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Desde 1982, Microsoft Excel ha apoyado a las empresas con su asombrosa capacidad para calcular datos en cualquier número de hojas de cálculo de Excel (también conocidos como libros de trabajo) y pestañas (también conocidas como hojas de trabajo). Con la barra de herramientas, puede trazar gráficos y crear tablas de pivote, así como buscar y compilar datos de cualquier número de fuentes. Lo más importante es que con el lenguaje de programación VBA, el editor de Visual Basic y el grabador de macros, puede ejecutar tareas repetitivas simples o complejas con el clic de un botón.
Tradicionalmente, las hojas de cálculo han sido la forma dominante de gestionar muchos procesos empresariales: desde las finanzas hasta los programas de los empleados. Incluso en estos tiempos contemporáneos de IA, macrodatos y computación en la nube, muchas organizaciones siguen confiando en las aplicaciones de Microsoft Office, utilizan Excel y tienen muchos datos en hojas de cálculo.
Sin embargo, junto con las aparentemente incontables posibilidades viene una empinada curva de aprendizaje de VBA. Los usuarios pueden pasar horas estudiando ejemplos de automatización y elegantes plantillas de Excel preprogramadas para manejar conjuntos de datos específicos. Abundan los tutoriales y seminarios web diseñados para enseñar un único objetivo o responder a preguntas como "¿dónde está la pestaña de desarrollador?" y "¿cómo cambio el nombre de mi macro?"
Esas son muchas de horas de trabajo desperdiciadas y mucho flujo de trabajo interrumpido que puede ahorrarse con la automatización de Excel. Permite a los usuarios automatizar procesos repetibles; pueden crear y grabar macros, utilizarlas y crear informes, todo ello sin tener que aprender código VBA. Incluso puede modernizar este marco para poblar las herramientas de inteligencia empresarial y ciencia de datos para que las organizaciones puedan optimizar sus datos de Excel.
¿Qué puede hacer la automatización de Excel por mí?
Hay muchas cosas que puede hacer la automatización de Excel para que los usuarios trabajen mejor con un libro de Excel. Simplifica las tareas complejas y permite a las empresas repetir con rapidez y precisión procesos que ahorran tiempo, dinero y esfuerzo. También es la clave para actualizar los procesos empresariales (y sistemas) heredados, de manera que funcionen sin problemas con los contemporáneos para un análisis detallado, ciencia de datos e inteligencia empresarial.
En este sentido, lleva los datos estructurados tradicionales a un mundo nuevo. Ahora puede unir datos semiestructurados y no estructurados, con todas las nuevas herramientas de automatización que hacen que esta información sea rentable para la empresa. Los beneficios específicos incluyen lo siguiente:
Una experiencia fácil de usar
La funcionalidad de la automatización de Excel hace el trabajo sucio; puede actualizar valores, formatear celdas y ejecutar macros. Los usuarios no se atascan en estos detalles y pueden concentrarse en la importancia de la información en las hojas de cálculo para una experiencia de usuario eficiente y agradable.
Toma de decisiones con conocimiento de causa
La automatización de las tareas de Excel permite a los usuarios transferir la información deseada de las hojas de cálculo a vistosos paneles, tablas y gráficos. Estas demuestran visualmente el significado de los datos para informar la toma de decisiones. Un proceso similar es útil para extraer información de Excel en herramientas de análisis.
Integración de la empresa
La automatización de los procesos de Excel es la clave para integrar las hojas de cálculo y sus datos en cualquier sistema empresarial. La automatización se encarga de hacer que las hojas de cálculo sean una fuente más que se integre con las más modernas de la empresa.
Compartir datos
Los usuarios pueden compartir de forma segura datos en archivos XLS, XLSX, XLSM (archivos de Excel que admiten específicamente macros de VBA) y CSV. La automatización de Excel puede cifrar los datos, comprimirlos y transferirlos a otras personas, independientemente de su ubicación física. Cada uno de estos pasos es fácilmente automatizable para lograr colaboraciones seguras.
Mejor gestión del riesgo
Los usuarios suelen cometer pequeños errores al transferir datos entre hojas de cálculo y otros recursos. Esos pequeños errores pueden convertirse en otros mayores que afecten negativamente a la empresa. La automatización hace que las transferencias de datos estén libres de riesgos.
Aplicación de bajo impacto
El RPA se desarrolla de tal manera que puede implementarse con una interrupción mínima a los procesos de la empresa. Los equipos pueden seguir trabajando con tecnología conocida mientras se integra o actualiza la plataforma de RPA.
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¿Quién utiliza la automatización de Excel?
La automatización de Excel está ampliamente implementada en una gran variedad de sectores y casos de uso. Desde el punto de vista de la industria, se utiliza con frecuencia en los departamentos de contabilidad para hacer seguimientos de la información financiera. Los departamentos de recursos humanos siguen guardando los datos en hojas de cálculo y son los adoptantes naturales de la automatización de Excel. Incluso hay empresas que gestionan las redes de la cadena de suministro con la automatización.
Entre los sectores específicos que emplean algún nivel de automatización de Excel se encuentra el Gobierno, que almacena una gran cantidad de información en hojas de cálculo. La fabricación es otra vertical que resulta especialmente útil para gestionar aspectos como las compras y las relaciones con los socios. Algunos ejemplos detallados de la automatización de Excel son los siguientes:
Atención Sanitaria
Los proveedores de atención sanitaria tienen enormes cantidades de datos de pacientes que suelen encontrarse en hojas de cálculo. A menudo, en esta información se hacen referencias cruzadas con datos sobre proveedores y medicamentos. La automatización de Excel puede optimizar los procesos de gestión de esta información para aspectos como las citas, el seguimiento y el tratamiento.
Sector público
Las organizaciones gubernamentales tienen una gran cantidad de datos en archivos Excel sobre individuos, organizaciones, organizaciones municipales y estatales, y sus empleados. La automatización permite a estas entidades acelerar la extracción y la migración de datos, así como importar y agregar datos para los nuevos propietarios, por ejemplo.
Fabricación
No es raro que en la fabricación se gestionen los datos sobre las redes de la cadena de suministro y las adquisiciones en hojas de cálculo. Con la automatización de Excel, se pueden autocompletar los datos sobre los socios y los suministros, incluidos los desarrollos poco latentes, así como recuperar los datos para su análisis.
Servicios financieros
Los bancos y las empresas de servicios financieros gestionan varios tipos de datos en hojas de cálculo, desde información sobre clientes hasta datos sobre hipotecas, líneas de crédito y otros servicios. La automatización permite a estas organizaciones cargar rápidamente esta información en sistemas posteriores para que los análisis decidan si conceder o no un préstamo a los clientes, por ejemplo.
Ventas y marketing
Especialmente en el moderno viaje del cliente de hoy, con múltiples puntos de contacto y tiempos de conversión más largos, los servicios de marketing y ventas a menudo han tenido problemas con la gestión de los datos de los clientes. Es fundamental fusionar con precisión los datos de los clientes en todas las plataformas, puntos de contacto y canales de análisis. A menudo, esos datos de clientes comienzan con la siempre lista hoja de Excel. La automatización puede eliminar la frustración y el error de agregar y fusionar los datos de los clientes para lograr una experiencia más positiva.
Operaciones de procesos empresariales
Numerosos servicios de BPO incluyen la gestión de inventarios, pero esa gestión a menudo tiene que realizarse a través de múltiples sistemas. Reunirlo todo en un sistema puede ser un reto. Gracias al predominio de Excel en el sector empresarial, muchas empresas recurren a las hojas de cálculo. La automatización de Excel facilita el inventario mediante la automatización de la conciliación del mismo, entre otras cosas.
Preguntas frecuentes sobre la automatización de Excel
Algunas partes de Excel ya pueden automatizarse dentro del propio programa mediante fórmulas, como la creación de informes dinámicos basados en datos. Sin embargo, la automatización de Excel mediante RPA toma las capacidades heredadas de Excel y las aumenta. Entre otras cosas, la automatización de Excel puede eliminar el trabajo manual de los siguientes procesos:
Migración y extracción de datos
Integración de la base de datos
Integración de aplicaciones
Ejecución de informes de análisis
Limpieza y análisis de datos
La respuesta corta es no. Aunque la automatización robótica de los procesos y las macros tienen algunas similitudes; hay diferencias significativas.
Una de las mayores son las limitaciones. Las macros están limitadas al conjunto de programas de Microsoft Office; ampliar el trabajo de Excel fuera de Office puede ser un dolor de cabeza. Sin embargo, la RPA permite una mayor variedad de tareas gracias a su capacidad de integración en otras aplicaciones.
La segunda es la facilidad de uso. La RPA es fácil de usar y tiene una interfaz de arrastrar y soltar. No es necesario tener conocimientos de codificación. Las macros, en cambio, requieren un conocimiento profundo de VBA: el código necesario para escribirlas.
Depende de sus necesidades. Si nunca ha deseado poder ampliar su trabajo fuera de Excel u Office, quizás no. Si tiene muchos fragmentos de código VBA que aparecen inesperadamente, puede que la automatización Excel y RPA no sea para usted. Pero si quiere reducir el trabajo manual de escribir todo ese código de macros y compilar datos, o quiere ampliar sus habilidades de genio de Excel a otras áreas y aplicaciones, la RPA es para usted.
Puede parecer una pregunta tonta, pero en realidad no es así. Las plataformas de RPA como Automation 360 le permiten gestionar hojas y libros de trabajo de Excel sin tener el programa instalado. Una forma más en la que la RPA hace que sus procesos empresariales fluyan con mayor facilidad.
Dos palabras: datos limpios. Mantener la integridad de los datos es una de las consideraciones más importantes (y una de las más difíciles de controlar) cuando se utilizan hojas de datos como Excel entre varias áreas de una empresa. La automatización de los flujos de trabajo de Excel puede proporcionar datos limpios, lo que garantiza la precisión de la fusión, la comparación, el cotejo de datos y otras actividades de gestión de datos.
No. La automatización RPA está disponible para empresas de cualquier tamaño y es completamente escalable. Así, su solución de automatización de Excel crece con las necesidades de su empresa.
¿Cómo puedo comenzar a usar la automatización de Excel?
La mejor manera de empezar con la automatización de Excel es implementar una solución de automatización robótica de procesos (RPA). El software RPA utiliza agentes de software llamados bots para realizar las diversas acciones necesarias a fin de automatizar las actividades de Excel. Las soluciones RPA funcionan bien con Excel. No solo se especializan en la automatización de procesos rutinarios y repetibles, sino que son herramientas excelentes para utilizar en los datos estructurados que se encuentran en las hojas de cálculo.
Una vez que se adopta una plataforma RPA, es muy fácil dejar de registrar y empezar a automatizar las actividades de Excel. Basta con utilizar métodos de apuntar y hacer clic, arrastrar y soltar, para mostrar a los robots todos los pasos de un determinado proceso.
Las mejores soluciones de RPA utilizan la visión por computadora e IA para supervisar todos estos pasos hasta los clics individuales del mouse. Cuando haya terminado, el sistema sabrá qué hacer para implementar bots que automaticen las tareas de Excel. Esto incluye tareas como la transferencia de información de otros sistemas a Excel o viceversa.
Por ejemplo, la RPA es excelente en el "screen scraping" (adaptación de pantalla) de información de diferentes sitios web para rellenar hojas de cálculo. Cuando se utiliza para automatizar tareas relativamente mundanas como la actualización de valores o el formateo de celdas para trabajos específicos, ahorra tiempo y dinero a las empresas. Realiza estos trabajos de forma más eficiente (y rápida) que los humanos. Además, los bots nunca se cansan y no cometen los errores que cometería una persona que trabaja hasta tarde o está distraída.
Uno de los últimos pasos es la implementación de bots para poner en marcha otras formas de automatización de Excel. Por ejemplo, si ya está automatizando partes de Excel con macros, los bots pueden tomar el relevo para realizar esta tarea a escala empresarial. Su precisión resultante es ideal para iniciar procesos posteriores, como la integración de la información en hojas de cálculo para la programación de modelos de aprendizaje automático, el análisis de la productividad de los miembros del equipo de ventas o cualquier otro caso de uso. La RPA hace que la automatización de Excel sea de nivel empresarial, confiable y segura.
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