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La documentación solía ser casi imposible de incorporar a los flujos de trabajo porque no está estructurada. Cuando no puede acceder a la información que necesita, no puede incluirla en su toma de decisiones. Por lo tanto, sesga las decisiones y conduce a errores. La inteligencia artificial de documentos es una potente solución de automatización de extracción de datos sin código que es vital para la transformación digital y que elimina ese problema.
Cuando hay mucho en juego y el éxito de la empresa depende de una decisión, no puede permitirse dejar información oculta y sin descubrir. Las herramientas de automatización de IBM e inteligencia artificial de documentos utilizan la clasificación de documentos, la extracción de información y la validación de la información en los documentos mientras los hacen accesibles. Puede marcar la diferencia a la hora de comunicarse con los clientes, fabricar productos o tomar decisiones de inversión millonarias.
¿Qué pueden hacer por mí las herramientas como la automatización de IBM y la IA de documentos?
La forma de utilizar la IA de documentos dependerá de su rol dentro de la organización y de su sector. Sin embargo, todo el mundo puede verse beneficiado de flujos de trabajo más completos. La administración de documentos a través de la IA permite a las organizaciones escalar sin reducir la eficacia o la eficiencia. Los empleados cualificados pueden dedicar menos tiempo en las tareas administrativas y centrarse en la toma de decisiones y otras funciones para hacer crecer y mejorar la empresa. Algunos de los beneficios específicos de la automatización de documentos son los siguientes:
Reducción de costos
El procesamiento de documentos automatizado disminuye drásticamente el gasto que, por lo general, está asociado con la extracción de la información y la archivación de documentos. En combinación con su impecable procesamiento, las empresas pueden dedicar menos tiempo a gestionar cantidades abrumadoras de papeles desordenados.
Incremento de la precisión
Una vez que la IA de documentos está programada y lista para funcionar, es mucho más precisa que los humanos en tareas específicas de comprensión de documentos. Esta mayor precisión es fundamental para aumentar la productividad, reducir los costos y evitar errores devastadores que podrían hacer perder clientes, oportunidades o su empresa.
Mayor satisfacción del cliente
Ya sea que se trate de procesar solicitudes de clientes, reclamaciones de seguros o proporcionar información, la IA de documentos permite a las empresas dar respuestas más rápidas y con mayor precisión. Acelerar estos procesos hace que los clientes estén más felices, reduce las reclamaciones, construye la reputación, aumenta la confianza y reduce el riesgo de que se vayan a la competencia.
Cumplimiento de las regulaciones
Una mayor precisión en el procesamiento de documentos mejora la capacidad de cumplimiento de las regulaciones. Este rastro de auditoría detallada también puede ser útil para que los empleados encuentren errores, identifiquen eficiencias y resuelvan problemas.
Escalabilidad
Dado que la IA de documentos elimina la necesidad de procesar y administrar los datos manualmente, es fácil de escalar con muy pocos costos adicionales o ninguno.
Flujos de trabajo fáciles de usar
La tecnología del procesamiento de documentos convierte un gran número de documentos en un recurso utilizable y accesible a través de una interfaz de usuario fácil de usar. Y como no requiere conocimientos técnicos avanzados, cualquier persona con acceso puede utilizar la información a fin de aumentar la productividad y mejorar su trabajo.
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¿Quién utiliza la automatización de IBM y la IA de documentos?
La IA de documentos es muy beneficiosa para los usuarios de empresas de cualquier sector, ya que organiza documentos no estructurados de forma muy diferente mediante una plantilla personalizada que puede utilizarse para casi todo. A continuación, se presentan algunos de los casos de uso de la IA de documentos:
Servicios financieros
La documentación y el idioma de los clientes varían, a menos que se trabaje con un mercado objetivo hiperlocal. La IA de documentos le permite procesar la documentación de apoyo y las comunicaciones en todo el mundo con una interacción humana mínima durante el proceso.
Atención sanitaria
Las organizaciones del sector sanitario se encuentran a menudo sobrepasadas por la gran cantidad de documentación y las estrictas normas de cumplimiento. Este problema llega a ser tan prominente que puede consumir una gran parte de la mano de obra de una empresa. La externalización de procesos de conocimiento (KPO, del inglés Knowledge Process Outsourcing) y la automatización robótica de procesos (RPA, del inglés Robotic Process Automation) pueden ser de ayuda, pero la IA del procesamiento de la documentación hace que esta automatización sea inteligente.
Recursos humanos
El uso de la IA de documentos se ha disparado en el sector de los recursos humanos. El aprendizaje automático (ML, del inglés Machine Learning), el procesamiento del lenguaje natural (NLP, del inglés Natural Language Processing) y la IA pueden tratar instantáneamente muchos documentos asociados a la contratación, la formación, las solicitudes de los empleados y otras funciones de RR. HH.
Contabilidad
Muchos casos de uso de la inteligencia artificial de documentos se centran en los procesos contables, como las nóminas, los impuestos, la facturación y la administración de la tesorería. De este modo, los departamentos de contabilidad fueron de los primeros en adoptar esta tecnología y los primeros en encontrar formas de integrar estos procesos con otros departamentos, como el de ventas y el de los profesionales del cuerpo directivo.
Ventas y marketing
La documentación puede contener una gran cantidad de información de valor incalculable sobre los clientes, los productos y los servicios que utilizan, sus compras y cómo se relacionan con la empresa. La IA de la documentación puede procesar esta información y generar informes personalizados que pueden ayudar a identificar ideas de marketing rentables, mercados objetivo rentables y mucho más.
Aseguramiento
Casi todos los procesos del sector de aseguramiento requiere que las empresas procesen la documentación, la compartan o la analicen de alguna manera. Las herramientas de administración de la IA de la documentación pueden reducir el trabajo asociado a los presupuestos, las reclamaciones y la adjudicación a unos pocos minutos o incluso segundos en algunos casos.
Preguntas frecuentes sobre la automatización de IBM y la IA de documentos
Lamentablemente, no. El procesamiento y la administración manual de los documentos son lentos. Puede resultar abrumador cuando hay muchos documentos. Es propenso a los errores humanos y es más difícil de identificar oportunidades, tendencias o problemas potenciales. La IA de documentos le permite a las empresas responder con rapidez, mejorar el cumplimiento de las normativas y mejorar otros flujos de trabajo a fin de obtener un mejor retorno de la inversión en toda la organización.
El contenido de una empresa es rico en información sobre los clientes y el conocimiento de la organización y es esencial para llegar a su mercado objetivo. La administración de contenidos empresariales (ECM, del inglés Enterprise Content Management) documenta los índices de la IA, almacena contenidos y utiliza el aprendizaje profundo para crear una base sólida de conocimientos que permita automatizar los procesos empresariales, colaborar con otros dentro de la organización y relacionarse con los clientes.
La IA de documentos de Google ha sido beneficiosa. ¿Necesitamos una IA de documentación inteligente?
La IA de documentos de Google analiza y estructura contenidos no estructurados mediante el análisis de datos personalizados, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR, del inglés Optical Character Recognition) y el procesamiento del lenguaje natural (NLP), pero es limitada. La IA de documentos no depende de los servicios de Google Cloud, por lo que se puede procesar cualquier cosa y tener la libertad de procesarla y utilizarla de la forma que funcione mejor para usted. El control de los datos y del acceso a los mismos crea un rastro de auditoría, especialmente útil cuando el cumplimiento es esencial.
El procesamiento de documentos de la automatización de IBM forma parte de IBM Cloud Pak a través de IBM Datacap, parte de un conjunto más amplio de la tecnología y los programas en su oferta de IBM Automation. Su Cloud Pak para la automatización empresarial incluye juegos de herramientas de administración de documentos, procesamiento de documentos y administración de contenidos empresariales.
Sí. La funcionalidad inteligente de documentos y de la RPA de las instancias de Document Automations funcionan perfectamente con muchos otros procesos, programas y páginas web. Por lo tanto, puede utilizar la gran cantidad de datos que se esconden en los documentos no estructurados para hacer que el software de administración de contenidos sea más funcional, mejore la experiencia del cliente, compruebe los precios y automatice otros procesos de forma más eficiente y eficaz.
¿Cómo puedo comenzar a usar la IA de documentos?
La IA de documentos parece complicada, compleja y parece requerir una gran cantidad de conocimientos técnicos, pero eso no es cierto. La automatización robótica de procesos combinada con el Document Automation de Automation Anywhere hace que esta tecnología sea accesible y fácil de usar para cualquier industria. De hecho, puede empezar a beneficiarse de la RPA en cuestión de horas.
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