を行い、主要な関係者に通知し、契約状況、契約データ、承認を更新し、セールスサイクルを短縮できます。

財務と会計

RPA および CLM ソフトウェアによって、価格、請求書、支払いを見直し、矛盾や不一致にフラグを立て、請求書を作成、送信、照合して、標準の条件からの逸脱を特定できます。リアルタイムのレポートや監査データを提供し、予算の数値を更新できます。

文書管理

契約管理ソフトウェアによって、契約のリポジトリを作成し、契約テンプレート、契約書に使用する言語、条項、例外、修正、電子署名、契約更新のリアルタイムデータベースを作成し、更新できます。こうしたリポジトリに、どのプラットフォームからもアクセスでき、主要な関係者に更新情報をルーティングできます。

法令遵守

自動化された中央リポジトリ契約管理システムは、セキュリティ、透明性、監視、検索性を向上させます。標準のテンプレートに基づいて契約書を作成し、修正に対する管理体制と、調査を要する標準外/署名後の修正のルーティングプロトコルを確立します。

夜中の 3 時まで、注文書の処理に追われたこともありました。今では、そうした処理を Bot に任せて、自分はお客様により集中できます。

- Brandi Ford 氏、オートメーション・エニウェア、シニアコントラクトアドミニストレーター

88%

契約の処理にかかる時間の短縮率

100%

Automation Co-Pilot による例外処理の削減率

80%

署名処理時間の短縮率

事例を読む (英語)

自動化による契約更新管理はビジネスにどのように役立つのか?

契約管理によって、財務実績を最大化し、ビジネスを拡大できます。調達契約やサプライヤーとの契約は、供給、コスト、利益に直接影響します。契約更新を自動化することで、承認プロセスを合理化し、契約書原案、条項、ワークフローを標準化し、法規制へのコンプライアンスを確保し、中央リポジトリを確立して契約書を簡単に取得できるようにし、透明性の高い監査証跡を残すことができます。

品質改善

最新の CLM ソフトウェアを使用して、多くの事務的業務を一貫して継続的に処理
契約価格、請求、テンプレートがどの顧客も一貫していることを確認
レガシーシステムを含む複数のプラットフォームから単一のダッシュボードにデータを統合
不完全な情報や誤った情報が検出され次第、フラグを立て、調査が必要な情報としてルーティングし、解決
契約管理プロセスにおいて明確な監査証跡を記録

調達

変更部分と除外部分の監査証跡を残しながら、リアルタイムで契約交渉を更新
割引、価格、例外対応などの要望をビジネスプロセスに照らして確認
アポイントメントを取り、情報と必要文書を適切なカレンダーに自動送信
標準外の条件を迅速に特定してフラグを立て、要調査としてルーティングし、契約状況を更新
段階的な価格設定、割引、報酬の変更、違約金を追跡し、データを反映するように価格を調整
複数のデータソースをスキャンして、問題、エスカレーション、遅延、不履行があったサプライヤーにフラグ付け

財務

データ管理と法規制へのコンプライアンスを自動化することで、契約書を標準的な条件に従って作成
ヒューマンエラーを削減し、キャッシュフローを改善し、手作業での照合とデータ入力に費やす時間を削減
契約条項を分析し、矛盾、例外、割引、逸脱にフラグ付け
さまざまなフォーマットからデータを取得し、抽出し、処理して、契約の修正や契約条件に活用
リアルタイムデータ、例外レポート、調整、透明性の高い監査データをオンデマンドで生成

シェアードサービス

生産性を向上させ、エラーを削減し、契約管理ライフサイクル全体のプロセスの透明性を確保
例外、不一致、調整に関する問題を調査し、分析し、解決
セールス、カスタマーサポート、会計、調達部門に今後の更新予定をルーティング
さまざまなエンタープライズシステムや文書のデータにアクセスして、情報を照合し、レポートを生成
部門間のコミュニケーションを改善し、契約ワークフローを最適化し、条件と価格を均一化
コンプライアンスに関する懸念事項を特定し、適切な部門に問題をルーティングし、裏付けとなる文書を提供

契約更新自動化プラットフォームに求めるべき要件とは?

自動化された契約管理ソリューションへの投資を検討する際には、どのようなタイプのソリューションが必要かを検討することが重要です。どの程度広く取り入れますか? 現時点では契約テンプレートのフィールドに入力するだけのコントラクトオートメーションソリューションを探しているかもしれませんが、将来的には他の機能が必要になるかもしれません。企業の成長に伴ってビジネスニーズが変化するため、スケーラブルなオートメーションソリューションが望ましいでしょう。そうしたソリューションであれば、カスタム契約書の作成、承認と電子署名が必要な契約書の送信、例外のフラグ付けなどの機能を後から追加できます。

現在、どのようなエンタープライズプラットフォームを運用していますか? レガシーシステムから情報を抽出する必要がありますか? 契約管理ソリューションに互換性は確保されていますか? ニーズに応じてソリューションを拡張できますか? 契約管理ソリューションをカスタマイズできるだけの専門知識が社内にありますか? 今必要なものと今後重要になるものを書き出してみましょう。