¿Qué es la minería de procesos? | Minería de tareas

La minería de procesos es una forma fácil y asequible de utilizar la ciencia de los datos y la metodología de análisis de procesos para mejorar, supervisar y medir el rendimiento de los procesos empresariales. Podrá tomar decisiones más informado, realizar ajustes en tiempo real y supervisar los resultados con muy poca o nula intervención humana. Y, aunque la automatización y la inteligencia artificial para la administración de procesos empresariales son relativamente nuevas, el concepto de minería de procesos no lo es.

Históricamente, las empresas perdían miles de horas de personal revisando los documentos manualmente en busca de la información necesaria para identificar los problemas. Luego, tendrían que adivinar cuál sería la mejor solución de optimización, cuáles son las causas fundamentales, cómo aplicar los cambios y, por último, supervisar todo a mano para evaluar los resultados. Y esto funcionó. Sin embargo, aún implica adivinar durante el proceso de la toma de decisiones porque lo que se ve podría no representar con exactitud un sistema empresarial. Las técnicas y algoritmos de minería de procesos son una transformación digital de estos mismos pasos.

Hoy en día, con la ayuda de algunos códigos inteligentes, datos y análisis de procesos, la tecnología de la minería de procesos automatizada crea una visualización precisa del rendimiento real de los procesos de cualquier sistema generador de registros de eventos sin estar directamente involucrado en el mapeo y la optimización de los flujos de procesos. Esto incluye todo, desde sistemas de administración de relaciones con los clientes (CRM, del inglés Customer Relations Management) y operaciones financieras hasta la planificación de recursos empresariales (ERP, del inglés Enterprise Resource Planning). Entonces, ¿cómo funcionan las herramientas de minería de procesos?

Los sistemas empresariales crean un rastro de papel digital durante todos sus datos de registro. Las herramientas de minería de procesos generan un modelo a partir de estos datos a fin de crear un mapa de procesos. Luego, la inteligencia artificial (IA) y otros programas evalúan estos modelos para comprender características como la secuencia de eventos, la organización y el tiempo de procesamiento. A partir de ahí, se pueden determinar los costos asociados a los problemas encontrados, esbozar los beneficios de las posibles soluciones y tomar decisiones seguras basadas en los datos. Los algoritmos de minería de procesos pueden seguir supervisando los distintos sistemas para ayudarlo a medir el éxito de las soluciones aplicadas.

¿Qué puede hacer por mí la minería de datos de procesos?

Toda empresa, grupo u organización puede beneficiarse de la automatización de los procesos instantánea y real. Estas ventajas comienzan con una mayor eficiencia dentro de los propios sistemas, pero también se extienden a otras áreas.

Puede analizar la eficacia del entrenamiento de los empleados y mejorarlo identificando los errores que se cometen habitualmente. Encontrará oportunidades para aumentar las ventas e incluso podrá identificar a los proveedores que pueden satisfacer las exigentes demandas de un nuevo proyecto. Y cuanto más se automatice, más amplios serán estos beneficios.

Aumentar la productividad

Mediante la eliminación de los cuellos de botella, encontrar nuevas formas de gestionar las excepciones y eliminar las ineficiencias, cada elemento de su empresa puede hacer más en menos tiempo. Agregue otra IA y la automatización a la minería de procesos existente. A continuación, puede automatizar las tareas redundantes para que los miembros más cualificados del equipo puedan centrarse más en hacer lo que importa, mientras que los sistemas de información de minería de procesos se encargan de controlar el resto.

Disminuya los riesgos

Los sistemas son excelentes cuando todo sigue igual, pero las excepciones pueden ser desastrosas. Se olvidan los pasos, se pierden las cosas y se cometen errores. Si se optimiza un sistema basándose en lo que se cree que ocurre, se corre el riesgo de no considerar las circunstancias imprevistas, lo que agravaría el problema. La minería de procesos reduce estos riesgos y le permite tomar decisiones con confianza.

Mejore la satisfacción de los empleados

Por fuera, la minería de procesos de extremo a extremo parece beneficiar solo a la empresa, pero eso no es cierto. Cuando los empleados y los miembros del equipo confían en los sistemas que utilizan y ya no tienen que realizar tareas redundantes o repetitivas, se sienten motivados para marcar la diferencia y agregar valor. También es probable que procrastinen menos.

Aumente la precisión

En lugar de trabajar a partir de un concepto de sistema idealizado, la minería de procesos proporciona una imagen clara de un sistema independientemente de las circunstancias. Hay menos espacio para cometer un error. Sin embargo, la minería de procesos también significa consistencia, de modo que las tareas más sencillas sigan el mismo proceso.

Menores costos

La minería de procesos se traduce en menos errores que tratar, menos tiempo perdido, más de la información que necesita y la flexibilidad para centrarse en las cosas que le hacen ganar dinero, así como aumentar la satisfacción del cliente. Existen muchos casos de uso que demuestran cómo reducir las ineficiencias en casi todos los sectores.

Oportunidades abiertas

Dado que la minería de procesos funciona con cualquier sistema que cree registros de eventos, es fácil encontrar oportunidades previamente ocultas. Puede identificar proveedores que sean capaces de satisfacer mejor sus necesidades, detectar puestos o empleados infrautilizados o encontrar socios con margen de mejora. Las posibilidades son infinitas cuando se combina el descubrimiento del proceso con la Automatización robótica de procesos (RPA, del inglés Robotic Process Automation).

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¿Quién utiliza la minería de procesos?

Ya sea que su objetivo sea hacer llegar los productos a los clientes, proporcionar servicios financieros impecables o suministrar productos educativos de alta calidad, toda su empresa puede beneficiarse de la minería de procesos. Estos sencillos bots trabajan silenciosamente para ayudar a identificar las áreas problemáticas dentro de los procesos, supervisándolos con una precisión impresionante. Y como son asequibles, escalables y flexibles, cambiarán con su empresa. Los usos de la minería de procesos incluyen los siguientes elementos:

Comercio electrónico

La minería de procesos ofrece a los equipos de marketing, desarrollo web e incluso de ventas una clara ventaja. Pueden aprender más sobre el comportamiento y las decisiones de compra de los clientes y depender menos de personas basadas en estereotipos. Puede mejorar los motores de recomendaciones y eliminar las incógnitas de las ventas adicionales.

Servicio a clientes

Salesforce, SAP y muchos otros programas de CRM crean registros de eventos y, por lo tanto, son ideales para la minería de procesos. Utilice esta información para automatizar el seguimiento del ciclo de vida, resaltar las áreas con margen de mejora y aumentar la eficiencia del seguimiento de los clientes potenciales. De este modo, podrá dedicar más tiempo a los clientes potenciales que darán frutos y menos a los que no lo harán.

Fabricación

El éxito de la fabricación requiere evaluar, supervisar y hacer un seguimiento de las cadenas de suministro, los CRM, la Planificación de recursos empresariales (ERP) y mucho más. Podrá reducir desperdicios, asignar recursos de forma más eficaz y obtener mediciones precisas y cuantificables de la productividad. De este modo, podrá presentar ideas basadas en datos, tomar decisiones y ver el rendimiento de la inversión de sus cambios en tiempo real.

Educación

Para mejorar los cursos y los resultados del aprendizaje es necesario comprender cómo aprenden los estudiantes y en qué partes tienen dificultades. La minería de procesos le permite detectar y rastrear en qué invierten su tiempo los estudiantes, comparar sus resultados y relacionar esa información con el contenido del curso. ¿El resultado? Todos logran mayores niveles de éxito con menos esfuerzo.

Atención Sanitaria

La mejora de los procesos a través de la administración de procesos empresariales automatizada desmitifica las operaciones de atención sanitaria y facilita su comparación con los indicadores clave de rendimiento (KPI). Puede obtener más información sobre los procesos de tratamiento y cómo afectan a los centros de atención sanitaria, los profesionales y los pacientes. Podrá mejorar la atención al paciente, reducir los cuellos de botella, hacer seguimientos de los resultados y aumentar la precisión de cada decisión que tome.

Software

El desarrollo de software a menudo parece ser un caos productivo. Los mapas de procesos ponen orden a la confusión mediante la elaboración de una visualización que le ofrece a todas las personas una imagen clara de cómo funciona todo y de dónde calza cada persona en el proceso. Luego, utilice esta y otras soluciones de inteligencia artificial para rastrear, documentar y supervisar todo, además de identificar situaciones problemáticas al instante.

Preguntas frecuentes sobre la minería de procesos y los procesos empresariales

¿Qué tipos de minería de procesos existen?

Las técnicas de minería de procesos incluyen los siguientes tres tipos básicos:

Minería de procesos de descubrimiento

Se utiliza cuando es el primer modelo de proceso que se crea (no a priori)
Los datos provienen únicamente de los datos de registro.
Crea mapas de procesos a partir de los procesos operativos existentes

Comprobación de la conformidad

Se utiliza cuando existe un modelo a priori o previo
Compara los datos del registro de eventos con un modelo existente
Identifica las excepciones y los eventos atípicos

Mejora

Utiliza un modelo actual
Busca formas para mejorar el modelo existente en cuanto a plazos, costos y otros rasgos
Ideal para optimizar los procesos

¿La minería de procesos y el descubrimiento de procesos son lo mismo?

No. La tecnología de minería de procesos solo funciona con sistemas que producen registros de datos de eventos. Planifica los distintos pasos dentro de las numerosas áreas de las operaciones empresariales. Puede identificar estos procesos de trabajo, evaluarlos y extraer conocimientos que lo ayuden a conseguir información respecto de lo que ocurre en el proceso de principio a fin. El descubrimiento de procesos supone el aprendizaje y el análisis de cómo los seres humanos interactúan con los procesos empresariales y el uso de esta información junto con los datos de registro.

¿Puedo beneficiarme de la minería de procesos una vez que haya hecho los cambios y optimizado mis procesos empresariales?

Sí. Una vez implementados los cambios, la minería de procesos sigue siendo una valiosa herramienta de administración de procesos empresariales (BPM, del inglés business process management). Seguirá supervisando estos sistemas para asegurarse de que obtenga los rendimientos que debería. También dispondrá de un rastro de auditoría completo que podrá utilizar para el cumplimiento de la normativa y otros fines empresariales.

¿El software de minería de procesos funciona con otras soluciones de automatización?

Absolutamente. La automatización robótica de procesos (RPA) se ha convertido en una herramienta vital junto con la minería de procesos. La RPA puede automatizar cualquier tarea rutinaria o repetitiva que consuma horas de tiempo remunerado a cambio de pocas recompensas. De este modo, su equipo se puede centrar en tareas más importantes que utilizan sus habilidades y experiencia sin preocuparse por completar las tareas tediosas a tiempo.

¿Es realmente tan importante la optimización con la minería de procesos en la administración de procesos empresariales (BPM)?

La idea de optimizar la administración de procesos empresariales (BPM) parece sencilla a primera vista. Observe un proceso, señale dónde está el problema dentro del flujo de trabajo y cámbielo de alguna manera para que se vuelva un punto débil menor. Desgraciadamente, con la simplificación del proceso se pierden todos los detalles complicados que a menudo conllevan los procedimientos complejos, lo que crea malentendidos en torno a la funcionalidad real del sistema.

No todo el mundo participa en todos los pasos de un procedimiento. Los malos hábitos y las soluciones alternativas a los errores se convierten en una práctica habitual. Y, a veces, las cosas cambian, lo que obliga a tu sistema a cambiar. El resultado: Pérdida de tiempo, errores, imprecisiones, pérdidas financieras y, tal vez, problemas incluso más importantes.

Si se asegura de que sus procesos empresariales son rentables, flexibles y precisos, podrá adaptarse rápidamente a los cambios y dedicar ese nuevo tiempo libre a los clientes, además de mantenerlos contentos. Reducirá los costos y aumentará el rendimiento de la inversión simplemente sacando más partido a los sistemas que ya utiliza.

¿Cómo comienzo con la minería de procesos?

La automatización, la optimización y el rediseño de los sistemas de información empresarial solo pueden ser eficaces si se basan en datos reales y no en percepciones idealizadas de un sistema. Esto hace que la minería de procesos sea el lugar perfecto para empezar. Y para ello, hay que empezar con un plan.

Para obtener los mejores resultados, cree un documento que le sirva de guía en el proceso. Haga una lista de objetivos empresariales con información sobre la prioridad y los indicadores clave del rendimiento (KPI) asociados a cada uno. Planee un programa para las distintas tareas y haga una lista de las principales partes interesadas para asegurarse de que todo el mundo esté en la misma sintonía. Por último, encontrará una lista de posibles fuentes de datos y las ventajas de incluir cada una en relación con sus objetivos.

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