請求書処理の自動化 | オートメーション・エニウェア

ビジネスにおいて最も重要な側面の 1 つは、サービスへの対価を払うことです。しかし、請求書の作成は、一般的に手入力やログ、Excel などを使った時間のかかるビジネスプロセスであり、ヒューマンエラーが発生しがちです。収益性を高め、大量に発生するオフィス業務のワークフローを効率化する 1 つの方法として、ロボティック・プロセス・オートメーション (RPA) や光学式文字認識 (OCR) を財務の仕事に導入することができます。

RPA は 24 時間 365 日稼働して、請求書の処理を 100% の精度で自動化し、オフィス業務を効率化するとともに、収益性を向上させます。受注と同時にリアルタイムで作業指示書を作成できるため、処理時間が短縮され、顧客満足度も向上します。買掛金や売掛金に関する業務も効率化できます。請求書の処理や照合作業を自動化し、精度を高め、ヒューマンエラーを減らし、財務・経理部門の業務全般を改善できます。

請求書処理の自動化のメリットとは?

RPA は、人工知能 (AI)、自然言語処理 (NLP)、機械学習、高度な文書処理を用いて、請求書処理、調達、サプライヤーのオンボーディングなどの日常的なビジネスプロセスを自動化します。RPA の Bot は、財務情報の照合、調査が必要な不一致の通知、報告書の作成、支払い処理、アカウント更新、リアルタイムでの更新が可能です。単調な手作業のデータ入力は RPA が代わりに実行できるため、従業員は、より価値の高いやりがいのある仕事に集中でき
ます。

チームコミュニケーションの効率化

RPA を利用したインテリジェントオートメーションは、顧客の認証とオンボーディング、支払い処理、調査が必要な不一致の通知、透明性の高いリアルタイムでの財務報告を自動化することで、コミュニケーションを効率化できます。また、オートメーション・エニウェアの財務 Bot (英語) は、複数のソースからデータを抽出できます。

キャッシュフローを改善

ロボティック・プロセス・オートメーションは、台帳の作成、異なるアカウントへの金額の割り当て、支払いの確認など、時間のかかるワークフローを自動化し、キャッシュフローを改善します。請求書を瞬時に作成し、あらかじめ定めたスケジュールに沿って送信できるため、支払いの迅速化と収益性の向上が可能です。

コストを削減

支払い処理は、複数のデータポイント、手作業によるデータ入力、請求書と支払いの処理、勘定照合など、時間のかかる作業です。たった 1 つの転記ミスが何時間もの照合作業を発生させ、時間や生産性のロスにつながることもあります。RPA は、ミスを減らし、コストを削減し、効率を高め、顧客満足度を向上させます。

精度を向上

ビジネスの請求書には、情報の欠落や誤りなどのミスが発生しやすく、不一致の調査や照合には多くの時間が取られます。買掛金/売掛金業務に RPA を導入すると、こうした調査や照合を回避できます。GLT International (英語) 社は、RPA ソリューションを導入し、短期間で「95% の精度を達成し、ストレートスループロセッシングも 89% に向上」しました。

決算処理の高速化

RPA は、請求書や作業指示書の作成、支払い処理、勘定照合、透明性の高い監査証跡の作成、報告書の作成、リアルタイムでのアカウント更新を実現します。また、財務データを必要に応じて生成できるため、予測や外部向けの報告書作成、業務上の意思決定が円滑化されます。

ガバナンスと管理を強化

国際的な財務会計処理の方法に変更が生じた場合、従業員が新しいプロセスを理解するまで時間がかかる可能性があります。RPA は、基準、許容誤差、コントロールを自動的に更新できるため、常に財務報告のコンプライアンスを確保できます。監査業務とコントロールを自動化することで、ガバナンスと規制遵守を強化できます。

請求書処理の自動化は誰にメリットをもたらすのか?

ロボティック・プロセス・オートメーションは、時間のかかるビジネスプロセスやワークフローの効率化、企業ポリシーの一貫した適用、サプライチェーンのオンボーディングの促進、業務上の意思決定や収益性向上に必要なリアルタイムのデータ提供など、事業運営にさまざまなメリットをもたらします。

買掛金・売掛金

請求書の処理に RPA を導入して手作業のプロセスをなくすことで、コスト削減、コントロール強化、精度の向上、財務報告の迅速化を実現し、それを短期間での支払い、正確な照合、リアルタイムの財務取引につなげることができます。その結果、従業員は、より価値の高いやりがいのある仕事に集中できます。

調達

RPA は、新しいサプライヤーのオンボーディング、作業指示書/請求書の自動作成、電子商取引、明細書の作成、勘定照合などの定型業務を自動化します。100% の精度により、顧客満足度の向上、アカウントの不一致の減少、ビジネスワークフローの効率化が実現します。

法令遵守

RPA は、人工知能と高度な文書処理を使用して、企業ポリシーの更新や、規制の変更に伴う方針/手続き/標準的な会計業務の更新に迅速に対応し、財務・経理業務が常に 100% のコンプライアンスを担保できるようにします。

顧客関係

時間のかかる手作業を効率的な RPA ワークフローに置き換えることで、従業員はデータ入力や Excel の作業に時間をとられることなく、コミュニケーションスキルを発揮して顧客満足度の向上に取り組むことができます。

RPA 導入のパートナーを選ぶときは、コストだけを基準に考えるのではなく、必要なタイミングで支援してくれるパートナーであるかを見極める必要があります。オートメーション・エニウェアは導入の各段階で当社と連携し、成功の手助けをしてくれました。

Juniper Networks 社、リーンデジタルトランスフォーメーションリーダー、Prateek Kapoor 氏

100%

プロセスサイクル時間を短縮

33%

手作業を削減

24/7

年中無休、無制限の請求処理に対応

事例を読む (英語)

請求書処理の自動化の効果とは?

調達、サプライチェーン管理、在庫、買掛金/売掛金管理、顧客関係管理、営業とマーケティングなどの部署はそれぞれ独立して業務を行っていますが、財務・経理関連で効率的なビジネスプロセスが求められる点はどの部署も変わりません。請求書の処理に RPA を導入することで、どのようにビジネスに貢献できるかを紹介します。

請求書の処理

必要に応じて、またはスケジュール通りに企業データから請求書を作成
データの照合、顧客向け明細書の作成、勘定照合、不一致の通知を 24 時間 365 日体制で実行
定型的なデータ入力、複数アカウントへのアクセス、データ検索を効率化
複数のソースやシステムからデータを収集し、アカウント、報告書、明細書を作成
支払い処理、アカウントの更新、明細書の照合、報告書の作成をオンデマンドでリアルタイムに実行
法規制を遵守した透明性の高い監査証跡を生成

調達

作業指示書や船荷証券の作成、出荷の追跡、アカウントの更新、リマインダーの送信
既定の企業ポリシーに従って、新規サプライヤーのオンボーディングを自動的に実行
大量の依頼をシームレスに処理し、複数のアカウントを同時に処理
明細書や残高、支払い、状況に関する顧客からの日常的な問い合わせに対応
在庫通知、報告書、作業指示書、請求書をリアルタイムで作成
テクニカルライブラリ、データベース、ドキュメントリポジトリを相互参照し、サプライヤーからの問い合わせを検証

顧客関係

正確な作業指示書、明細書、請求書、アカウントをタイムリーに作成
データ入力の自動化により、従業員は顧客関係管理 (CRM) に集中することが可能
アカウントの不一致、支払いに関する問い合わせ、勘定照合を 100% の精度で処理
あらゆるプラットフォーム、レガシーシステム、データベースから顧客情報にアクセスし、リアルタイムに更新
トラブルシューティングと問題解決をリアルタイムで行い、顧客ファイルの全側面を包括的に更新
複雑でタッチポイントの多いワークフローを自動化し、CRM やチケットシステムに自動化を組み込み

金融サービス

ルールに基づく意思決定により、複数の法域における規制要件に準拠
売掛金 (英語)業務の拡大、顧客アカウントの開設、請求書の発行、支払いの処理
財務報告書をリアルタイムに作成し、確実な予測、意思決定、監査要請をサポート
リアルタイムでの勘定照合、支払い通知の送信、明細書の作成に 24 時間 365 日対応
請求書の作成、照合、支払い処理を 100% の精度で実行し、収益性の向上を実現
不正行為を抑制し、調査が必要な例外を通知すると同時に、事業や業務の継続性を強化

請求書処理の自動化ベンダーに求めるべき要件

価値の低い延滞業務など、どの定型業務を自動化すれば、従業員はより価値の高い業務に集中できるかを考えてみてください。どの程度の自動化が必要なのか、どのような概念実証を行うのか、結果をどのように評価するのか検討する必要があります。

支払い処理、アカウント更新、照合、一定範囲内の延滞金の確認は Bot が処理できるため、従業員は収益につながる業務や付加価値の高い業務に集中できます。インテリジェントオートメーション RPA は、リマインダーの送信、応答の追跡、顧客がリマインダーを無視した場合のエスカレーションを行います。

RPA ソリューションは、エンタープライズシステムやレガシーシステムと統合し、複数のソースからシームレスにデータを抽出できる必要があります。業務に合わせて拡張できる、堅牢でカスタマイズ可能なソリューションでなければなりません。RPA の導入は財務部門から始めることができますが、その成功例をテンプレートとして、組織の他の部門に適用できます。

使用を開始するには

オートメーション・エニウェアは、あらゆる段階でお客様をサポートします。RPA をビジネス全体で活用する方法について、当社のエキスパートと一緒に概念実証を作成することもできます。

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請求書処理の自動化に関するその他のリソース

顧客成功事例 (英語)

自動車部品メーカーの Stant 社は、請求書処理システムを自動化し、短期間で部品を市場に投入できるようになりました。この経緯をご覧ください。

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買掛金 (AP) 管理の自動化が重要である理由、そして調達から支払いまでのプロセスの半自動化と全自動化の違いについて説明しています。

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